OZ 2003/2

70 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 2 Funkcija priprava in uvajanje formata Tako kot posamezni formati zapisov odmirajo, nastajajo tudi novi formati za zapise in tehnologije za njihov prikaz. Treba je spremljati razvoj potreb v domeni ponudnikov in zagotoviti podporo za tiste formate, ki jih v vire uvajajo avtorji (ponud- niki). Funkcijo priprava in uvajanje formata lahko členimo na: • pripravo postopkov, • upravljanje uvajanja, • uvajanje formata. Funkcija uvajanje formata pa se členi na: • prilagoditev funkcij, • dopolnitev zbirke reprezentacij. Funkcija prilagoditev funkcij je sestavljena iz prilago- ditve funkcije prevzem in funkcije povpraševanje po virih ter prilagoditve sheme značilnih podatkov. ORGANIZACIJA ELEKTRONSKEGA ARHIVA Za potrebe upravljanja in nemotenega poteka del naj bi imel elektronski arhiv pregledno strukturo. Podobno kot so viri in podatki urejeni v zbirke za zagotavljanje preglednosti in s tem obvladljivosti, kaže urediti tudi funkcije elektronskega arhiva v smiselne celote. Členitev funkcij elektronskega arhiva omogoča določitev funkcij, ki so dovolj preproste in s tem obvladljive za načrtovanje in izvajanje. Členitev funkcij pa ohranja problemsko pogojeno strukturo, ki je lahko tudi dokaj nepregledna in je lahko za upravljanje in nemoten potek del manj primerna. Ureditev teh funkcij v pregledno strukturo lahko olajša upravljanje elektronskega arhiva in omogoči nemoten potek del. Pri tem kaže upoštevati zmožnost dejanskih resursov (njihovo specializacijo). Elektronski arhiv bi imel lahko naslednje osnovne funkcije: • prevzem (vira in podatkov o viru), • upravljanje z viri , • upravljanje podatkov , • povpraševanje po virih , • ohranjanje in uvajanje (novih formatov), • upravljanje elektronskega arhiva. Maksimiljan Gerkeš: ELEKTRONSKI ARHIV ZNANSTVENIH IN STROKOVNIH DOKUMENTOV Slika 1. Struktura osnovnih funkcij elektronskega arhiva