OZ 2003/2

M 65 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 2 MAKSIMILJAN GERKEŠ: ELEKTRONSKI ARHIV ZNANSTVENIH IN STROKOVNIH DOKUMENTOV sov ter njihovo nadomeščanje z novimi zmogljivejšimi tehnologijami in novejšimi formati. Nezdružljivost novega in starega postopoma izloča zapise v starejših formatih. Tako se vedno bolj zaostruje problem ohran- janja virov. Poizkusi, da bi zagotovili ohranitev virov v njihovem izvornem okolju, so bili doslej dokaj neuspešni. Zato ni presenečenje, da se poizkuša problem ohranjanja virov prevladujoče reševati z elektronskimi arhivi . Obsto- jnost in ohranitev virov sta pogoja za ohranitev in prenos znanja. Čeprav lahko obstojnost virov zagotavljamo v okviru obstoječih tehnoloških možnosti, je potrebno za ohranitev virov premostiti razlike med tehnološkimi generacijami. Izkušnje z ohranjanjem ( preservation ) elektronskih virov so skromne. Zaupanja vreden elektronski arhiv mora imeti niz atribu- tov (npr. ohranjanje virov ), ki ponudnikom (avtorjem) omogočajo sklep, da bodo njihovi viri v takšnem arhivu ohranjeni in dostopni uporabnikom. Elektronske arhive oz. repozitorije so začele graditi nekatere stroke (npr. fizika, matematika, ekonomija, računalništvo). V zadnjem času se intenzivira razvoj elektronskih arhivov in repozitorijev inštitucij (univerze, inštituti), elektronske arhive na internetu pa gradijo tudi nekatere države (npr. Avstrija, Nemčija). Obdobje obstoja elektronskih arhivov in repozitorijev je prekratko, da bi se ob problemu obstojnosti virov v polni meri izrazil problem ohranitve virov zaradi opuščanja formatov zapisov ali odmiranja tehnologij za hranjenje in reprodukcijo zapisov. Bistvena razlikovalna lastnost ele- ktronskih arhivov v primerjavi z repozitoriji je sposob- nost ohranjanja virov, ki je repozitoriji nimajo. Ker pa se problem ohranjanja virov doslej zaradi kratkega obdobja obstoja elektronskih arhivov in repozitorijev ni izrazil v polni meri, je možnost razlikovanja med elektronskimi arhivi in repozitoriji majhna. Tako eni kot drugi nimajo ustrezno rešene funkcije ohranjanja virov. Prvi je nimajo zato, ker se trajnejše rešitve ohranjanja virov šele razvi- jajo, drugi zato, ker je doslej niso potrebovali. Prispevek podaja zasnovo elektronskega arhiva namen- jenega ohranitvi znanstvenih in strokovnih dokumentov. Relativno skromne in razmeroma kratkotrajne izkušnje z elektronskimi arhivi in repozitoriji v svetu in pri nas so narekovale problemski pristop k zasnovi. Z zgledovanjem po rešitvah drugih bi lahko v zasnovo elektronskega arhi- va vgradili tudi potencialne slabosti teh rešitev. Problem- ski pristop nas vodi do rešitve, ki gradi na lastnostih prob- lema. S primerjavo dobljene rešitve z drugimi sorodnimi rešitvami in s standardi lahko ugotovimo odstopanja in jih ovrednotimo. Po eni strani je lahko takšna rešitev tudi merilo za vrednotenje ustreznosti različnih standardov, po drugi strani pa lahko skladnost rešitve z zahtevami stan- dardov potrdi njeno ustreznost. METODOLOGIJA Pri informacijskih sistemih je najteže odpraviti napake, ki so storjene v fazi zasnove, saj se te napake, če niso odkrite, ohranjajo skozi enormno število korakov pri načrtovanju in izvedbi. Problem leta 2000 (Y2k) je pokazal, da se lahko napaka v zasnovi informacijskega sistema manifestira šele čez mnogo let, kljub temu da se je rešitev v času zasnove zdela sprejemljiva. Opozoril pa je tudi na to, da je posne- manje neustreznih rešitev zelo drago. Kadar načrtujemo informacijski sistem za daljše obdobje, ne moremo biti povsem gotovi, da kljub najboljšim namenom ne bomo vgradili v informacijski sistem tudi rešitev, ki bodo čez čas povzročale težave. Pri zasnovi informacijskega sistema kaže zato posebno pozornost posvetiti problemski situaciji, ki jo pogo- juje razlika med želenim in obstoječim. Kako kritična je določitev problemske situacije, kaže nepregledno število primerov, ko se mnenja, kako razreševati sodobne družbene probleme, tudi radikalno razhajajo. Ta razhajan- ja pa so pogojena z različnim razumevanjem problemskih situacij. S povzemanjem izkušenj in rešitev drugih lahko vgradimo v svojo rešitev tudi pomanjkljivosti rešitev, po katerih se zgledujemo. V izogib takšni situaciji je bil za zasnovo elektronskega arhiva uporabljen problemski pristop. Izkušenj z elektron- skimi arhivi je mnogo premalo, da bi lahko brez pomis- lekov gradili na njih. V takšni situaciji je manj tvegano uporabiti metode reševanja problemov, ki so se potrjevale skozi daljše obdobje. Čeprav so te metode sistematizirane šele v zadnjih desetletjih in ne zgolj na en sam način (tudi neproblematične niso), je izkušenj z njimi precej. Razvoj novih metod velikokrat spremlja razvredno- tenje obstoječih metod. Izkušnje običajno pokažejo, da tudi nove metode niso popolne in da so pogosto preveč vpete v trenutni tehnološki kontekst. Dinamičen raz- voj tehnologij sproti razvrednoti takšne metode, to pa povzroča iskanje vedno novih in novih metod. Takšna oblika razvoja ni neproblematična. Obseg dela, zahteve po obvladovanju različnega znanja se nesorazmerno povečujejo, kakovost pa neredko ne dosega pričakovanj. Prenos metod iz domene tehnologije v domeno prob- lema je nujen, če naj bo tehnološki razvoj v funkciji razreševanja problemov. Zato so bile za zasnovo ele- ktronskega arhiva uporabljene metode problemskega