OZ 2009/3

M T 115 ORGANIZACIJA ZNANJA 2009, LETN. 14, ZV. 3 organizacijske, kadrovske, pravne in teoretične probleme ter predpostaviti posledice nepravilne in nezadostne priprave na transfer: • priprava na transfer gradiva v elektronski oz. fizični obliki iz tekoče v stalno zbirko in obratno, • priprava na predajo arhivskega gradiva v elektronski oz. fizični obliki iz stalne zbirke v pristojno arhivsko ustanovo, • prevzem arhivskega gradiva v elektronski oz. fizični obliki v pristojno arhivsko ustanovo. Ob tem se je naslanjal na model prenosa podatkov, kjer gre za celoto dokumentacije z informacijskimi pomagali, ki jih pre- tvorimo v arhivski vsebnik (kontejner, zabojnik) po pravilu: • en vsebnik, ena iteracija transfera (klasična dokumen- tacija), • en vsebnik, x iteracij transfera (e-dokumentacija). Prikazal je model, kjer potuje gradivo za prevzem ali predajo skozi tehnično in intelektualno kontrolo, se umesti v ponorni sistem, nato pa se nad njim izvede arhivsko strokovno (ureje- valno) delo pred končno dolgoročno hrambo v e-arhivu. Jože Škofjanec je predstavil OAIS 2 funkcionalni model . Poudaril je, da je najpomembneje, kaj in kako definiramo, da bomo v prihodnosti lahko brez težav iskane podatke dobili nazaj. Stekla je diskusija o tem, da e-arhiviranje nikakor ni dol- goročna hramba. Navedli so primer: če npr. Arhiv RS predpiše način arhiviranja po neki shemi in nato preda v arhiviranje npr. Pošti, kasneje pa neki uporabnik išče zanj pomembne podatke, a jih nikakor ne najde, ker niso bili pravilno zajeti, bo Arhiv RS tisti, ki je kriv za to, in ne Pošta! Pri tem so sklenili, da je način arhiviranja po ome- njeni shemi preveč kompliciran, bil naj bi bolj odprt, je pa še bolj zaprt in kompleksen. Nato smo se dotaknili vprašanja, kakšen bo dostop do do- kumentov v bodoče. Kako bo z javnim dostopom do vsega in kako z dostopom do gradiva, ki ni vsem dostopno? Verodo- stojnost se veže na gradivo na spletu in dokumente v arhivu. Arhivarji si ne bi smeli naložiti preveč bremen, ni treba vsega zajeti v arhiv, saj gre v bodoče za nejavni dostop. Za globalno javnost je dovolj le splošno, za vse drugo so določene omejit- ve. NaArhivu RS je le verodostojen dostop do gradiva, med- tem kot je npr. na spletu na Wikipedii povsem nepooblaščen dostop. Predstavili so prioritete: • gradivo se prenese na medij, saj se z digitalizacijo ohrani, • za arhiv je pomembna zadnja verzija, ki je bila izdana (transakcije so namreč pomembne le za čas nastanka, za arhiv pa ne), • arhiv hrani vse nastajajoče zbirke, ki so potrebne za preučevanje znanosti (npr. Primož Trubar). Velik problem na področju arhiviranja je ta, da se “zgodo- vina ponavlja”. Že danes se izgubljajo podatki o nastanku prve spletne strani, prvega bloga, prve spletne trgovine itd. ZVDAGA namreč loči vsebino od pojavne oblike in zelo ščiti vsebino, pojavna oblika pa ni pomembna, kar predstavlja velik problem za arhiviranje. Ugotovitve z okrogle mize: • pred nami so izzivi, ki imajo realne možnosti za ures- ničitev, • naenkrat ni mogoče izpolniti vseh zahtev, • pomembno je, da nismo pesimisti, • prizadevati si je treba za razvoj v pravi smeri, • prava smer: na DOK_SIS so ponudniki storitev v enakem položaju kot arhivisti oz. odnos med njimi in arhivisti je enak, • ponudniki storitev so se prebili in postavili na svoje mesto kot soustvarjalci, za kar jim je treba čestitati, • Arhiv RS je uspel definirati zahteve in je tudi priprav- ljen sprejeti boljše predloge. Zaključna misel je bila: Arhiviranje je stvar celotne slo- venske nacije, njenega zavedanja in kulture! Opombe 1 CRM – Customer relationship management, HRM – Human Re- source Management, ERP – Enterprise resource planning, CMS – Content management system. 2 Open Archival Information System Spletne povezave [1] http://media-doc.si [2] http://www.mikrografija.si/ [3] http://www.mikrocop.si [4] http://www.hidra.hr [5] http://www.gama-system.si/ [6] http://www.posta.si/index.aspx [7] http://www.arhiv.gov.si/ [8] http://www.rrc.si/ Breda Emeršič