OZ 2003/2

M T 67 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 2 Za vsak nov vir v zbirki virov je treba dopolniti tudi zbirko značilnih podatkov. Potrebno je kreirati zapis značilnih podatkov in ga uvrstiti v zbirko podatkov. Šele s tem postane vir viden za funkcijo iskanja. Urejanje zbirke virov za učinkovitejše iskanje s pomočjo zbirke podatkov zahteva skladnost med zbirko virov in zbirko podatkov. Skladnost se zagotavlja ob prenosu vira v zbirko virov in z dopolnitvijo zbirke podatkov z zapi- som značilnih podatkov za ta vir. Èlenitev zbirke podatkov Za potrebe iskanja zadošča, da je zbirka podatkov ure- jena kot katalog. Za učinkovitejše iskanje pa je smiselno izvesti členitev zbirke podatkov. V shemi zapisa značilnih podatkov določimo tiste značilne podatke (in- dekse), po katerih bo potekalo iskanje. Vsakemu zapisu značilnih podatkov priredimo enoličen identifikator. Na identifikator se navezujejo tudi vsi indeksi, ki so bili skladno s shemo značilnih podatkov določeni za iskanje. Pari indeksi in identifikatorji se uredijo v sezname in- deksov tako, da posamezen seznam indeksov tvorijo istovrstni značilni podatki (npr.: avtor, znanstveno področje ipd.). Osnovna oblika iskanja se lahko dopolni za iskanje po polnem besedilu vira. Pri virih, ki imajo izraženo struk- turo (npr. XML) se lahko uspešnost iskanja dodatno poveča z iskanjem po strukturnih elementih vira. Vpliv na uspešnost iskanja ima tudi uporaba ontologij (pri W3C je v pripravi jezik OWL). Èlenitev funkcije arhiviranje zapisov Pari vir in značilni podatki o viru ter zbirka virov in zbirka podatkov določajo funkcijo arhiviranja zapisov. Pri prevzemu vira je treba ugotoviti, ali vir pripada vrsti virov, ki jih v arhiviranje sprejema elektronski arhiv. Prav tako je treba ugotoviti, ali so podatki o viru tudi značilni podatki tega vira in ali so popolni. Vir, ki ne zadosti tem pogojem, se ne uvrsti v zbirko virov. Funkcija arhiviranje zapisov je tako sestavljena iz pre- vzema vira in značilnih podatkov o viru, preverjanja vira glede pripadnosti vrsti virov, preverjanja pravilnosti in popolnosti značilnih podatkov, oblikovanja zapisa značilnih podatkov, uvrstitve vira v zbirko virov in uvrstitve zapisa značilnih podatkov v zbirko podatkov. Zaradi možnosti zavrnitve neustreznega vira ali neus- treznih značilnih podatkov o viru, je smiselno funkcijo arhiviranja zapisov členiti na: • prevzem (vira in značilnih podatkov), • uvrstitev vira (v zbirko virov), • uvrstitev zapisa (značilnih podatkov v zbirko podat- kov). Funkcijo prevzem je smiselno členiti na: • prevzem vira in značilnih podatkov (o viru), • preverjanje vira (glede pripadnosti vrsti virov), • preverjanje značilnih podatkov (ustreznost in popol- nost), • oblikovanje zapisa (značilnih podatkov), • ( transformiranje formata zapisa vira). Možne so situacije (npr. patentne pravice), ko je treba zapis vira pred uvrstitvijo v zbirko virov transformirati v drugačen format. Uvrstitvi zapisa značilnih podatkov v zbirko sledi posodobitev seznamov indeksov, sicer vira ni mogoče najti. Èlenitev funkcije povpraševanje po virih Uporabnikom mora biti ponujena možnost učinkovitega iskanja po naboru virov. Za izbrane vire pa mora obsta- jati možnost prenosa teh virov k uporabnikom. Funkcijo povpraševanje po virih lahko tako členimo v: • iskanje virov, • posredovanje virov. Iskanje po zbirki virov poteka posredno z iskanjem po zbirki podatkov. Iskanje poteka na osnovi iskalne- ga izraza, s katerim uporabnik poda značilne lastnosti vira, ki ga išče. Zadetki iskanja se uredijo v seznam zadetkov in posredujejo uporabniku. Uporabnik lahko izbere za pregled zapis značilnih podatkov katerega koli vira iz seznama zadetkov. Povezava med zapisom značilnih podatkov in virom pa mu omogoča dostop do vira. Funkcijo iskanje virov lahko tedaj členimo na: • iskanje, • oblikovanje seznama (zadetkov), • posredovanje seznama (zadetkov), • posredovanje zapisa (značilnih podatkov). Funkcija posredovanja virov je določena s pripravo vira in podatkov o viru ter z načinom prenosa vira na uporab- nikov računalnik. Priprava vira in podatkov o viru zajema vir in podatke o njem v izbranem formatu zapisov in v izbranem slogu. Uporabnik se lahko odloči za pregled vira, za prenos vira na svoj računalnik ( download ), lahko se odloči za pregled Maksimiljan Gerkeš: ELEKTRONSKI ARHIV ZNANSTVENIH IN STROKOVNIH DOKUMENTOV