OZ 2008/4

M 229 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 4 tegracija s spletno stranjo, urejanje nalog v primeru nadomeščanja sodelavcev. Povedali so, da so za Kranjsko knjižnico digitalizirali vse Prešernove poezije v različnih jezikih in da je možno iskanje po celotnem besedilu. Trenutno obdelujejo 1.200.000 strani. Uporabljajo format pdfa , ki je arhivski format (uporablja ga tudi NUK ) in je standard Ameriškega združenja arhivarjev, ki se tudi vedno bolj uveljavlja v Evropi, saj je enostavno pregledo- vanje s programom Adobe Reader in iskanje s pregledo- valniki. Pri iskanju uporabljajo Googlov sistem iskanja. V oza- dju so baze SQL in Oracle, po katerih lahko vse podatke iščemo. Niko Vlastelica je povedal, da je vmesnik HP standarden, enostaven in hiter ter omogoča hitro iskanje in skalabil- nost (rešitev je primerna za mala in velika podjetja). Po- dal je 10 dobrih razlogov, zakaj izbrati HP: 1. podpira vse vrste virtualizacije, s čimer se zmanjšuje- jo stroški, 2. ima prilagodljivo infrastrukturo, zato lahko hitro in enostavno ugotovimo napake, 3. ponuja različne strežnike za arhiviranje, nadgrajene z enostavno infrastrukturo, 4. podpira paleto operacijskih sistemov: Windows, Li- nux, OS itd., 5. v največji meri uporablja komponente skozi vse proiz- vodne linije in procese, 6. ima zmogljivo strojno opremo s procesorji, ki jih upo- rablja že 75 odstotkov bank, 7. ima ustrezne rešitve za upravljanje te tehnologije, 8. privarčuje 30 odstotkov električne energije z novo generacijo strežnikov G4, 9. v vmesnik vgrajuje opozorila za okvare in vzpostavlja povezavo s centrom HP za pomoč, 10. nenehno razvija nove rešitve v skladu z zahtevami trga. Denis Bolanča , vodja komerciale v Mikrografiji, je pred- stavil zakonodajni vidik uporabe akreditirane strojne in programske opreme za elektronsko hrambo. Izhodišča pravne veljavnosti: • dostopnost, • uporabnost, • avtentičnost, • celovitost, • varovanje kulturnega spomenika. Pravne podlage so: • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), ki je veljal pred Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), ki ureja konkretno področje, • področni standardi in priporočila (MOREQ2 2 ), podro- čna zakonodaja. ZVDAGA predpisuje: • zajem, pretvorbo in uničenje dokumentov, • usposabljanje oseb za postopke elektronske hrambe, • izvajanje hrambe v vseh oblikah, • pogoje za zagotovitev veljavnosti in dokazne vredno- sti, • arhivsko gradivo, • organizacijo in delovanje javne arhivske službe. Za hrambo dokumentarnega gradiva v e-obliki ter kasnejše uničenje so nujno potrebna notranja pravila. Predpisuje jih ZVDAGA in so obvezna za pravne osebe. Notranja pravila obsegajo več med seboj povezanih dokumentov, ki: • opisujejo dele posameznega procesa, • določajo odgovorne osebe, • opredeljujejo dokumente, ki pri tem nastajajo, • omogočajo učinkovit nadzor nad pravilnim izvaja- njem postopkov. Glede pravne veljavnosti gradiva v povezavi z notranjimi pravili velja, da ni potrebno dokazovanje (velja ZVDA- GA), je pa potrebno presojanje enakosti z izvirnim gradi- vom glede na notranja pravila in v konkretnem primeru. Pri sprejemu notranjih pravil gre za: • pripravo pravil, • odpravo pomanjkljivosti, • interno potrditev s strani vodstva (interni pravni akt), • pošiljanje notranjih pravil v potrditev Arhivu RS. Dokumentacija za preverjanje notranjih pravil je naslednja: • krovni dokument notranjih pravil, • priloga k notranjim pravilom, • certifikati (ISO9001, ISO27001), revizijska poročila. Pred vpeljavo dokumentnega sistema je potrebno notranje in zunanje preverjanje notranjih pravil. Zunanje preverja- nje opravi preizkušeni revizor informacijskega sistema in je potrebno le za ponudnike dokumentnih sistemov. Kontrolni mehanizem zagotavljanja pravne veljavnosti in dokazne vrednosti je strojna in programska oprema, po-