OZ 2008/4

228 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 4 PRVA PREDSTAVITEV: CELOVITA RE[ITEV ELEKTRONSKE HRAMBE Z AKREDITI- RANO PROGRAMSKO IN STROJNO OPREMO Dne 15. oktobra 2008 sem se udeležila predstavitve Celo- vita rešitev elektronske hrambe z akreditirano program- sko in strojno opremo , ki jo je pripravilo podjetje Mikro- grafija [1] in je potekala v hotelu MONS [2] v Ljubljani. V uvodu smo si ogledali kratek reklamni film o projektu Red Trade Media servis o arhiviranju dokumentov podjetij Siemens in Pošta v Nemčiji, v katerem sodeluje tudi pod- jetje Mikrografija od začetka leta 2007 (so krovni partner projekta). V Siemensu obdelajo na 80 lokacijah po Nem- čiji 500.000 dokumentov na dan, za kar je nujno potrebna ustrezna strojna in programska oprema ter organizacija za uspešno elektronsko obdelavo in hrambo dokumentov. Nato je Damjana Pirnat predstavila, kakšen bo potek enodnevne predstavitve ter napovedala pozdravni govor Boštjana Gaberca, direktorja Mikrografije. Boštjan Gaberc je povedal, da je glavna dejavnost pod- jetja Mikrografija zajem in hramba gradiva ter prodaja in implementacija programske in strojne opreme za upravljanje z dokumentacijo. Njihovo podjetje je pri- dobilo certifikat ISO 9001, ravnokar pa so v postopku pridobivanja certifikata ISO 27000. Decembra leta 2007 so, kot prvo podjetje v Sloveniji, pridobili akreditacijo programske opreme pri Arhivu RS [3]. Bistvena prednost njihove programske opreme je ta, da z enim programom Easy rešujejo vsa področja. Možna je integracija v SAP, Windows in praktično ni omejitve pri povezovanju. Elektronski sistemi dokumentiranja in arhiviranja morajo danes izpolnjevati naslednje zahteve: • neodvisnost od programskega okolja (platforme), • integrirano gručasto (angl. cluster ) tehnologijo, • visoko stopnjo dostopnosti, • neomejeno prilagodljivost, • večjezično prilagodljivost, • standarden proizvod in strežniško rešitev, • standarde XML, • odprto kodo za osnovne tehnologije, • relacijske baze podatkov in baze s polnimi besedili, • integracijo v obstoječe okolje, • nično administracijo mrežnih odjemalcev, • oddaljenost in distribuirano administracijo, • pravila za revizijo, • podporo elektronskemu podpisu in časovnemu žigu. Prednosti sistema Easy so naslednje: • centralni nadzor (od lokacije neodvisna dostopnost), • večja učinkovitost, • optimizacija stroškov (povrne se v 2 ali 3 letih), • revizijska varnost z dvema praviloma – kaj lahko kdo vidi in kaj lahko kdo dela. Sistem Easy je namenjen procesom sledljivosti, za iz- delavo procesov pa se uporablja program MS Visio , kar pomeni, da ni potrebno lastno programiranje. Pri tem podjetje Mikrografija zagotavlja akreditirano strojno in programsko opremo ter sodeluje pri vpeljavi. Nato nas je pozdravil vodja programa za standardne rešit- ve Niko Vlastelica iz podjetja HP Slovenija [4]. Povedal je, da so v sodelovanju s podjetjem Mikrografija pripravi- li paket s tremi različnimi strukturami in rešitvami glede postavitve informacijske tehnologije. Akreditiran sistem za elektronsko hrambo dokumentacije Easy sta predstavila Sandi Rožman in Marko Zupančič . Ogledali smo si praktičen prikaz rešitev ERP in DMS 1 : 1. Vnos kontakta preko portala, ki ga ponujajo. 2. Primer naročilnice, ki jo zajamemo v sistem, ki se sam zažene, potrebna je le elektronska shramba. 3. Tok prejetih računov in možnost potrjevanja računa preko arhiva ali portala (iz oddaljenih lokacij). 4. Iskanje po e-arhivu: možno iskanje preko portala ali arhiva (s funkcijo FulltextSearch po metapodatkih ali vsebini dokumenta). 5. Dodatni primeri delovnih tokov (vodenje prisotnosti in odsotnosti). 6. Dodatne možne rešitve, kot so objavljanje novic, in- PREDSTAVITVI SISTEMOV ZA UPRAVLJANJE Z DOKUMENTI