OZ 2009/3

94 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 3 Modernizacija pri delu je ena od prioritetnih nalog arhiv- ske stroke, ki zahteva vzpostavitev novih zaposlitvenih profilov v arhivski stroki. S tem problemom se posebno sooča arhiv kot institucija kulturne dediščine. Novi profili zaposlenih arhivistov pa zahtevajo velik finančni vložek. Jovan P. Popović (Beograd, Srbija) je govoril o Etiki kot kulturi poklica s pogledom na kodeks arhivske etike. Dr- žava si svojega obstoja in kulture ne more zamisliti brez zgodovinskih dokumentov. Kulturne dobrine so eden naj- pomembnejših segmentov države in njenih državljanov. Tudi arhivi so kulturno dobro, njihova zaščita pa trajen proces za kulturno bogatenje ljudi. Človek brez svoje kulture, zgodovine, svojega porekla in nasledstva je odtu- jen, izgubljen. Prav arhivi morajo poskrbeti za zaščito teh materialnih dejstev in dokazov. DELAVNICE Boštjan Gaberc ( podjetje Mikrografija) je v prispevku Nadgradnja sistema elektronskega arhiva Easy z uprav- ljanjem s procesi predstavil proizvod Easy, ki je rešitev za arhiviranje in procesiranje dokumentov v elektronski obliki. Uporablja ga že več kot 7000 podjetij različnih velikosti po vsem svetu, namenjen pa je obdelavi velikih količin dokumentov v različnih procesih v podjetju. Si- stem je zanesljiv, varen, odprt, povezljiv z zunanjimi rela- cijskimi bazami, učinkovit in uporabniku prijazen. Značilnosti proizvoda Easy so: • sodelovanje z arhivi, • procesno proučevanje toka dokumentov, • graditev procesov na arhivih, • samostojno okolje ECM je namenjeno arhiviranju, DMS in delovnemu toku dokumentov, • vzpostavitev procesov, nadzorovanje delovnih tokov, možnosti dostopanja do dokumenta (“Ko dokument pride v podjetje, je že arhiviran.”), • zelo enostaven pretok (angl. wokflow ), osnova pa je dobro poznavanje organizacije. Sistem Easy vključuje: zajem dokumentov, računalniški izhod, arhiviranje e-pošte, integracijo z MS Office, po- vezavo ERP, prikaz pretoka med oddelki, e-hrambo, enostavno pregledovanje, integracijo s spletno stranjo, arhiviranje. Integracija sistema je možna v vseh poslovnih okoljih: od malih do velikih heterogenih omrežij, pri 1000 in več uporabnikih hkrati, pri masovnem pretoku podatkov, ker je enostaven za uporabo, ergonomski ter moderen uporab- niški vmesnik, ki omogoča preprosto in varno administra- cijo, deluje v popolnem java okolju, uporabniški klienti preko brskalnika temeljijo na “nični administraciji”. Ciljni trg podjetja Mikrografija so podjetja s kompleksni- mi poslovni procesi. Dr. Martin Stürzlinger (podjetje Scope, Švica) je pred- stavil Arhiviranje elektronskih dokumentov v skladu z modelom OAIS . Podjetje Scope solutions iz Basla je za Državni arhiv kantona Basel razvilo aplikacijo za vode- nje arhivskega gradiva ScopeArchiv , ki se uporablja v javnih ter zasebnih arhivih v Švici, Avstriji in Albaniji od leta 1999 dalje. Program je razvit v nemškem, angleškem in francoskem jeziku, delno oziroma skoraj v celoti pa je mogoče posamezne module prilagoditi tudi za delo v slovenščini. Velik poudarek je na programskem modulu za varstvo arhivskega gradiva pri avtorjih gradiva pred samim pre- vzemom v arhiv z možnostjo integracije elektronskih podatkov in elektronskih dokumentov različnih formatov, na digitalizaciji arhivskega gradiva, dostopu do baze po- datkov preko interneta itd. Podatkovna baza deluje v jezi- ku Oracle od verzije 8.1 dalje. Podjetje ponuja tudi aplikacijo ScopeDossier , ki omo- goča vodenje pisarniškega poslovanja za ustvarjalce ar- hivskega gradiva z razvrščanjem gradiva (dokumentov in dosjejev) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov. ScopeArchiv je zasnovan kot modularni sistem, sestav- ljen iz treh glavnih modulov: • Varstvo arhivskega gradiva pred prevzemom v arhiv s skupino podatkov o avtorjih arhivskega gradiva, o njihovih pristojnostih in dejavnosti. • Strokovna obdelava arhivskega gradiva s popisova- njem najrazličnejših vrst gradiva in indeksiranjem v skladu z mednarodnimi standardi in drugimi predpisi za arhivsko popisovanje. • Uporaba arhivskega gradiva v procesu iskanja podatkov in dokumentov v intranetu in internetu, izdajanja infor- macij, potrdil in kopij dokumentov, vodenja arhivske čitalnice in evidenc o uporabi gradiva. Scope je aplikacija za vodenje arhivskega gradiva, ki upošteva mednarodne standarde ISAD(G) in ISAAR in zagotavlja širok nabor servisnih pomoči. Mag. Branko Godec ( Pošta Slovenije, d. o. o.) je pred- stavil Zunanje izvajanje elektronskega arhiviranja. Pošta Slovenije je razvila lastno aplikacijo za potrebe elektron- skega arhiviranja in pri tem zajela zahteve zakonodaje in podprla notranje procese.