OZ 2009/3

114 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 3 PANEL 4: Delovanje e-uprave in e-demo- kracije (moderatorki Tatjana Mizori Zupan in Maja Zupan~i~). V tem sklopu je bila delavnice z naslovom Priprava na zajem in hrambo dokumentarnega gradiva (DG) v digi- talni obliki . Stanko Čufer [1] je v uvodu povedal, da je zahtevana priprava na zajem in hrambo med večjimi pro- blemi (z ZVDAGA) pri snovanju, razvoju in vzpostavitvi projekta hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni ob- liki. Predstavil je pripravo projekta in ilustriral metodolo- ške vaje, s katerimi lahko izvedemo zahtevane aktivnosti. Postopek vključuje naslednje aktivnosti (Uredba o var- stvu dokumentarnega gradiva ter arhivih – UVDAGA): • predhodna raziskava, • analiza poslovnih aktivnosti (popis virov gradiva, priprava študije upravičenosti ali priprava študije iz- vedljivosti), • zahteve glede ustvarjanja in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, • ocena obstoječih sistemov (priprava analize tveganj in ukrepov za zmanjševanje tveganj), • načrtovanje hrambe in vzpostavitev informacijskega sistema za hrambo, • akcijski načrt aktivnosti (projektna dokumentacija za organizacijo e-hrambe in vzpostavitev IS za hrambo). PANEL 5: Informacijska varnost in neprekinje- no poslovanje (moderator Marjan Anton~i~) • MarjanAntončič (Sledljivost računalniške obdelave podatkov) je povedal, da je ključnega pomena za dolgo- ročno zagotavljanje verodostojnosti in pravne veljavnosti digitalnih dokumentov beleženje in shranjevanje zapisov na tak način, da je možno naknadno ugotavljanje, kdaj so bili računalniško obdelani zapisi zajeti, shranjeni, spremenjeni ipd. in kdo je to naredil. V zvezi s tem je podal nekaj predpisanih zahtev, vezanih na zagotavljanje sledljivosti obdelave digitalnih dokumentov in temeljne elemente praktičnega uresničevanja teh zahtev. • Aleš Lipičnik (Problem identitete na spletu) se je osre- dotočil na težave, ki se pojavljajo ob (ne)identifikaciji podjetij na spletu. Glede na to, da vedno več poslov poteka preko spleta in da spletno poslovanje postaja v gospodarstvu vse bolj pomembno, je boj proti spletnemu kriminalu vedno bolj nujen. Le-ta ne more potekati zgolj na ravni organizacij, temveč na ravni vsakega izdelovalca ali lastnika spletnih strani. • Vinko Šlibar ((Ne)upravičen dostop do podatkov – po- treba po vedenju ali “need to know”) je povedal, da se uporabniki zbirk dokumentov oz. podatkov še vedno ne zavedajo, v katerih primerih in v kakšnem obsegu je možen dostop do dokumentov in podatkov ali njihova hramba. Različni predpisi predpisujejo različne postopke varovanja dostopa in le Zakon o tajnih podatkih izrecno določa potrebo po védenju (angl. need to know ). PANEL 6: Predpisi, standardi, organizacija in ekonomika delovanja informacijskih sistemov (moderator Tomislav Iskra) • Marjan Štriker (Upravljanje načela ustavnosti in za- konitosti v delovanju uprave) je z izjemno duhovitim predavanjem, ki je spominjalo na gledališko igro, v kateri je bil sam v vlogi govorca spremnega besedila, uporabni- ka in državnega uradnika, govoril o načelih ustavnosti in zakonitosti, ki jih v naši državi še vedno premalo spoštu- jemo. Nekateri organi izdajajo podzakonske predpise, ki vsebujejo vse znake neustavnosti in nezakonitosti. Enako bi lahko označili tudi predpise, ki jih sprejema sam za- konodajni organ, pa jih državni organi ne izvršujejo (tudi na področju elektronskega poslovanja med organi in med organi in občani). • Erih Skočir (Vloga poslovnega analitika (BAP) v si- stemih za upravljanje z dokumenti) je govoril o vlogi poslovnih analitikov, ki naj bi imeli takšno znanje in izkušnje, da bi lahko izboljšali situacijo na področju do- kumentnih sistemov. Podatki, ki jih je vse več in ki so vse bolj avtomatizirani, vodstvenim strukturam še vedno ne omogočajo hitrega in pravočasnega odločanja. To vlogo naj bi v bodoče prevzeli prav poslovni analitiki. • VojkoArtač (Kakšen novosti prinaša novi standard ISO 9001:2008 – upravljanje z dokumenti v sistemu vodenja kakovosti po ISO 9001) je prikazal novosti standarda na primeru iz državne uprave. Predstavil je nekatere možno- sti povečanja učinkovitosti dokumentacijskega sistema z upoštevanjem zahtev sistema vodenja kakovosti v skladu s tem standardom. Dobre in učinkovite rešitve so pa možne le z uvajanjem učinkovite strategije vodenja, ki bo upoštevala dokumentacijo kot zelo pomemben element delovanja poslovnih procesov organizacije. OKROGLA MIZA Kriti č nost transferja dokumentarnega gradi- va iz ene oblike v drugo (moderator Miroslav Novak). V uvodu je povedal, da je eden izmed kritičnih trenutkov živ- ljenjskega cikla dokumentov transfer dokumentacije iz enega okolja v drugo. Neustrezno izveden transfer je lahko izveden že iz transferja tekoče zbirke v okolje stalne zbirke ali pozne- je iz okolja stalne zbirke v okolje pristojne arhivske ustanove. Podobno velja tudi za dokumente, ki prehajajo iz pristojne arhivske institucije v tekočo zbirko ustvarjalca. Procesne ne- pravilnosti neposredno vplivajo na konsistentnost sistema in s tem tudi na njegovo zaupanje in verodostojnost. Pri vsaki od kritičnih točk je treba rešiti tehnološko-tehnične, vsebinske,