OZ 2008/4

M T 231 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 4 4. Obvladovanje izdaj: • sledenje veljavni izdaji dokumenta (verzioniranje), • podpora sledenju, • ločevanje med odobrenimi izdajami in delo- vnimi verzijami (neposredni dostop zadnje ver- zije in dosegljivost do vseh predhodnih verzij), • obveščanje prejemnikov. 5. Klasifikacijski načrt: • hierarhična ureditev dokumentov, • enolična identifikacija s kodo, • hierarhično sestavljen zapis kode, • podpora spreminjanju strukture z ohranitvijo zgodovine, • dedovanje lastnosti dokumentov pri prehodu z višjih nivojev na nižje. 6. Razdelitev dokumentov: • določanje prejemnikov, • delovne verzije, • odobreni dokumenti, • razdelilni seznam lahko spreminjamo ne glede na dokument, • javni dokumenti so na voljo vsem uporabnikom. 7. Matrika pravic dokumentov: • lasten varnostni model, • podroben model pravic – ločene pravice, global- ne pravice (vstop, urejanje), in dokumentne pravice (vpogled v druge oblike dokumenta), • uporaba domenske varnosti. 8. Proces izdelave dokumenta (angl. workflow ): • v celoti uporabniško nastavljiv, • postopek od izdelave do objave dokumenta, • poljubno število korakov v štirih logičnih stop- njah, • vsak korak vključuje eno ali več oseb, • programsko kreirana opravila vodijo delo uporabnika, • podpora analizam in poročanju (OLAP 3 ). 9. Metapodatkovni model – enotno označevanje in indeksiranje: • uporabniško nastavljivi metapodatki, • obvezni in neobvezni metapodatki, • nastavljivi podatkovni tip, • izbiranje vrednosti iz nabora zunanjih šifrantov, • vpisane vrednosti postanejo lastnosti dokumenta (možnost prikaza v seznamih dokumentov in možnost iskanja po njih). Sledil je demo prikaz postopka klasifikacije skeniranega prospekta ter dveh računov. Klasifikacija je lahko pro- gramska ali interaktivna. Po določenih metapodatkih se dokument ustrezno razpozna in klasificira, določi pa se mu tudi koda ter vrsta. Damir Arh in Matevž Gačnik (vodja področja razvoja aplikacij v Gama System) sta v prispevku Gama System eDocs: Napredni DMS – tipični uporabniški scenarij demonstrirala: • vhod dokumenta v dokumentni sistem (s skeniranjem, po e-pošti in s kreiranjem novega dokumenta), • upravljanje z dokumentom, • pravna veljavnost (digitalni podpis in časovni žig), • arhiviranje. Poudarila sta, da je dokument vedno le na enem mestu in da se dela vedno le z enim seznamom! Problem je lahko, da vsega ni v elektronski obliki, saj so dokumenti materi- alizirani (npr. veliki plakati, ki jih zelo redko potrebujemo in se jih zaradi stroškov ne splača skenirati, se arhivirajo le v tiskani obliki). Prednosti ponudnika so: • da je avtor, lastnik programa, • hitra odzivnost (osnovne prilagoditve in nadgradnja ter časovna prilagodljivost), • namestitev in uvajanje (ponudnik pozna trg, lokalne potrebe in zakonodajo). Sledila je demo predstavitev uporabniških vmesnikov: • Namizni odjemalec je klasičen način dela, pregledo- vanja in iskanja; zanj zadostuje poznavanje osnov operacijskega sistema Windows . • Spletni odjemalec omogoča pregledovanje in iskanje ter sodelovanje v delovnem toku dokumenta (odgo- vorna oseba ga lahko odobri), vendar je nabor storitev omejen, ni popolne administracije. • Vmesnik Share Point vsebuje seznam opravil za iz- vajanje ter seznam dokumentov, možne so vse akcije, kot pri spletnem odjemalcu. Dokumentni sistem popolnoma podpira zajem, saj so vsi dokumenti v enem sistemu in je le en seznam, en sistem pravic, en način označevanja, en način dostopa …