OZ 2007/2

M T 91 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 2 nekim naslovom ne nahaja več kot 10 strani vsebine zara- di pregleda in sledljivosti, kar pa pri tiskani izdaji ni tako moteče, saj je tam lahko tudi 30 strani ali več. Sledila je razlaga o pomenu akterjev v nastajanju tehnič- ne dokumentacije v XML-tehnologiji: • Dokumentacijski arhitekt : razvija in upravlja strukturo dokumentov, ki jo pisci potrebujejo za analizo ob- stoječe vsebine, definiranje in izvedbo sistematike ter potrebne izboljšave. • Oblikovalec (dizajner) : razvija izgled in obliko (nekoč je bil to strokovnjak za namizno založništvo, danes pa je XSL-programer). • Pisec : piše vsebino, spremlja strukturo in vstavlja metapodatke, ki opisujejo, kako, kdaj, in kdo zbira do- ločen sklop podatkov ter kakšne oblike so ti podatki. • Tehnični oblikovalec : skrbi za organizacijo nestruktu- riranih dokumentov, programsko usklajenost s struktu- riranim delovnim potekom in za celotno tehnično pod- poro pri nastajanju in posodabljanju dokumentacije. • Produkcijski oblikovalec : skrbi za dokončno obliko in za pravilno delovanje spremenjene izdaje. V razpravi smo se vsi strinjali, da je zelo pomembno do- bro sodelovanje in medsebojna odgovornost med akterji, saj ima vsak od njih svojo pomembno vlogo. Celoten proces razvoja in uvedbe XML-tehnologije v našo že obstoječo dokumentacijo naj bi potekal v 12 fa- zah: • identifikacija ciljev, • določitev vlog, • sestava urnika, • izvedba analize strukture, • kreiranje strukture definiranih datotek, • postopek konverzije starih dokumentov, • postavitev izhodnih poti, • razvoj dokumentacije, • izvedba izobraževanja, • oblikovno usklajevanje starih dokumentov, • ustvarjanje sprememb v procesu menedžmenta, • skrb za podporo pri prehodu. Delavnico smo zaključili z razpravo, da je XML-tehnolo- gija primerna predvsem v večjih organizacijah, ki imajo veliko opravka s pisanjem, urejanjem in posodabljanjem dokumentacije ter poudarili naslednje ugotovitve: • vpeljava nove XML-tehnologije zahteva določen čas (najmanj 6 mesecev), • zelo pomembno je dobro planiranje zahtev, • od začetne analize je odvisno, ali bo neki projekt uspel ali ne, • pomemben je dober informacijski menedžment, • dobro premišljen način obdelave vsebine omogoča oblikovno prosto pisanje, • potrebne so nove veščine in sprememba našega miš- ljenja, • gre sicer za sicer velik in zahteven projekt, ki ga izpe- ljemo počasi in po fazah. PRVI KONFEREN^NI DAN Uradno ga je odprl organizator in kandidat za predsed- nika STC-TAC Dan Jones , moderatorka pa je bila Maja Praznik Kristan iz Slovenije [4], kandidatka za podpred- sednico STC-TAC in organizatorka naslednje konference v Sloveniji. Nato so strokovnjaki iz različnih držav pred- stavili svoje izkušnje s področja izdajanja, prevajanja in urejanja tehnične dokumentacije. Sarah O’Keefe je v prispevku z naslovom Working in a third-culture world govorila o izkušnjah v podjetjih, kjer so zaposleni ljudje z različnih koncev sveta. Sama je na- mreč otrok ameriških staršev, rojena v ZDA, odraščala in šolala se je v Nemčiji in ZDA, sedaj pa ponovno živi in dela v ZDA. Navedla je primere komuniciranja in dela v takšnih multinacionalnih podjetjih (npr. Simens), kjer se prepletajo različne kulture, narodnosti, navade ipd. V današnjem času razcveta interneta in s tem hitrega in eno- stavnega pretoka informacij ter mobilnosti pravzaprav takšno poslovanje sploh ni več problem. Pri poslovanju je treba upoštevati kulturo in navade države, sprejeti njihov jezik ipd. V razpravi so sodelovali udeleženci, ki so zapo- sleni v takšnih podjetjih. Izpostavili so problem v procesu odločanja; npr. Američan, ki piše tehnična navodila, bo pisal brez predhodnega testiranja, Nemec pa bo najprej preizkusil delovanje proizvoda, šele nato bo napisal teh- nična navodila. Takšne različne odločitve je nujno treba upoštevati in sprejeti. Pred tem je treba proučiti kulturo naroda, ki mu je dokumentacija namenjena, in vzpostaviti dober odnos in sodelovanje med pisci in končnimi upo- rabniki že v času nastajanja tehnične dokumentacije. Sle- dila je razprava o današnjem komuniciranju s pomočjo vi- deokonferenc, kjer je pogosto problem razumevanje med udeleženci, časovne razlike med državami ipd. Čeprav naj bi videokonferenca dajala občutek, da so sodelujoči v eni “sobi”, pogosto temu ni tako, udeleženci govorijo “en mimo drugega”, komunikacija je nerazumljiva in učinek takšnih srečanj je lahko ravno nasproten od pričakovanja. Vsi smo se strinjali, da so zato konference in srečanja iz “oči v oči” še vedno najbolj učinkovite, čeprav stroškov- no niso tako ugodne kot videokonference. Dan Jones iz Švice [2] je v prispevku z naslovom Communicating with non-native speakers govoril o ra- zumevanju in komuniciranju pri nastajanju tehnične do- kumentacije z zaposlenimi, ki jim angleščina ni materni