OZ 2009/1-2

30 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 1 – 2 • analiza dokumentarnega gradiva, • analiza optimizacije poslovnih procesov dokumentar- nega gradiva, • izvedba delavnice za izdelavo notranjih pravil podjet- ja (kako se bo upravljalo z dokumentarinm gradivom, odgovorne osebe …), pri čemer je bilo nujno potrebno dobro sodelovanje podjetja s ponudnikom dokumen- tarnega sistema, • izvedba klasifikacijskega načrta, • izdelava matrike dostopa pravic znotraj delovnega načrta, • izdelava osnutka notranjih pravil, • oblikovanje dokumentnih predlog, • integracija sistema za digitalni zajem dokumentov s proizvodom KOFAX, • sprejemna pisarna ADD FrontOffice in sistem za upravljanje z dokumenti in zapisi MERIDIO , • razvoj spletne aplikacije MERIDIO BRIDGE. Gogala je demonstriral potek dela od sprejemne pisarne do obdelave dokumenta v sistemu: • skeniranje dokumentov v e-obliko, • verifikacija dokumentov, • obdelava dokumenta: klasifikacija dokumenta, opre- ma z metapodatki, pošiljanje preko MERIDIO BRID- GE v poslovni sistem, do katerega je možno dostopati s SharPoint, CRM itd. Prispevek z naslovom Vizija prenove predpisov na področju dolgoročne hrambe dokumentarnega gradiva v elektronski obliki je imel Jože Škofjanec iz Arhiva RS [6]. Povedal je, da je od sprejema ETZ 1.0 1 minilo že nekaj več kot 2 leti in njihova uporaba v postopkih potrjevanja notranjih pravil ter akreditacije strojne, programske opreme in storitev je pokazala potrebo po njihovi prenovi. Dodatno vspodbudo k prenovi ETZ 1.0 pa predstavlja objava specifikacije zahtev MoReq2 v minulem letu, saj ETZ 1.0 temelji na prvi različici spe- cifikacije MoReq. V zaključku je povedal, da je možno testiranje proizvodov na spletni strani: http://dlmforum. typepad.com/. Jeff Pass iz podjetja Kofax Austria Gmbh [7] je v pri- spevku z naslovom Digitalizacija papirnih dokumentov s “Kofax Transformation Modules” povedal, da se vloga oddelkov računovodstva in financ dramatično spreminja v mnogih podjetjih. Danes namreč ti oddelki niso več odgovorni le za knjiženje računov in usklajevanje bilanc, ampak tudi za pogodbe, poročanje in analize, kar pa zelo poveča obremenitev zaposlenih. Da bi se lahko soočili z večjimi dnevnimi obremenitvami, te službe iščejo nove načine, kako učinkovito in zanesljivo avtomatizirati ad- ministrativne naloge, kot je npr. procesiranje vhodnih računov. Predstavili so nam procesiranje zahtevnih do- kumentov s pomočjo tehnologije Kofax Tranformation Modules. Videli smo skeniranje strukturiranih (forme), delno strukturiranih (e-mail) in nestruktiriranih (računi) dokumentov ter prenos metapodatkov kar enostavno z metodo Copy/Paste. Predavanje z naslovom Management poslovnih procesov (MPP): Zakaj in kako modelirati poslovne procese pri informatizaciji poslovanja? je imel Andrej Kovačič iz Ekonomske fakultete, Univerze v Ljubljani [8]. Govo- ril je o tem, da informatizacija poslovanja ni in ne sme biti zgolj zamenjava obstoječe tehnologije s sodobnejšo IT. Neobvladovanje procesov (odsotnost menedžmenta poslovnih procesov – MPP) in njihova nepopolna do- kumentiranost sta lahko razlog težav in neustreznosti informatizacije poslovnih procesov. Transakcijski sistemi (npr. ERP 2 ) podpirajo neoptimalne ali neustrezne procese. Prav tako se pojavlja neustrezna ali pretirana uporaba t. i. vzporedne informatizacije (npr. dokumentni sistemi – DMS). Izpostavil je problem oz. krizo programske opreme: • zelo hitro spreminjajoče in dinamično okolje, • hiter razvoj IT, • konkurenčnost – potrebne pravočasne spremembe in prilagajanje IT, • ideja o posebni obravnavi poslovnih pravil v sklopu razvoja IS. 3 Velik problem vidi v razdrobljenosti informatike in v klasičnem pristopu in konceptu. Zelo težko je v praksi namreč z eno rešitvijo, eno platformo in eno programsko opremo pokriti vse procese. Rešitev je prav gotovo pre- nova poslovanja z upravljanjem virov podjetja in s celo- vito programsko rešitvijo, ki se je je treba lotiti temeljito, opredeliti menedžment življenjskega cikla dokumentov ter celoten proces integrirati v dokumentni sistem. Le tako lahko podjetju zagotovimo, da se celoten proces vodi avtomatsko. Zadnje predavanje z naslovom Načrtovanje dokumentno orientiranih poslovnih procesov z Metastorm BMP 4 je imel Joe Pescone iz podjetja Metastorm Ltd. iz Londona [9]. Zaradi obilice snega tudi v Angliji se nam ni mogel pridružiti, je pa zato opravil zelo zanimivo online predsta- vitev preko telefona in prikazal delo z njegovega namizja na našem predstavitvenem platnu. Povedal je, da Metas- torm BMP omogoča zaposlenim, vodjem in direktorjem, da lahko izboljšajo svoj prispevek k uspešnosti poslova- nja na merljive načine. Predstavlja katalizator za imple- mentacijo procesnega razmišljanja, omogoča sodelovanje poslovnega in tehničnega dela organizacije in zagotavlja bolj agilno in inovativno delovno okolje, kar je ključnega pomena za današnji zahtevni trg. Deležni smo bili pred- stavitve, kako je možno načrtovati in vpeljati Metastor- POROČILO