OZ 2003/2

66 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 2 pristopa, kot so utemeljene s sistemskim inženiringom. Odločilnega pomena pri specifikaciji problema je, da ni specificiran skozi rešitev. Za določanje problema in začetne korake zasnove so prav pripravne tudi manj sistematizirane metode, kot so mind mapping ali concept mapping . Metodološko je zasnova elektronskega arhiva postavljena v kontekst definiranja problemske situacije, določene z zahtevo po dostopnosti (ohranitvi) elektronskih virov v daljšem časovnem obdobju. Interakcija, ki zadosti tej zahtevi, je reprezentirana s funkcijami. Izvedljivost funkcij elektronskega arhiva v informacijskem sistemu določimo s postopki reprezentiranja, členitve ( decomposi- tion ) in strukturiranja tako, da je mogoče strukturi funkcij elektronskega arhiva prirediti enakovredno strukturo resursov (sistem), ki je sposobna izvajanja funkcij elek- tronskega arhiva. V fazi zasnove elektronskega arhiva ostajamo v domeni problema. V tej fazi so možne tudi modifikacije in dopol- nitve funkcionalnosti elektronskega arhiva v večjem obsegu, ne da bi s tem ogrozili cilje projekta, če je le-ta določen kolikor toliko realno. Pri tem tehnološke in druge omejitve upoštevamo kot omejitve reprezentiranja, členjenja in strukturiranja. Prehod v tehnološko domeno izvedemo, ko je problem ( želeno vedênje ) stabilen, pri- redba strukture resursov strukturi funkcij elektronskega arhiva pa dokaj neposredna. Razmeroma velik poudarek v prispevku je dan metodi zaradi lastnosti problema ohranjanja virov in na osnovi avtorjevih izkušenj z informacijskimi sistemi. Podatek iz dokaj obsežne analize ( Standish Group International, Inc. ), da je le 26 odstotkov projektov na področju infor- macijskih tehnologij povsem uspešnih, navaja na previ- dnost. Uporaba sodobnih metod in sodobnih tehnologij sama po sebi ne zagotavlja uspeha projekta. Pri kompleksnih projektih je pomembno, da je vpliv zainteresiranih strani skladen z lastnostmi problema. Pre- vladovanje ene strani pogosto pomeni odmik od dejanske problemske situacije, neustrezno določen pro- blem in nastavek za neuspeh projekta. Obvladovanje problema in zasnove s tehnološko pogojenimi metodami omejuje prostor za definiranje problema in oži nabor možnosti pri zasnovi rešitve. V prispevku je način podajanja dokaj neformalen in prob- lemsko naravnan. Zaradi omejenega prostora je prikaz nekoliko poenostavljen. ELEKTRONSKI ARHIV Elektronski arhiv določa interakcija, izvirajoča iz interesa razširjanja in ohranitve znanstvenih spoznanj in interesa po dostopnosti znanstvenih spoznanj. Vzdrževanje te in- terakcije je pogojeno z nepraznim presekom med ohran- jenimi zapisi znanstvenih spoznanj in povpraševanjem po njih. Če takšna interakcija ni vzdrževana, lahko nastopi situacija povpraševanja le po zapisih, ki jih ni v elektron- skem arhivu. S tem pa ugasne tudi funkcija elektronskega arhiva. OSNOVNE FUNKCIJE IN ZBIRKE ELEK- TRONSKEGA ARHIVA Arhiviranje zapisov v elektronskem arhivu se odraža v naboru zapisov (virov), ki so ponujeni uporabnikom. Interakcijo v elektronskem arhivu in njeno vzdrževanje lahko modeliramo s funkcijo arhiviranje zapisov , s funk- cijo povpraševanje po virih in s funkcijo vzdrževanja preseka med ponujenimi zapisi in zapisi (viri), po katerih obstaja povpraševanje. Vzdrževanje nepraznega preseka prikladneje zajamemo s funkcijo upravljanje elektron- skega arhiva. Vir Vir naj bi bil vsebinsko zaokrožena celota. Vir lahko določa več zapisov (pri video zapisih npr. montirano gradivo, nemontirano gradivo, razni opisi). Viri so lahko dokumenti, zbirke podatkov, multimedijski zapisi. Vsak vir ima sebi lastno strukturo. Vir je lahko zbirka, lahko pa je vir član zbirke virov. Vir je lahko zapisan v eni ali v več datotekah. Digitalni zapis vira je niz znakov, ki ga je možno ustrezno reprezentirati le ob poznavanju njegove reprezentacije (strukture digitalnega zapisa in pomena komponent strukture). Zbirka virov in zbirka podatkov Učinkovitost iskanja je pogojena z urejenostjo virov v naboru. Vire lahko uredimo po izbranem kriteriju (npr. po avtorju, po znanstvenem področju) ali pa jih opremimo z značilnimi podatki (npr. avtor, naslov vira, znanstveno področje). Vsakemu viru pripada tako zapis značilnih podatkov . S tem pa obstaja enolična povezava med vi- rom in njemu pripadajočim zapisom značilnih podatkov. Značilne podatke o virih uredimo v zbirko podatkov za bolj učinkovito iskanje (npr. po avtorju, po naslovu, po znanstvenem področju). Nabor virov elektronskega arhiva dobi z urejenostjo lastnost zbirke . Urejenost virov je določena z urejen- ostjo zbirke podatkov. Vsak zapis značilnih podatkov (enolično) določa vir, katerega značilne lastnosti podaja. Maksimiljan Gerkeš: ELEKTRONSKI ARHIV ZNANSTVENIH IN STROKOVNIH DOKUMENTOV