OZ 2007/2

66 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 2 Seznam bi sestavili tako, da bi najprej preverili, kateri za- pisi so v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI označeni kot CIP, nato pa na osnovi podatkov o zalogi in na osnovi po- datkov o pooblastilih katalogizatorjev seznam prilagodili posameznim knjižnicam. Seznam zapisov bi vsak mesec pošiljali v knjižnice in jih prosili, naj zapise dopolnijo in shranijo v vzajemno bazo podatkov. Normativne zapise, ki so označeni za brisanje in niso po- vezani z nobenim bibliografskim zapisom v nobeni lokal- ni bazi podatkov niti v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI bomo iz baze podatkov CONOR.SI izbrisali. Predlagali smo, da take zapise najprej programsko identificiramo in jih zapišemo v ustrezno kontrolno datoteko. Na osnovi skupnega števila identificiranih zapisov se bomo odločili, ali jih bomo izbrisali ročno ali programsko. Za zmanjšanje razlik med zapisi v lokalnih bazah podat- kov in zapisi v vzajemni bazi podatkov smo predlagali, da čim prej uvedemo sinhronizacije normativnih zapisov tudi v vseh lokalnih bazah podatkov, razen v tistih, ki tega izrecno ne bi želele. Sinhronizacija normativnih zapisov pomeni, da se podatki o avtorjih v bibliografskih zapisih sproti usklajujejo s podatki o istih avtorjih v normativnih zapisih. Usklajevanje je pomembno, ker omogoča spro- tno upoštevanje sprememb (npr. spremembe priimkov avtorjev, dodatna variantna imena avtorjev) in s tem lažje iskanje. Sinhronizacija normativnih zapisov v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI poteka vsako noč, medtem ko redna sinhronizacija normativnih zapisov poteka le v ne- katerih lokalnih bazah podatkov. Podatki v lokalnih bazah zato zastarevajo, knjižnice pa ne morejo občutiti učinkov normativne kontrole. KONVERZIJA Po izvedenih analizah smo zavrnili predloge za program- sko izvajanje popravkov v zapisih za serijske publikacije in v zapisih za Slovensko nacionalno bibliografijo v bazi podatkov COBIB.SI . V konverzijo smo zajeli vse pred- loge sprememb v bibliografskih zapisih, ki smo jih anali- zirali, razen predloga konverzije podpolj 675bsu v polja za nacionalno rabo, za katero smo predlagali, da se izvede kasneje. V konverzijo smo zajeli tudi obe predlagani spre- membi v podatkih o stanju zaloge. Ko smo pripravili dokončni predlog, kaj bomo v konver- zijo podatkov zajeli, smo začeli pripravljati dokumenta- cijo. Za vsak predlog oz. poseg v zapise smo pripravili ustrezno specifikacijo in kjer je bilo potrebno, tudi ustrez- ne konverzijske tabele. Preveriti je bilo treba še vrsto drugih programov, na katere bi morebiti tudi vplivale spremembe (npr. programi za konverzijo bibliografskih zapisov med različnimi formati, npr. za konverzijo med formatoma MARC21 in COMARC, ki se uporablja za prevzemanje zapisov iz baze podatkov WorldCat). Prav tako je bilo treba dopolniti in popraviti uporabniško do- kumentacijo, predvsem uporabniška priročnika COMARC/B Format in COBISS2/Katalogizacija. Na- zadnje smo 24. 10. 2006 o nameri obvestili tudi vse pol- nopravne članice sistema COBISS.SI in jih prosili, naj podajo svoje pripombe in predloge ter nam sporočijo, ali želijo sinhronizacijo normativnih zapisov v svojih lokal- nih bazah podatkov [1]. V odgovor na naše sporočilo smo le iz treh knjižnic pre- jeli vprašanja in komentarje, ki so se navezovali na kon- verzijo podatkov, iz 22 knjižnic pa smo prejeli prošnjo za sinhronizacijo normativnih zapisov v lokalnih bazah podatkov. Pripomb na predlagano konverzijo podatkov ni bilo, kar smo razumeli kot sprejetje predloga in potrditev konverzije. Medtem ko smo pripravljali dokumentacijo, so pro- gramerke pripravile testno konverzijo nekaj testnih baz podatkov. Sledilo je obdobje intenzivnega testiranja in odpravljanja napak. Testiranje smo uspešno zaključili in za izvedbo konverzije izbrali 16. in 17. 12. 2006, konec tedna, ko večina knjižnic ne dela. 15. decembra smo vse polnopravne članice sistema CO- BISS.SI obvestili, da bomo konec tedna izvedli konverzi- jo. Obvestilu smo priložili dodatna pojasnila o bistvenih spremembah pri vnosu podatkov [2]. Konverzijo smo začeli izvajati v soboto, 16. decembra po 15. uri, ko večina knjižnic preneha delati. V času kon- verzije je bil namreč zaprt dostop do vseh lokalnih baz podatkov. Sama konverzija in nato še indeksiranje baz podatkov sta potekala v soboto popoldan in ponoči. V ne- deljo zjutraj je bilo treba preveriti, ali so se vsi postopki pravilno izvršili in zaključili. Med konverzijo ni prišlo do napak, tako da smo že v nedeljo zjutraj ob 9. uri ponovno odprli dostop do vseh lokalnih baz podatkov in ponovno vzpostavili normalno delovanje sistema. Konverzijo podatkov smo opravili v 311 lokalnih bazah podatkov in v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI . V vza- jemni bazi podatkov COBIB.SI je bilo spremenjenih 423.604 zapisov (približno 14 %) od skupno 3.009.847 zapisov v bazi podatkov. Nekaj številk: • Koda “d” v podpolju 105a je bila s kodo “a” zamenja- na 154.241-krat. • Zamenjanih je bilo 56.913 starih kod za vrsto avtor- stva. • Vrstilec za iskanje “fik” v polju 675c je bil z ustrez- nim vrstilcem zamenjan 6.235-krat. • Koda “y” je bila iz podpolja 105f izbrisana 49.465- krat.