OZ 2007/4

M T 221 ORGANIZACIJA ZNANJA 2007, LETN. 12, ZV. 4 sedanjim načinom ažuriranja pa je novo to, da se tudi vse dopolnitve in popravki obstoječih bibliografskih zapisov shranijo hkrati v COBIB in lokalno bazo po- datkov. Enako velja tudi za vse dopolnitve, ki so na- rejene v postopku prevzemanja bibliografskega zapisa v lokalno bazo podatkov. S posebno metodo je možno tudi ažuriranje zapisa samo v COBIB-u, če zapisa ni v lokalni bazi podatkov, preko katere je katalogizator vstopil v sistem. Za potrebe spremljanja kakovosti za- pisov, ki ga izvajajo redaktorji v NUK-u in IZUM-u, pa se vsako stanje oziroma vse spremembe zapisov še posebej beležijo. Zaradi praviloma veliko slabše kakovosti bibliografskih zapisov v COBIB-u je predviden za stare zapise, kreirane pred uvedbo COBISS3/Katalogizacije, poseben postopek. Programska oprema ponudi katalogizatorju oba biblio- grafska zapisa. Če izbere ažuriranje zapisa v lokalni bazi podatkov in se verzija zapisa v lokalni bazi podatkov razlikuje od verzije zapisa v COBIB-u, se zapis shrani le v lokalno bazo podatkov. Če izbere ažuriranje zapisa v COBIB-u, mora oba zapisa uskladiti in ažuriranje se iz- vede tudi v COBIB-u. Ko katalogizator stari zapis prvič shrani v COBIB, zapisa ni možno več ažurirati po poseb- nem postopku. Posebnost predstavljajo tudi lokalni zapisi, ki obstajajo samo v lokalni bazi podatkov. Pred ažuriranjem mora katalogizator preveriti, ali zapis morda že obstaja v COBIB-u. Če obstaja, lokalni zapis zbriše in ažurira zapis v COBIB-u, nato pa ga prevzame v lokalno bazo podatkov. Če zapisa v COBIB-u še ni, mora katalogi- zator po ažuriranju zapis obvezno shraniti v COBIB. Izjema so vzporedni zapisi, pri katerih je shranjevanje v COBIB programsko onemogočeno. Programska oprema mora omogočati hkratni vpogled v zapis v COBIB-u in zapis v lokalni bazi podatkov ter ponuditi čim jasnejši prikaz razlik med zapisoma. Še po- sebej pomembna je učinkovitost postopka za usklajevanje razlik med njima. Novost je tudi uvedba kontrolnega podpolja za identifika- cijo podatkov, in sicer za polja, ki lahko obstajajo samo v lokalni bazi podatkov ali pa samo v COBIB-u. Na ta način lahko določena polja vsebujejo kontrolno podpolje, v katero katalogizator vpiše ustrezno oznako. Ob shranje- vanju zapisa se polja z oznako za lokalna polja shranijo samo v lokalno bazo podatkov, polja z oznako COBIB pa samo v COBIB. Kontrolno podpolje je tudi ponovljivo, tako da lahko vsebuje prvo polje oznako COBIB, drugo pa oznako za lokalno polje. Prvo polje se tako shrani samo v COBIB, drugo pa samo v lokalno bazo podatkov. Na enak način se v bibliografskem zapisu obravnavajo tudi polja bloka 99X. Predmetne oznake in tudi preostala polja bloka 6XX se obravnavajo nekoliko drugače. Če se predmetne oznake v COBIB-u razlikujejo od predmetnih oznak v zapisu v lokalni bazi podatkov, se pred ažuriranjem predmetnim oznakam v COBIB-u programsko dodajo predmetne oznake iz zapisa v lokalni bazi podatkov, ki so drugačne. Programska oprema mora zagotoviti preglednost razlik v predmetnih oznakah v COBIB-u in lokalni bazi podatkov ter s tem čim večjo učinkovitost katalogizatorjev. Pri brisanju se zapis izbriše iz lokalne baze podatkov, iz COBIB-a pa samo, če ga nobena od preostalih knjižnic v sistemu nima v svoji lokalni bazi podatkov. Brisani za- pisi v lokalni bazi podatkov in vzajemni bazi podatkov se shranjujejo. V okolju COBISS3 je z aplikacijo COBISS3/Zaloga re- alizirana ločitev podatkov o zalogi za potrebe lokalnih aplikacij od bibliografskih podatkov, kreiranih v sistemu vzajemne katalogizacije. Ta sprememba je že prispevala k poenostavitvi do- deljevanja pooblastil za delo s podatki o zalogi. Tako smo nekatera pooblastila, ki so se dodeljevala v okviru sistema vzajemne katalogizacije, prenehali uporabljati (npr. za iskanje v COBIB-u, urejanje obvestil), nekatera pa smo vključili v COBISS3 (urejanje lokalnih šifrantov, ažuriranje lokalnih polj, prenos lokalnih podatkov med bibliografskimi zapisi, ažuriranje prosto oblikovanih predmetnih oznak). Z novim načinom ažuriranja bibliografskih podatkov se bo sistem pooblastil za delo v sistemu vzajemne katalo- gizacije dodatno poenostavil. Predvidene so naslednje spremembe: • Pooblastila za kreiranje in ažuriranje zapisov se ize- načijo v enotno pooblastilo, in sicer za posamezno vrsto gradiva, tako kot doslej: za monografske publi- kacije, kontinuirane vire, serijske publikacije in se- stavne dele. Pooblastila za ažuriranje in prekrivanje zapisov v COBIB-u se več ne uporabljajo. • Pooblastilo za prevzemanje zapisov iz baze podatkov WorldCat se razširi na pooblastilo za prevzemanje za- pisov v formatu MARC 21 iz poljubne baze podatkov v tem formatu. • Pooblastilo za povezovanje bibliografskih zapisov z normativnim zapisom se dopolni skladno z novim na- činom ažuriranja podatkov v COBIB-u. Povezovanje bibliografskih in normativnih zapisov poteka zapore- doma, zapis po zapis. • Pooblastilo za ažuriranje omejenega nabora biblio- grafskih podatkov v lokalni bazi podatkov nadomesti pooblastilo za ažuriranje prosto oblikovanih pred- metnih oznak v lokalni bazi podatkov.