OZ 2004/2

M 41 ORGANIZACIJA ZNANJA 2004, LETN. 9, ZV. 2 gizacijo z normativno kontrolo in v določeni meri zmanj- šali potrebo po ročnem povezovanju normativnih zapisov z bibliografskimi. Da bi se izognili napakam pri začetnem povezovanju, je bilo ob redakciji začetne normativne baze podatkov treba popraviti tudi nekatere značnice v bibliografskih zapisih. Nepovezana polja Zavedali smo se, da bo glede na razmeroma majhen ob- seg začetne normativne baze podatkov veliko polj za osebna imena avtorjev po izvedenem začetnem povezo- vanju ostalo nepovezanih. Rešitev problema, kako po- vezati nov normativni zapis z velikim številom obstoječih nepovezanih bibliografskih zapisov z istim avtorjem, je bila ustrezna nadgradnja programske opreme za vzajem- no katalogizacijo. V ta namen smo predvideli poseben ukaz za povezovanje. Enak postopek naj bi prav tako omogočil prevezovanje nepravilno povezanih bibliografskih zapisov na normativ- ni zapis za “pravega” avtorja. Programsko usklajevanje zapisov Za programsko usklajevanje normativnih in bibliograf- skih zapisov, ki naj odraža spremembe v značnicah nor- mativnih zapisov, je bilo na voljo več možnosti. Odločili smo se za dnevno usklajevanje v COBIB.SI in občasno usklajevanje v lokalnih bibliografskih bazah podatkov pod pogojem, da so spremenjene značnice v normativnih zapisih hkrati tudi verificirane. Za ta namen smo predvideli poseben postopek, ki naj bi se izvajal ponoči v načinu “off-line”. Z njim bi zagotovili tudi prevezovanje polj za osebne avtorje v bibliografskih zapisih, ki so povezana z normativnimi zapisi, označe- nimi za brisanje. Namesto ID-ja brisanega normativnega zapisa bi se v takih primerih v podpolje 3 v bibliograf- skem zapisu programsko vpisal ID ustreznega veljavnega normativnega zapisa. PROGRAMSKA OPREMA ZA VZAJEMNO KATALOGIZACIJO Uvedba normativne kontrole je zahtevala določeno nad- gradnjo programske opreme COBISS2/Katalogizacija za vzajemno katalogizacijo. Uvedli smo več novih funkcio- nalnosti, ki naj bi olajšale delo katalogizatorjem in hkrati zagotovile potrebne kontrole pri vnosu podatkov. Novo verzijo COBISS2/Katalogizacija, V7.0 (IZUM, 2003c), smo razvijali in testirali, medtem ko je redakcija začetne normativne baze podatkov še potekala. Vzporedno smo tudi nadgradili programsko opremo za usklajevanje za- pisov. V nadaljevanju so opisane dodane glavne funkcionalnosti verzije 7.0, ki smo jo začeli uporabljati ob vzpostavitvi normativne kontrole. Vnos v polja za osebne avtorje v bibliograf- skih zapisih Z uvedbo normativne kontrole za imena osebnih avto- rjev se je v bibliografskih zapisih bistveno spremenil vnos v polja za osebne avtorje. Značnic za osebne avto- rje ni več mogoče vnašati neposredno. Namesto tega imamo na voljo seznam značnic iz normativne baze podatkov, v katerem lahko izberemo značnico za do- ločenega avtorja pod pogojem, da že obstaja. S tem se v podpolje 3 polja za osebnega avtorja programsko vpiše ID normativnega zapisa in na ta način vzpostavi pove- zava med poljem in ustreznim normativnim zapisom. Če poznamo ID ustreznega normativnega zapisa, ga lahko v podpolje 3 vpišemo ročno. Vnos kratkih normativnih zapisov V CONOR.SI lahko neposredno dela le manjše število katalogizatorjev, ki imajo potrebne izkušnje in so pred tem opravili ustrezno dodatno izobraževanje. Ti kata- logizatorji lahko kreirajo popolne normativne zapise in ažurirajo že obstoječe. Katalogizatorji, ki nimajo nepo- srednega dostopa do CONOR.SI , pa imajo možnost, da v primeru, ko v normativni bazi podatkov še ni zapisa za določenega avtorja, kreirajo kratki normativni zapis kar ob vnosu ali ažuriranju bibliografskih zapisov. V kratki normativni zapis lahko poleg enotne značnice vnesejo še variantne značnice, jezik in nacionalnost avtorja, datum rojstva in/ali smrti avtorja, tudi kadar le-ta ni del značnice (3), in nekatere opombe. V zapis se kot podatek o viru značnice programsko doda tudi skrajšani bibliografski opis iz bibliografskega zapisa, ki se kreira ali ažurira. Po zaključenem vnosu se zapis shrani v CONOR.SI, njegov ID pa programsko doda v podpolje 3. Kratki nor- mativni zapisi naj bi se kasneje pregledali in dopolnili v popolne normativne zapise. Katalogizator ima tudi možnost, da pri vnosu ali ažurira- nju bibliografskega zapisa doda nove variantne značnice v kateri koli obstoječ normativni zapis. Marta Seljak idr.: VZPOSTAVITEV NORMATIVNE KONTROLE V KNJIŽNIČNEM INFORMACIJSKEM SISTEMU COBISS.SI , SLOVENIJA