OZ 2004/2

42 ORGANIZACIJA ZNANJA 2004, LETN. 9, ZV. 2 Marta Seljak idr.: VZPOSTAVITEV NORMATIVNE KONTROLE V KNJIŽNIČNEM INFORMACIJSKEM SISTEMU COBISS.SI , SLOVENIJA imajo ti katalogizatorji na voljo, je “prisvajanje” norma- tivnih zapisov za izbrane avtorje. Fakultetna knjižnica si lahko npr. “prisvoji” normativni zapis za predavatelja, ki predava na matični fakulteti, saj ga verjetno najbolje pozna. Takšnih normativnih zapisov katalogizatorji iz drugih knjižnic ne morejo več ažurirati. Izjema so le kata- logizatorji, ki imajo kot redaktorji, zadolženi za celovito redakcijo normativne baze podatkov, višje pooblastilo. POTEK VZPOSTAVITVE NORMATIVNE KONTROLE Pred vzpostavitvijo normativne kontrole je bilo treba opraviti redakcijo programsko kreirane začetne norma- tivne baze podatkov. Zavedali smo se, da bo za katalogi- zatorje prehod na katalogizacijo z normativno kontrolo zahteven korak v njihovi dotedanji praksi. Neredigirana normativna baza podatkov jim tega prehoda prav gotovo ne bi olajšala, še zlasti, če upoštevamo, da naj bi z norma- tivno kontrolo na tak ali drugačen način delali vsi katalo- gizatorji s pooblastilom za kreiranje novih bibliografskih zapisov, ne glede na znanje in izkušnje. Z opravljeno redakcijo pa bi ob vzpostavitvi normativne kontrole do- bili normativno bazo podatkov s popolnimi normativnimi zapisi, ki bi imeli verificirane značnice za najbolj pogoste slovenske avtorje. Predvideli smo, da bomo za redakcijo, ki se je začela v začetku leta 2002, potrebovali približno eno leto. Normativne zapise smo razdelili med približno 130 knjižnic glede na to, katera knjižnica je kreirala največ bibliografskih zapisov z določenim avtorjem. Največ, približno 7.000, jih je dobil NUK. Dodatno redakcijsko delo sta opravila IZUM in NUK, ker nekatere knjižnice iz različnih razlogov svojih zapisov niso redigirale. V času, ki je bil predviden za redakcijo, pa je bilo možno za osebna imena avtorjev po potrebi kreirati tudi nove normativne zapise. Pred začetkom redakcije so knjižnice prejele ustrezna navodila (IZUM, 2001b) in novo verzijo priročnika CO- MARC/A (IZUM, 2001a), ki je že vseboval novosti iz najnovejše verzije formata UNIMARC za normativne po- datke (IFLA UBCIM Programme, 2001). Hkrati je IZUM izvedel več enodnevnih tečajev za bodoče redaktorje. V tem času je vse knjižnice redno obveščal o spremenjenih značnicah v normativnih zapisih. Na podlagi teh obvestil so knjižnice v svojih lokalnih bibliografskih bazah po- datkov lahko preverjale zapise in jih v primerih, ko so bili pripisani napačnemu avtorju, tudi popravile. Na ta način smo želeli zagotoviti, da se pri začetnem povezovanju ne bi pojavile napake. Januarja 2003 je bila programska oprema za vzajemno katalogizacijo z normativno kontrolo COBISS2/Katalogi- Prevzemanje zapisov iz baze podatkov LC Names COBISS2/Katalogizacija, V7.0, omogoča prevzemanje normativnih zapisov za osebne avtorje iz baze podatkov LC Names, nameščene na IZUM-ovem strežniku. Prevze- manje se zlasti priporoča pri tujih avtorjih, kadar zanje v CONOR.SI še ni normativnega zapisa. Normativne zapise lahko prevzemamo na dva načina: • ko delamo v CONOR.SI (prevzamejo se podatki iz vseh pomembnih polj); ali • ko kreiramo nov bibliografski zapis ali ažuriramo obstoječega (prevzamejo se samo najosnovnejši po- datki). V obeh primerih se prevzeti zapisi programsko konver- tirajo iz formata MARC 21 za normativne podatke v format COMARC/A. Pred shranjevanjem mora katalo- gizator zagotoviti, da so zapisi usklajeni s slovenskimi katalogizacijskimi pravili (Doberšek, 1999). Poseben ukaz za povezovanje Poseben ukaz, ki je bil dodan v programsko opremo za vzajemno katalogizacijo, omogoča, da z ustreznim nor- mativnim zapisom povežemo več bibliografskih zapisov hkrati, kar je hitrejše od redigiranja vsakega bibliograf- skega zapisa posebej. Ta ukaz, ki se uporablja predvsem za povezovanje večjega števila nepovezanih bibliograf- skih zapisov in prevezovanje napačno povezanih bibli- ografskih zapisov, lahko uporabljajo le katalogizatorji s posebnim pooblastilom. Po potrditvi značnice normativnega zapisa in vsakega bibliografskega zapisa z značnico, ki jo je treba povezati ali prevezati, se polju s to značnico programsko doda podpolje 3, značnica pa se nato uskladi z normativno značnico. Ažuriranje normativnih zapisov Zapise v CONOR.SI je možno ažurirati posredno ali ne- posredno, odvisno od pooblastila, ki ga ima katalogizator. Katalogizatorji s polnim dostopom do normativne baze podatkov lahko neposredno ažurirajo celotne normativne zapise, medtem ko lahko tisti brez pooblastila ažurirajo normativne podatke le v omejenem obsegu, ko delajo v bibliografski bazi podatkov. Katalogizatorji s polnim dostopom do CONOR.SI upo- rabljajo isto programsko opremo kot za bibliografske baze podatkov, vendar z drugačnimi polji, šifranti, iskal- nimi indeksi in prikazi zapisov. Dodatna možnost, ki jo