OZ 2007/2

64 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 2 Podatki o stanju zaloge Podrobni podatki o stanju zaloge se beležijo za vsako knjižnico v njeni lokalni bazi podatkov, na vzajemni nivo pa se prenašajo le zbirni podatki. Programsko poseganje v podatke o zalogi za celoten sistem je odgovorno in nehvaležno početje. Tokrat je bilo nujno, saj smo le tako lahko zagotovili, da po uvedbi nove denarne enote ne bo prihajalo do napačnih interpretacij podatkov. Pripis oznake valute “SIT” k cenam brez valute Podatke o cenah v podatkih o zalogi vnašamo v pol- jih 996, 997 in 998 v podpolje 3 – Cena z računa in v podpolje 0 – Številka in datum predračuna , v element C – Cena predračuna . Po pravilih za vnos se je oznaka valute vnašala v skladu z ustreznim šifrantom takoj za oznako podpolja oz. elementa podpolja. Po pravilih vnos oznake za domačo valuto ni bil potreben. Da pri prehodu na valuto evro pri seštevkih cen ne bi prišlo do napak, je bilo treba v podpolja 3 oz. v element C podpolja 0, v katerih se je nahajal neki znesek brez valute, dodati oznako za domačo valuto, tj. “SIT”. Pri tem je bilo treba paziti še na predpisan vnos podatkov, saj je v ponovljiva podpolja 3 namreč mogoče vnašati tudi podatke o popustih. Da v prihodnje ne bi več prihajalo do podobnih težav, smo spremenili način vnosa podatkov o cenah, tako da je treba sedaj, tudi v primeru domače valute, obvezno vnesti oznako valute. Brisanje podatkov o zalogi v neslovenskih knjižnicah Za vsak bibliografski zapis se v trenutku, ko ga posamez- na knjižnica kopira v svojo lokalno bazo podatkov in mu doda podatke o zalogi, med podatke o zalogi na vzajem- nem nivoju vpiše podatek o tem, katera knjižnica je zapis prevzela in koliko izvodov publikacije ima. Kot podatek o knjižnici se med te podatke vpiše sigla knjižnice. Po- datki omogočajo uporabnikom, da želeno gradivo iščejo v ustrezni knjižnici. Način zapisovanja je enak že od začetkov sistema COBISS in je veljal že v času Jugoslavije, zato so med podatki o zalogi na vzajemnem nivoju bile vpisane tudi sigle knjižnic iz bivše Jugoslavije. Z razpadom Jugos- lavije se je delovanje sistema omejilo najprej samo na Slovenijo, kasneje pa se je oblikovala mreža COBISS. Net. V času sprememb so se bistveno spremenili podatki o knjižnicah v sistemu, pa tudi o zalogi v teh knjižnicah. Predvidena konverzija podatkov je bila idealna priložnost za istočasno posodobitev podatkov o zalogi na vzajem- nem nivoju. Predlagali smo, da se v sistemu COBISS.SI iz podatkov o zalogi na vzajemnem nivoju brišejo podatki o zalogah v neslovenskih knjižnicah. Analize normativnih zapisov Natančnejše analize samih normativnih zapisov se tokrat nismo lotili, obravnavali smo jih le v povezavi z biblio- grafskimi zapisi. Normativni zapisi, ozna~eni za brisanje 2. 8. 2006 je bilo v normativni bazi podatkov CONOR.SI 2.076 zapisov označenih za brisanje. To je predstavljalo le približno 0,5 % celotne baze. Večina zapisov označenih za brisanje ne moti dela z normativnimi zapisi. Izjema so zapisi, ki so bili pre- vzeti iz baze podatkov LC Names in vsebujejo polje 035 – Kontrolne številke zapisov iz drugih sistemov ter so bili kasneje označeni za brisanje. V takih primerih namreč iz baze podatkov LC Names ni mogoče še enkrat prevzeti zapisa, katerega identifikacijska številka je že vsebovana v polju 035, kljub temu da je zapis označen za brisanje in bi potrebovali ustrezni normativni zapis. Vseh zapisov, označenih za brisanje, ne smemo brisati iz baze podatkov CONOR.SI, ker so nekateri označeni zapisi še povezani z bibliografskimi zapisi v lokalnih bazah. Brisanje normativnih zapisov bi v praksi po- menilo, da bi iz bibliografskih zapisov, na katere so normativni zapisi povezani, izbrisali avtorje. Program- sko je treba torej najprej preveriti, kateri izmed norma- tivnih zapisov, označenih za brisanje, niso povezani z nobenim bibliografskim zapisom v nobeni lokalni bazi podatkov niti v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI , šele nato smemo normativne zapise brisati iz baze po- datkov CONOR.SI . Nepovezani normativni zapisi Zanimalo nas je, koliko je v normativni bazi podatkov CONOR.SI normativnih zapisov, ki niso povezani z nobenim bibliografskim zapisom v nobeni lokalni bazi podatkov niti v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI . Pred- videli smo, da bi jih morda bilo mogoče brisati in tako “počistiti” normativno bazo podatkov. Seznam nepovezanih normativnih zapisov je bil narejen 23. 7. 2006, razdeljen pa je na dva dela. Prvi del zajema normativne zapise, ki so bili kreirani pred uvedbo nor- mativne kontrole (tj. pred 22. 4. 2003, v fazi začetne pri- prave normativne baze podatkov) in vsebuje 923 zapisov. Drugi del zajema normativne zapise, ki so bili kreirani po uvedbi normativne kontrole (od 22. 4. 2003 dalje, ko je vnos normativnih zapisov omogočen vsem katalogizator- jem) in vsebuje 2.489 zapisov. Zapise smo pregledali in preverili, ali v vzajemni biblio- grafski bazi podatkov COBIB.SI res ni zapisov za dela navedenih avtorjev.