OZ 2008/4

230 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 4 trditev notranjih pravil s strani Arhiva RS ter akreditacija storitev (revizija storitev). Ob koncu se je Damjana Pirnat v imenu podjetja Mikro- grafija zahvalila vsem predavateljem ter udeležencem predstavitve ter nas povabila k ogledu njihove spletne strani in odločitvi za uporabo dokumentnega sistema Easy . DRUGA PREDSTAVITEV: OBVLADOVANJE IN VARNA HRAMBA DIGITALNIH DOKU- MENTOV Dne 20. novembra 2008 sem se udeležila predstavitve Obvladovanje in varna hramba digitalnih dokumentov podjetja Gama System, d. o. o. [5], ki je potekala v preda- valnici podjetja Microsoft, d. o. o. [6] v Ljubljani. Pozdravil nas je direktor podjetja Marko Šobota in po- vedal, da je njihov program Gama System celovit sistem za upravljanje z dokumenti ( Enterprise Content Mana- gemen t), medtem kot sta npr. Meridio in Subversion le elektronska dokumentna sistema. Njihov sistem Gama System e-Docs je že akreditiran pri Arhivu RS [3], med- tem ko je Gama System eArchive v postopku akreditacije. Konkurenčne prednosti njihovega sistema so: • celovita zasnova, • lasten proizvod, • inovativna rešitev, • univerzalnost uporabe, • prijaznost uporabniku, • možne rešitve na ključ, kot so programska oprema, strojna oprema (IBM), skenerji, integracija s ponudni- kom E-Arhiv Pošte Slovenije. Podjetje Gama System posluje že od leta 1992, v obdo- bju 2002–2005 pa je potekal intenzivni razvoj programa. Direktor je navedel tudi referenčna podjetja in dosežke podjetja, kar je objavljeno tudi na spletni strani: http:// www.gama-system.si/References.aspx. Branko Godec je vodja službe za informacijske storit- ve pri Pošti Slovenije [7]. V prispevku Pravna ureditev varne hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva je predstavil pravno podlago arhiviranja: • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP), • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradi- va ter arhivih (ZVDAGA), uredba Varstvo dokumen- tarnega in arhivskega gradiva (VDAGA) in Enotne tehnološke zahteve (ETZ), • področni predpisi Zakon o DDV, Zakon o davčnem postopku, Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP), Zakon o tajnih podatkih (ZTP) in računovodski stan- dardi. Dokumentarno gradivo je vse gradivo, arhivsko gradivo je le del dokumentarnega gradiva in digitalni dokumenti so skupek dokumentarnega in arhivskega gradiva. Varna hramba pomeni sistem, ki gradivu zagotavlja trajnost, uporabnost vsebine, nespremenljivost, avtentičnost (ena- ka pravna veljava, kot jo ima izvirnik), urejenost, dostop- nost, varovanje pred izgubo. Zajem in hramba potekata v štirih korakih: • priprava in zajem, • priprava in sprejetje notranjih pravil, • izvajanje zajema in hrambe v skladu s sprejetimi no- tranjimi pravili, • spreminjanje in dopolnjevanje notranjih pravil. Vsebina notranjih pravil je: • notranja organiziranost – priprava in sprejem pri Arhi- vu RS (obvezno za javni sektor), • upravljanje digitalnega gradiva, • infrastruktura informacijskega sistema za hrambo. Damir Arh je vodja razvoja programske opreme v Gama System. V prispevku Gama System eDocs: napredni DMS – osnovne lastnosti rešitve je opisal glavne funkcije do- kumentnega sistema. 1. Celoten življenjski cikel dokumenta: • nastanek dokumenta (zajem in obdelava), • obvladovanje dokumenta (urejanje dokumenta in metapodatkov, nadzor dostopa do dokumenta in pravno veljavno arhiviranje). • uporaba dokumenta (pregledovanje, izvoz, tiskanje). 2. Vsebinska celovitost: • vsi dokumenti shranjeni na enem mestu in do- stopni z enega mesta, • upravljanje z vsemi vrstami dokumentov, • prilagajanje posebnostim s konfiguriranjem si- stema. 3. Tehnična neodvisnost: • osnovna podpora vsem datotečnim formatom, • napredna podpora za posamezne datotečne formate.