OZ 2008/4

232 ORGANIZACIJA ZNANJA 2008, LETN. 13, ZV. 4 Sledila je demo predstavitev prenosa materialnega doku- menta v dokumentni sistem v treh fazah: • pošiljanje s skenerja v pravo skenirno enoto, kjer se določijo pogoji za indeksiranje, • indeksacija (dokument opremlja več ljudi), • razvrstitev na pravo mesto (samodejno ali s pošilja- njem na različna mesta). Na demo prikazu sistema obrazcev z možnostjo vnaprej pripravljene predloge (npr. z vpisanim besedilom glave in noge ipd.) sta izpostavila pomen veljavne predloge (če na primer v verziji 1 pride do spremembe v verzijo 2, jo avtomatsko prevzame vsak novi dokument in vsi metapo- datki se programsko spremenijo). Bistvo uporabe eDocs je popoln nadzor nad nastajanjem in verzioniranjem dokumenta (v ozadju je Workflow ) in ko je dokument enkrat v sistemu, ga lahko z določenimi privilegiji v celoti obdelujemo. Podjetja, ki se odločijo za vpeljavo nekega sistema za ob- vladovanje dokumentov, navadno obvladujejo nastanek, klasifikacijo, izdelavo, usklajevanje, pregled in odobritev dokumenta, medtem ko arhiviranje (če tega ni veliko) zaradi stroškov prepustijo zunanjemu izvajalcu. Nato smo si ogledali primer obvladovanja dokumenta, ko uporabnik pošlje dokument (ponudbo) v pregled odgovor- ni osebi, le-ta dokument pregleda in doda opombo o ceni (ceno spremeni) in vrne dokument pošiljatelju. Pošiljatelj dokument s spremenjeno ceno in dodanim skeniranim prospektom pošlje ponovno odgovorni osebi, ki ponudbo odobri in pošlje naprej v oddelek administracije (kopijo prejme pošiljatelj), ki ponudbo pošlje iz podjetja. Viden je celoten tok dokumenta, koraki gibanja in spremembe v njem (sledljivost). Prav tako sistem podpira upravljanje s človeškimi viri, kar smo videli iz demo prikaza, kako se spremeni funkci- ja ali priimek zaposlenega. Sistem spremembe sam zazna in spremembe upošteva (če na primer odgovorni med pregledom in odobritvijo spremeni priimek, se to v doku- mentu vidi – pri “pregledal” dokument je še stari priimek, pri “odobril” pa že novi). Sistem podpira tudi pravno veljavni časovni žig in elek- tronski podpis v poljubni točki, tako da je mogoče časo- vno žigosanje revizijske sledi ter da izguba avtentičnosti in varnosti praktično ni mogoča. Matevž Gačnik je v prispevku Gama System eArchi- ve: Tehnologija rešitve govoril o tehničnih zahtevah za vpeljavo sistema. V ozadju je baza SicretServer , rešitev temelji na MS Office in Share Point, tako da je za vpelja- vo sistema dovolj obstoječe znanje uporabnikov, ki se ob vpeljavi sistema še nadgrajuje s sprotnim uvajanjem in pomočjo ponudnika. Branko Godec je v prispevku E-Arhiv Pošte Slovenije: Infrastruktura in organizacija storitve varne hrambe po- vedal, da arhiviranje poteka na dveh lokacijah v Mariboru in eni v Ljubljani ter predstavil varnostne mehanizme in potek sistema arhiviranja v primeru, da se stranka odloči za zunanje arhiviranje. Pokazal nam je demo predstavitev arhiviranja s programom eArchive , kar se lahko opravi programsko, brez dodatnega potrjevanja (če je tako dolo- čeno), integracija je možna na poljubni točki in omogoče- no je transparentno arhiviranje. Za konec je Silvester Kmetič , ki je direktor podjetja Eko- Monitor, d. o. o. [8], predstavil optični bralnik Microform MF S 455 in demonstriral delovanje skenerja. Povedal je, da se lahko v dogovoru s podjetjem Gama System skener posodi na nekajdnevni preizkus v podjetje, ki se odloči za nakup dokumentnega sistema. Na koncu smo se strinjali, da je za lažje obvladovanje dokumentacije nujno treba vpeljati dokumentni sistem v vsako podjetje, ki ima opravka z veliko dokumenti. Opombe 1 ERP – Enterprise resource planning, DMS – Document manage- ment system. 2 Model Requirements Specification for the Management of Elec- tronic Records. 3 Kratica za OnLine Analytical processing (sprotna analitična obde- lava). Reference [1] Spletna stran: http://www.mikrografija.si/. [2] Spletna stran: http://www.hotel.mons.si/. [3] Spletna stran: http://www.arhiv.gov.si/. [4] Spletna stran: http://welcome.hp.com/country/si/sl/welcome.html. [5] Spletna stran: http://www.gama-system.com/. [6] Spletna stran: http://www.microsoft.com/Slovenija/. [7] Spletna stran: http://www.posta.si/index.aspx. [8] Spletna stran: http://www.eko-monitor.hr/. Breda Emeršič