OZ 2004/2

40 ORGANIZACIJA ZNANJA 2004, LETN. 9, ZV. 2 Marta Seljak idr.: VZPOSTAVITEV NORMATIVNE KONTROLE V KNJIŽNIČNEM INFORMACIJSKEM SISTEMU COBISS.SI , SLOVENIJA Osebne bibliografije raziskovalcev, ki so ena od posebno- sti sistema COBISS.SI (Seljak in Seljak, 2000), se vodijo že od leta 1994 naprej na osnovi enotne metodologije. Zapis za bibliografijo raziskovalca mora ob bibliograf- skih podatkih vključevati tudi enotni ID avtorja v obliki šifre raziskovalca, šifro raziskovalne organizacije, ki ji raziskovalec pripada, in tipologijo dokumentov/del, ki jo običajno določi avtor. Ti podatki so bili v dragoceno pomoč pri načrtovanju in samem postopku vzpostavitve normativne kontrole. Bibliografski zapisi so vsebovali tudi posebna polja za variantne značnice za osebne avtorje (2). Na osnovi teh polj smo v ustrezne programsko kreirane normativne za- pise vpisali tudi vse variantne oblike imena za osebnega avtorja. Variantne značnice V skladu s katalogizacijsko prakso pred vzpostavitvijo normativne kontrole za osebna imena avtorjev so se v bibliografske zapise vnašale tudi variantne značnice. Pri osebnih imenih avtorjev so se vnašale samo variantne značnice za tiste oblike imena, ki so bile navedene na opisovani enoti in so se razlikovale od enotne značnice. V primerjavi s formatom UNIMARC so polja za vnos variantnih značnic v bibliografskih zapisih posebnost formata COMARC za bibliografske podatke (IZUM, 1991). Uporabljala so se kot začasna rešitev namesto normativne kontrole. Z dodajanjem variantnih značnic v bibliografske zapise poleg iskanja tudi po variantnih značnicah omogočamo še izdelavo raznih bibliografskih izpisov (npr. kataložni listki, kazala pri bibliografijah). Z uvedbo normativne kontrole se je pokazalo, da bodo pri osebnih imenih avtorjev potrebne določene spremem- be v zgoraj omenjeni praksi. Programsko usklajevanje variantnih značnic v bibliografskih zapisih bi bilo sicer ob spremembah v normativnih zapisih neizvedljivo, ka- talogizatorji pa bi kljub uvedbi normativne kontrole za osebna imena avtorjev v bibliografske zapise še vedno morali ročno dodajati polja za variantne značnice z obliko imena, kot je na enoti. Začetno povezovanje zapisov V času ko je potekala redakcija začetne normativne baze podatkov, je COBIB.SI vseboval več kot 2 milijona bibliografskih zapisov, vse lokalne bibliografske baze podatkov pa skoraj 6 milijonov zapisov. Bilo je očitno, da bi ob vzpostavitvi normativne kontrole bilo ročno po- vezovanje neizvedljivo. Zato smo po končani redakciji predvideli programsko povezovanje normativnih in bibli- ografskih zapisov v vseh bibliografskih bazah podatkov. Na ta način naj bi zagotovili učinkovit prehod na katalo- Povezovanje zapisov Pri načinu povezovanja značnic v normativnih zapisih z ustreznimi značnicami v bibliografskih zapisih smo se odločali med možnostjo: (1) povezovanja na osnovi ujemanja značnic v normativ- nih in bibliografskih zapisih ali (2) povezovanja na osnovi podpolja 3 z ID-jem normativ- nega zapisa, ki se doda ustreznim poljem v bibliograf- skih zapisih. Odločili smo se za drugo možnost, saj jo predvideva tudi format UNIMARC za normativne podatke (IFLA UBCIM Programme, 2001). Podpolje 3 z ID-jem nor- mativnega zapisa, ki se doda v polje z značnico v bibli- ografskem zapisu, namreč omogoča razmeroma enosta- ven algoritem za usklajevanje značnic v bibliografskih bazah podatkov z značnicami, ki so se v normativni bazi podatkov spremenile. Obseg normativne kontrole Odločitev, da se najprej vzpostavi normativna kontrola osebnih imen, je bila sprejeta že v začetni fazi projekta. Kasneje smo to odločitev omejili le na osebna imena avtorjev, medtem ko naj bi osebna imena kot predmetne oznake, podobno kot druge vrste značnic, reševali v eni od naslednjih faz projekta. Pri tem nismo izključili mož- nosti, da se za osebna imena avtorjev in osebna imena kot predmetne oznake uporabi ista normativna baza podatkov. Priprava začetne normativne baze podatkov Različne verzije CONOR kažejo na številne poskuse pri iskanju pravega izbora imen za začetno normativno bazo podatkov. Nazadnje smo dali prednost kvaliteti pred kvantiteto. V IZUM-u smo se zavedali, da bo pred vzpo- stavitvijo normativne kontrole nujno potrebna redakcija programsko kreirane normativne baze podatkov. Zato smo morali najti precej omejen izbor bibliografskih za- pisov, ki bi omogočal programsko kreiranje kakovostnih normativnih zapisov. V verziji CONOR, V5.1, na kateri je temeljila začetna normativna baza podatkov, so bili nazadnje programsko kreirani samo normativni zapisi za slovenske avtorje iz produkcije zadnjih nekaj let. Kreirani so bili na osnovi: • osebnih bibliografij slovenskih raziskovalcev in • slovenske nacionalne bibliografije za monografske publikacije.