OZ 2007/2

M T 61 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 2 Zapisi za neknjižno gradivo V NUK-ovi lokalni bazi podatkov smo dne 2. 3. 2006 za vzorec izbrali zapise, ki so jih v NUK-u v letu 2005 kre- irali za neknjižno gradivo in ki so hkrati ustrezali kriteri- jem za uvrstitev v nacionalno bibliografijo. Rezultat je bilo 1.065 zapisov. Primerjali smo jih v pol- nem formatu v lokalni in vzajemni bazi podatkov. Zapise smo pregledali in beležili razlike po poljih. Kratek povzetek ugotovitev po 1.065 pregledanih zapisih: • Število zapisov, ki so bili v lokalni bazi podatkov NUK in v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI popol- noma enaki, je bilo 1.004 (94,3 % od vseh zapisov). • V preostalih 61 zapisih smo ugotovili naslednje raz- like (61 zapisov je sedaj 100 %): - različna verzija zapisa: 37 zapisov (60,66 %), - v vzajemni bazi podatkov je zaklenjenih (LOCK1): 59 zapisov (96,72 %), - razlike samo v kodiranih podatkih v bloku 0XX in polju 100: 11 zapisov (18,03 %), - razlike v polju 200: 27 zapisov (44,26 %), - različni podatki o kodi namembnosti (podpolje 100e): 7 zapisov (11,47 %), - različni podatki o jeziku (polje 101): 10 zapisov (16,39 %), - različni drugi kodirani podatki (polja 105 do 135): 13 zapisov (21,31 %), - razlike v podatkih o založništvu (polje 210): 15 zapisov (24,59 %), - razlike v podatkih o fizičnem opisu (polje 215): 14 zapisov (22,95 %), - razlike v opombah (blok 3XX): 15 zapisov (24,59 %), - razlike v predmetnih oznakah in klasifikaciji (blok 6XX): 18 zapisov (29,51 %), - razlike v avtorstvu (blok 7XX): 23 zapisov (37,70 %). Glede na to, da je bilo od 1.065 zapisov v lokalni in vza- jemni bazi podatkov le 61 zapisov (5,7 %), programsko popravljanje teh zapisov ni bilo smiselno. Predhodni nepopolni zapisi (CIP-zapisi) V vzajemni bazi podatkov COBIB.SI obstaja večje število bibliografskih zapisov, označenih kot predhodni nepopolni zapis oz. bolj znanih kot CIP-zapis. Kot že samo ime pove, nastane zapis “predhodno”, tj. pred izidom publikacije in je zato seveda nepopoln. Zapis naj bi ta status imel, dokler knjižnica ne dobi fizičnega izvoda publikacije. Takrat je treba zapis dopolniti in mu spremeniti status, dodajo pa se tudi podatki o zalogi. V skladu z načelom vzajemnosti, ki velja pri katalogizaciji v sistemu COBISS, naj bi prva knjižnica, ki dobi publikacijo, dopolnjen zapis shranila tudi v vzajemno bazo podatkov COBIB.SI. V realnem življenju prva knjižnica, velikokrat pa tudi na- slednje, zapis dopolni v lokalni bazi podatkov, na vzajem- nem nivoju pa ga ne spremeni. Tako imamo v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI še vedno nepopolne podatke zapisa s statusom CIP, vsaka naslednja knjižnica, ki zapis prevzame v svojo lokalno bazo podatkov, pa mora podatke sama dopol- njevati. Tako dobimo veliko različic istega zapisa v lokalnih bazah podatkov. Problemi, ki se zaradi tega pojavijo, so: nepotrebno multipliciranje časa za obdelavo (ni učinka vza- jemnosti), večja možnost kreiranja duplikatov zaradi nepo- polnosti podatkov v vzajemni bazi podatkov in ne nazadnje oviranje uporabnikov pri iskanju in pridobivanju želenega gradiva zaradi nepopolnih podatkov v vzajemni bazi in raz- ličnih podatkov v lokalnih bazah podatkov. Tudi tokrat smo nameravali podatke iz zapisov iz lokal- ne baze podatkov NUK programsko vpisati v zapise v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI . Predvidevali smo namreč, da ima NUK kot prejemnik obveznih izvodov publikacij v svoji lokalni bazi podatke že popravljene. Po preverjanju se je izkazalo naslednje: • Dne 25. 7. 2006 je bilo v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI kot CIP-zapis označenih 9.638 zapisov. Od teh je 3.271 zapisov (33,9 %) imelo podatke o zalogi. • V lokalni bazi podatkov NUK je bilo dne 25. 7. 2006 kot CIP-zapis označenih 8.645 zapisov. • Od 9.638 zapisov, ki so bili v COBIB.SI označeni kot CIP, jih je v NUK-ovi lokalni bazi podatkov obstajalo 6.748 (70 %). Od teh 6.748 zapisov jih je v lokalni bazi podatkov NUK samo 220 (3 %) imelo status različen od CIP. Iz zadnjega podatka sledi, da konverzija podatkov iz za- pisov, ki so v lokalni bazi podatkov NUK že dopolnjeni, v zapise v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI ni smiselna zaradi premajhnega števila dopolnjenih zapisov. Problema CIP-zapisov se zavedamo in smo ga želeli zmanj- šati s pomočjo programskih kontrol pri katalogizaciji. Pro- gramska kontrola, ki opozori na status zapisa, ko vnesemo inventarno številko, je zaradi različnih pooblastil, ki jih ima- jo katalogizatorji, le opozorilo in jo katalogizatorji lahko tudi ignorirajo. Ko smo razmišljali, kako odpraviti problem ne- popolnih zapisov, smo spoznali, da programsko popravljanje zapisov ne pride v poštev ter da problema ni mogoče odpra- viti brez sodelovanja katalogizatorjev. Sklenili smo poskusiti z mesečnim obveščanjem in prošnjo, naj katalogizatorji dopolnijo zapise za tiste publikacije, za katere v knjižnici že imajo zalogo, zapis pa ima še vedno status CIP-zapisa.