OZ 2003/2

68 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 2 ali prenos posameznega dela vira. Funkcijo posredovanje virov lahko členimo na: • priprava vira in podatkov (o viru), • prenos vira in podatkov (k uporabniku). Funkcija upravljanje elektronskega arhi- va Vzdrževanje nepraznega preseka med ponudbo in povpraševanjem ohranjamo s prilagajanjem domene po- nudnikov in domene uporabnikov. Ugotoviti in spremljati je treba elemente, ki imajo tendenco manjšanja preseka, in elemente, ki imajo tendenco ohranjanja ali večanja preseka. Ker je vir kot kategorija edini element ponudbe in povpraševanja elektronskega arhiva, so vsebina, vrste virov in njihove značilnosti odločilne za ohranjanje pre- seka. Oblika (prilagojenost) storitve za ponudnika ali uporabnika vpliva na presek. Vzdrževanje preseka zahteva nadzorovanje vseh funk- cij elektronskega arhiva in ugotavljanje odstopanj od pričakovanega vedênja. Odstopanje ali odpoved katere koli funkcije lahko okrne ali ogrozi delovanje elek- tronskega arhiva. Nekatere naloge je možno določiti iz izkušenj ( kaj če ). Priprava varnostnih kopij ( backup ) zbirke virov in zbirke podatkov sodi v to skupino nalog. Vsebine virov, ki so zapisani v opuščenih formatih, ni več mogoče prikazati. Potrebno je ohranjanje zapisov virov v takšnih formatih, ki omogočajo prikaz vsebine. Določanje vrste virov in formatov zapisov je trajna funk- cija elektronskega arhiva, saj bo v svojem življenjskem obdobju le-ta soočen z novimi vrstami virov in novimi formati zapisov. Sicer pa so naloge upravljanja posledica ugotovljenih odstopanj ali odpovedi funkcij v elektronskem arhivu. Elektronski arhiv mora biti zmožen ohraniti svoje funk- cije ( disaster recovery ) ob izjemnih dogodkih (naravne nesreče). Funkcijo upravljanja elektronskega arhiva lahko tedaj členimo na: • upravljanje ponudbe, • upravljanje povpraševanja, • upravljanje konfiguracije, • ukrepe ob izjemnih dogodkih (naravne nesreče). Upravljanje konfiguracije zajema upravljanje vseh funk- cij elektronskega arhiva. Sprememba funkcije je lahko odvisna od odstopanja od pričakovanega vedênja ali pa od spremembe v ponudbi ali povpraševanju po virih. Odvisnost elektronskega arhiva od njegovega okolja se odraža tudi v vplivu na konfiguracijo. Odmirajoče tehnologije običajno nadomestimo z novejšimi tehnologi- jami. Posamezni tehnologiji se življenjski cikel podaljšuje s posodabljanjem ( upgrade ). Ohranjanje virov Členitev funkcij elektronskega arhiva je doslej določila funkcije, ki so značilne tudi za druge informacijske sis- teme. Lastnost elektronskega arhiva pridobi informacijski sistem s sposobnostjo ohranjanja virov v daljšem obdob- ju. Za elektronske arhive se je izoblikoval podatek sto in več let . V takšnem časovnem obdobju se odpre vprašanje ohranjanja virov zaradi opuščanja formatov zapisov in problem prikaza zapisov v opuščenih formatih. Zapis, ki ga ni mogoče prikazati, ni primeren za arhiviranje. To lastnost pa bodo lahko imeli čez sto let vsi današnji za- pisi. V kontekstu izbora vrste virov za arhiviranje se zastavlja vprašanje, po katerih virih se bo ohranilo povpraševanje v takšnem časovnem obdobju. Skozi stoletja se npr. ohranjata pojma algoritma in avto- mata . Čeprav se lahko poimenovanje s časom spreminja, se arhetipa ohranjata. Elektronski arhivi bi tedaj ohranjali predvsem zapise o arhetipih ali ključnih modelih. Spozna- ti, da dva modela izhajata iz istega arhetipa, pa ni vedno preprosto. Na videz neprimerljiva glasbena skrinja ( music box , music automata ) in sodobni računalnik sta osnovana na algoritmu in avtomatu. Za iskalni izraz “music box” najdemo z iskalnikom Google nekaj stotisoč zapisov, za iskalni izraz “music automata” pa le nekaj deset, čeprav bi pričakovali večjo izenačenost zadetkov za ti dve poiz- vedbi. Za iskalni izraz + “computer history” + “antique music box” ni zadetkov, čeprav bi pričakovali drugače. Če med nekaj deset tisoč zadetki za iskalni izraz “com- puter history” izvedemo iskanje z iskalnim izrazom “mu- sic box”, dobimo le nekaj nad sto zadetkov. Vsaj en od teh zadetkov vsebuje povezavo računalnika in glasbene skrinje. Zapisi torej ne vsebujejo vedno elementov, ki bi omogočali povezovanje modelov, čeprav tehnologija za to obstaja. Situacije, nekoliko zajedljivo poimenovane z reinventing the wheel , opozarjajo na nezanemarljivo podvajanje iskanj, ki so povzročena tudi z obstoječim načinom zapisovanja znanja. Takšna situacija ne potrjuje sklepa, da naj bi elektronski arhivi ohranjali predvsem zapise o arhetipih in ključnih modelih. Zapisi znanja so umeščeni v konkretno problemsko ali tehnološko dome- no, besednjak teh zapisov pa je temu primeren. Z uporabo ontologij lahko povečamo uspešnost iskanja zapisov, Maksimiljan Gerkeš: ELEKTRONSKI ARHIV ZNANSTVENIH IN STROKOVNIH DOKUMENTOV