OZ 2005/2

COBISS OBVESTILA Poslovanje s knjižni~nim gradivom v okolju COBISS3, V3.0, in izku{nje dobrih dveh mesecev v Knjižnici Franca Ksavra Me{ka Ormož Knjižnica Ormož je na povabilo Instituta informacijskih znanosti Maribor (IZUM) s še tremi knjiž- nicami v Sloveniji 11. aprila 2005 pristopila k aktivnemu obdelovanju gradiva v okolju COBISS3, V3.0, v segmentih nabava in beleženje zaloge vseh vrst gradiva. Izobraževanja, ki ga je pripravil IZUM v mesecu marcu in ga ponudil brezplačno, so se udeležili vsi strokovni delavci v knjižnici (Robert Belec, Željka Nardin Milovanović, Milica Šavora, Nina Šulek, Branka Vočanec in Cirila Gabron-Vuk). In kakšne so izkušnje, kaj lahko danes povemo, kako delamo in kaj smo pridobili s prenovljeno programsko opremo COBISS3? Poudariti moram, da v knjižnici, kot je ormoška, kjer je pet strokovnih delavcev, direktorica pa strokovno delo opravlja v petnajstini delovne obveznosti, vsi obvladamo postopke v novem mo- dulu, sam proces obdelave pa smo si v določeni meri razdelili. Tako direktorica vodi skoraj celotno nabavo gradiva, to je kopiranje ali posamezno kreiranje bibliografskih zapisov, beleženje in po- šiljanje naročil, beleženje računov periodičnih publikacij in dopolnjevanje baze partnerjev. Drugi postopki so razdeljeni med preostale strokovne delavce, in sicer beleženje računov, inventarizira- nje, beleženje zaloge serijskih publikacij in revidiranje starih zapisov. V neki meri je delo v našem okolju enostavnejše, saj je lokacija gradiva ena sama, pri obdelavi tekoče periodike pa ne tiskamo nalepk za posamezni izvod nekega naslova. Ugotovili smo, da je pri upravljanju z gradivom s programsko opremo COBISS3 zelo pomembno, da najprej dobro pripravimo t. i. infrastrukturo. To pomeni, da vnaprej določimo število izvodov in lokacijo(e) nekega naslova, da pravilno oblikujemo financerje, da imamo dobro vnesene vse po- membne podatke o partnerjih, da so skladi z denarjem pravilno definirani, in še kaj. Glavnino priv- zetih vrednosti pa je opravil IZUM v predhodnem pogovoru s knjižnico. In ne nazadnje, pozorno moramo brati sprotna navodila pri posameznih vnosih! Novi modul je pri obdelavi gradiva v največjo pomoč pri končnih postopkih obdelave zaloge, in sicer pri postopku vpisovanja cen z računa pri posameznih postavkah. Program namreč sam izraču- nava odstotek popusta in odstotek DDV pri neto vpisani ceni z računa. Popust in DDV sta namreč za vse nadaljnje nabave zabeležena pri partnerju. Sproti ju spreminjamo le, če se stopnja popusta ali vrednost DDV za posamezno gradivo spremeni. Tako pri posamezni pošiljki gradiva nekega dobavitelja z vpisom neto cene pri postavkah takoj dobimo končno vrednost plačila z računa. Sledi le izpis nalepk in gradivo gre lahko takoj na ustrezno lokacijo. Vrednosti dokončno obdelanih računov, poslanih v računovodstvo, se sproti odštevajo od višine zneska posameznega sklada, tako da imamo na voljo nenehni vpogled v višino sredstev na po- sameznih skladih, ne glede na to, za katero vrsto gradiva smo plačali račun. Seveda pa moramo predhodno pri posameznih naslovih vnesti oznako določenega financerja, pri čemer je dobro, da v oznaki povemo tudi, za katero koledarsko leto gre. Za segment nabave in beleženja zaloge lahko kreiramo najrazličnejše iskalne postopke, ki jih po želji shranimo in so nam nenehno na voljo. Izpise pa lahko prenesemo v Excellove tabele, tako da je rezultat zelo pregleden. Posamezne bibliografske zapise lahko kadar koli pogledamo tudi v t. i. polnem formatu ( full for- mat ), kjer je vidna tudi zaloga, in sicer v okolju COBISS2. To nam je dobro znano in počutimo se varne. Kar se tiče reklamacij, je stvar zelo enostavna. Program sam razvrsti podatke o manjkajo- čem gradivu. Opozori tudi na manjkajoče serijske publikacije, ki jih nismo prejeli, pa ne vemo, da jih nismo.