OZ 2003/4

M 185 ORGANIZACIJA ZNANJA 2003, LETN. 8, ZV. 4 Aljoša Nikl: USTVARJANJE ORGANIZACIJSKEGA ZNANJA IN LJUDJE informacije z različnih področij podjetja zbrane in povezane. Kombinacija je omejena oblika ustvarjanja novega znanja, ker se osredotoča samo na to, kar že obstaja. 4 Internalizacija je shranjevanje eksplicitnega znanja v ljudeh (zaposlenih) in pomeni pretvorbo novega eksplicitnega znanja v novo implicitno znanje; to je tesno povezano z metodo “učenje z delom” oziroma akcijsko učenje (action learning). Pri internalizaciji je pomembno, da se znanje shrani v dokumente, priročnike itd. ali da se eksplicitno znanje shrani preko organizacijske kulture (npr. neformalno vedenje oziroma ureditev, anekdote ipd.). S tem obogatimo implicitno znanje posameznika, posredno pa tudi podjetja in tako v njem ustvarjamo novo znanje. 5 Znanje se na ta način ustvari takrat, ko nekdo uporabi obstoječe znanje in mu doda svoje implicitno znanje. Tako se ustvari novo znanje, ki se lahko širi (izmenjuje oziroma deli) po celotni organizaciji. Gre torej za pretvorbo implicitnega znanja v eksplicitno obliko, kar se ponavadi kaže v obliki metafor, analogij, konceptov, hipotez in modelov. Te oblike sproščajo skrito implicitno znanje, ki ga je govorno težko izraziti, in tako pospešujejo interakcijo med zaposlenimi. Implicitno znanje se spremeni z dialogom in kolektivnimi odzivi v konkretne koncepte (na podlagi vizije podjetja). Implicitno znanje se mora pretvoriti v besede in števila, ki jih lahko vsak razume, če želimo, da bo sporočeno, da bo izmenjavano oziroma deljeno, da bo na voljo vsem v poslovni organizaciji (pretvorba iz implicitne oblike v eksplicitno in nazaj v implicitno). S takšnim pretvarjanjem se ustvarja znanje organizacije (organizacijsko znanje), ki je nikoli končani proces (cikel) pretvarjanja znanja. Najenostavnejši način za pretvarjanje implicitnega znanja je uporaba simbolnega jezika in simbolike [19]. Simbolni jezik pojasnjuje intuicijo in notranje razumevanje, kaže pa se v obliki metafor in analogij. Metafore in analogije pomagajo posameznikom intuitivno razumeti nekaj (neznanega itd.) s pomočjo predstav, domišljije in simbolov. Metafore pomagajo ljudem sestaviti to, kar vedo, vendar tega ne znajo povedati oziroma izraziti. Pri tem so neposredno zavezani (obvezani) kreativnemu procesu v zgodnjih fazah ustvarjanja znanja. Po drugi strani pa analogije pomagajo prikazati razliko med dvema idejama, in to s pojasnjevanjem podobnosti in različnosti med njima. 6 Socializacija je prenos implicitnega znanja v implicitno. Gre za proces izmenjave izkušenj. Posameznik neposredno pridobi implicitno znanje od drugih brez uporabe jezika. Vajenec se na primer svoje obrti nauči pri mojstru z opazovanjem, posnemanjem in vajo, ne pa s poslušanjem. Ta oblika učenja je zelo omejena oblika ustvarjanja znanja. Ker takšno znanje nikoli ne postane eksplicitno, ga na ravni celotne organizacije ni mogoče enostavno uporabljati. 7 Prva tehnika (Pogumno uporabimo eno ali več načel preurejanja): Eno od načel preurejanja poslovnih procesov pravi, da je delo najbolje organizirano okoli rezultatov, ne okoli nalog. Odkrivanje in oblikovanje vedno novih načel, ki so temelj procesa preurejanja, je eden glavnih namenov članov tima. Uporaba novih načel preurejanja pripelje do izjemno dobrih zamisli. Zastavljati vprašanja, ki temeljijo na načelih preurejanja, in potem videti, kam peljejo – to je ena od tehnik, ki jo lahko člani tima uporabijo, da sprožijo proces preoblikovanja. Namen zastavljanja takih vprašanj ni dobiti končne odgovore, pač pa spodbuditi ustvarjalnost članov tima. Druga tehnika (Poiščimo in ovrzimo predpostavke): Pogosto koristno pri spodbujanju ustvarjalnega mišljenja članov tima je prepoznavanje in spodbijanje predpostavk. Predpostavke so globoko vsajena prepričanja, ki so temelj oziroma del vsakega obstoječega procesa poslovanja (če ima npr. podjetje območne distribucijske centre, je to morebiti zato, ker predpostavlja, da ti ponujajo boljše storitve kot centralni distribucijski center). Člani preureditvenega tima lahko poskušajo te predpostavke obrniti na glavo ali jih povsem ovreči, potem pa lahko vidijo, kako to vpliva na proces, ki ga preoblikujejo. Tretja tehnika (Poiščimo možnosti za ustvarjalno uporabo tehnologije): Uporaba rušilne moči informacijske tehnologije, ki jo lahko člani tima uporabijo za spodbujanje lastne ustvarjalnosti. Poglejmo, kaj nam tehnologija omogoča, in se potem odločimo, ali nam to pomaga pri vnovičnem premisleku o poslovnem procesu. 8 Vsi člani tima znanja delajo za uresničitev skupnih ciljev tima in organizacije. Timi so neavtoritativne oziroma nesamovoljne delovne strukture z deljeno odgovornostjo za odločanje, reševanje problemov ter oblikovanje organizacije in so v splošnem uporabljeni za pooblaščanje (empowerment) zaposlenih (članom timov so delegirana pooblastila za izvajanje akcij, koriščenje virov in informacij itd.). Člani tima so odgovorni za celoten delovni proces, v katerem vsak posameznik izvaja mnogovrstna opravila. Člani tima ne smejo biti samo t. i. generalisti, ki obvladajo več različnih del, saj postaja zaradi današnje hitro razvijajoče se znanosti takšno generalno oziroma splošno znanje o “vsem” hitro zastarelo in neuporabno. Rešitev je ta, da ljudje spremljajo nagel razvoj znanosti na področjih, ki jih obsega njihovo delo. Kljub temu pa je razvoj prehiter, da bi mu lahko uspešno sledili. Zato je bolje, da si posamezniki pridobijo izkušnje in spretnosti na več področjih hkrati, kar je v timu mogoče. Ljudje morajo imeti izkušnje na splošnih poslovnih področjih in ne samo v tehničnih spretnostih. Timi morajo uporabljati različne metodologije, ki bodo omogočile izogibanje problemom in uspešno delo timov samih in celotne organizacije. Vsak tim mora najprej ustvariti t. i. ustanovno listino, ki izraža skupni smoter (deljeni namen, s katerim se morajo strinjati vsi člani tima; namen mora biti preveden v akcijske korake, ki so osnova za delo, ki ga bodo člani tima opravili skupaj; za takšen namen so potrebni sodelujoči oziroma skupni cilji, medsebojno odvisne naloge in konkretni rezultati − timi obstajajo zato, da ustvarjajo rezultate) in osnovo za postavljanje ciljev (posameznikov in tima skladno s cilji organizacije) ter odločanje. Timi morajo nato razviti svoja lastna vodila za delovanje tima, ki pojasnjujejo način delovanja članov tima in medsebojno obravnavanje članov tima, da se lahko nenehno izboljšujejo tim in njegovi člani, poslovni/delovni proces, proizvod itd. (to je pomembneje od konzervativnega izboljševanja, ki se vzpostavi samo ob nastanku težav). Zelo pomembno je tudi definirati individualne in deljene (skupne) vloge in odgovornosti članov tima. Člani tima morajo sprejemati in dajati povratne informacije o svojem delu in delu drugih. Na ta način so vsi člani tima drug drugemu trenerji, učitelji in mentorji. Obstoj konflikta in reševanje le-tega sta v timu zelo pomembna,