OZ 2009/3

M T 113 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 3 pravil, pomen akreditacije storitve zajema in hrambe digitalnega gradiva, razmejevanje odgovornosti med naročnikom in izvajalcem ipd. • Silvij Vodopija (Priprava naročnika na uporabo storitve e-hrambe) je poudaril, da se mora za uspešno izvedbo projekta brezpapirnega poslovanja spremeniti organizacijska kultura organizacije, za kar je potrebna podpora najvišjega vodstva organizacije. Prav tako pa morajo zaposleni narediti miselni preskok in sprejeti prenovljeni sistem za upravljanje z dokumentarnim gradivom za svojega. • Polona Šorgo (Ureditev razmerij med naročnikom in izvajalcem e-hrambe) je prikazala ureditev razmerij med naročnikom in izvajalcem v okviru izvajanja storitve e-hrambe, med katerimi so najpomembnejši: • vsebina pogodbe, • opredelitev obsega storitev in kakovostna izvedba, • vloga naročnika in vloga izvajalca, • opredelitev ravni storitev, • pričakovani nivoji izvedbe, • analiza tveganj in nadzor nad izvajanjem storitve. PANEL 3: Zajem in hramba gradiva v e-obliki (moderatorka Tatjana Hajtnik) • Tatjana Hajtnik [7] (Pogled na izvajanje zajema in hrambe gradiva v e-obliki) je govorila o izkuš- njah državnega arhiva pri izvajanju določil Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) ter pri zajemu in hrambi gradiva v elektronski obliki. Predstavila je veljavne predpise s področja upravljanja z dokumentarnim gradivom in priložnosti za izboljšanje poslovanja podjetja ter po- sledično tudi prihranke. • Boris Domanjko (Izzivi dolgoročne e-hrambe – for- mati zapisa) je povedal, da je potrebna pravočasna pretvorba v tiste formate, ki se bodo čim dlje obdržali. Omenjeni so določeni kriteriji za izbiro formatov, ki temeljijo na zmanjšanju tveganja. Spregovoril je o trenutnem stanju na tem področju ter podal osnovne lastnosti formata PDF/A kot najbolj primernega for- mata za prikaz statične vsebine. • Jože Škofjanec (Notranja pravila pod lupo) je po- vedal, da od marca 2007 potekajo presoje notranjih pravil v Arhivu RS in predstavil rezultate analize tri- desetih postopkov presoje iz obdobja do konca avgu- sta 2009. Analiza obravnava strukturo vlog za presojo tako po namenu notranjih pravil kot po vlagateljih, ki prihajajo iz javnega ali zasebnega sektorja. Predstavil je tudi vsebino notranjih pravil, pri katerih je bilo ugotovljenih največ pomanjkljivosti in nepravilnosti. • Tatjana Hajtnik (Notranja pravila med teorijo in prakso) je govorila o tem, kako pristopiti k pripravi notranjih pravil, kako pridobiti njihovo potrditev s strani državnega arhiva in kako jih dokazljivo izvajati, kdo in na kakšen način mora spremljati to izvajanje ter kako se pri tem organizirati. Pri pripravi notranjih pravil je najbolj pomembno, da razumemo, kaj se pre- verja in kako to dokažemo pri preverjanju izvajanja. V sklopu tega panela je bila tudi delavnica z naslovom Javno naročanje v teoriji in praksi z informacijsko pod- poro . Neža Planinšič , Ivan Bohnec in Tatjana Mizori Zupan [8] so prikazali potek javnega naročanja s po- močjo programa iNAR – Informacijski sistem za celovito pripravo in vodenje javnih naročil. Program je sestavljen iz treh modulov: • prvi modul je namenjen predlagateljem in zbiranju naro- čil, • drugi modul se naslanja na zakonodajo, vključuje pa iz- dajo in pripravo razpisne dokumentacije, čakanje na po- nudbe, oceno in pogajanja do izbire in spremljanje revizij, • tretji modul vključuje spremljanje in podpis pogodbe. V tem programu se vsa dokumentacija dela v programu Word na podlagi narejenih predlog z vključenimi hiperpovezavami (bookmarki) in možnostjo povezave teh dokumentov s kate- rim koli dokumentnim sistemom. Pri pripravi javnega naročila je treba sprejeti vsa naročila, upoštevati, da je ocenjena vrednost tržna vrednost, izločiti nesprejemljivo ponudbo, razdeliti naročila na sklope. Skli- cevanje na blagovne znamke, proizvajalce ipd. ni dovoljeno, pogoji in merila morajo biti sorazmerni in v povezavi s pred- metom naročila. Upoštevati je treba vprašanja in odgovore v postavljenih rokih, računske napake, vzorec pogodbene kazni, finančna zavarovanja, avtorske pravice in prehodna obdobja. Predstavili so tudi nekaj novosti na področju javnega naro- čanja: a) nižje mejne vrednosti (5.000–25.000 € ali 10.000– 50.000 €), b) cena več ni pomemben dejavnik pri izbiri, c) k oddaji ponudbe se povabi 3 ponudnike, pusti pa se možnost vsem, ki se želijo prijaviti, č) dostop do dokumentov na splet- ni strani. Nato je stekla debata o javnem naročanju, kako nadzorovati potek javnih naročil, če jih je več hkrati, na kaj vse je treba biti pozoren, kako vključiti in napisati pogajanja ipd. Veliko se je debatiralo o novostih okoli cene, ki ne pomeni več 60 % ponudbe kot doslej, ampak lahko tudi 0 %, odločiti pa se je treba za ekonomsko najugodnejšo ponudbo. Takšna odločitev je bila sprejeta na podlagi dosedanjih slabih izkušenj, saj so nekateri ponudniki ponudili zelo nizke cene, nato pa so po- stavljali visoke cene za vzdrževanje.