OZ 2010/1-2

78 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 1 – 2 Podjetje 360ECM [1] je v svojih prostorih v Ljubljani 23. marca 2010 organiziralo delavnico Uvedba doku- mentnih sistemov . Uvodni pozdrav je imel Andrej Žohar , ki je predstavil po- tek delavnice in podjetje. 360ECM je specializirano podjet- je za projekte s področja ECM 1 (upravljanje vsebin), kamor sodi zajem, dokumentni sistemi, obvladovanje procesov in arhiv. Vsi njihovi projekti so v skladu s priporočili organi- zacije AIIM [2], ki je mednarodna avtoriteta na področju ECM. Udeleženci smo poskušali odgovoriti, kaj si pred- stavljamo pod kratico ECM. Odgovori so vsebovali besede strategija, metode, dokumenti, orodja za dokumentiranje, arhiv, dolgoročna hramba, dostop do vsebin, poznavanje sistema ipd., nakar se je razvila debata o vsem, kar sodi zraven. Zelo zanimiv je bil podatek, da se vsak dokument v svojem življenjskem ciklu od nastanka do uničenja v povprečju fotokopira od 8-krat do 18-krat. Zaključili smo z mislijo, da ECM ni le ena tehnologija. Predavatelj nam je teoretično prikazal primere podpore procesov administraci- je (vhodne in izhodne pošte), kadrovski proces in obdelavo zahtevkov. Tomaž Besek je predstavil metode in orodja ob uvedbi dokumentnih sistemov in tehnologije MIKE2.0 Methodology (Method for an Integrated Knowledge Environment). Poudaril je, da je treba zelo dobro poznati zahteve in čim več vedeti o ECM. Prav tako je pomembno načrtovanje, kar je podkrepil s prikazom dvigovanja avtomobila iz morja. Poudaril je, da ni najmanjši strošek vedno najučinkovitejši način, temveč se pogosto izkaže, da se več vloženih sredstev in višji stroški dolgoročno izkažejo za ustreznejšo izbiro. Tehnologija MIKE2.0 Methodology zelo dobro podpira informacijske projekte v podjetju. Predavatelj je predstavil teoretično pripravljalno fazo, ki ji sledi faza implementacije (kamor sodita vsebinska in tehnična specifikacija). Pomembno je, da pred implementacijo ugotovimo, ali je bolje procese v podjetje uvajati ločeno in jih nato usklajevati ali obratno. S pomočjo MIKE2.0 Methodology so rezultati hitro vidni in zato celoviti in sklopi obvladljivi (faza implementacije traja max. 2–3 mesece). Za vse to je potreben interni marketing in komuniciranje z uporabniki. V zaključku je predstavil DELAVNICA UVEDBA DOKUMENTNIH SISTEMOV še Business Blueprint (starteška vizija), katere poslovne prednosti so predvsem finančne in ki obsega: • metodo analize stroškov (TCO) 2 (3–5 let), • povrnitev stroškov investicije (ROI) 3 (3–5 let), • notranjo stopnjo donosa (IRR) 4 (odloča, kateri projekti imajo prednost). Zoran Čadež nam je predstavil koncept analize ROI oz. izračun "pametne" investicije, ki poteka v treh korakih in ki se je brez obstoječega znanja ne da izvesti. Pri prvem koraku se glede na obstoječe stanje določi tudi cilj in področje poslovanja ter tehnološki vidik. • Ugotavljanje stanja poslovnih procesov: - potek poslovnih procesov (organizacijsko, funk- cijsko in podatkovno), - dokumentiranje poslovnih procesov (tekoče, arhiv, povezave). • Ugotavljanje obstoječega stanja informacijske infrastrukture: - programska oprema, - strojna oprema, - podpora. • Drugi pomembni podatki: - zahteve (pričakovanja) naročnika, - povezave na obstoječe sisteme in aplikacije. Pri drugem koraku gre za predlagano stanje, ki je pravzaprav analiza obstoječega stanja. • Definiranje pomanjkljivosti ozkih grl: - razvrstitev po pomembnosti, - ocena odprave po uvedbi dokumentnega sistema. • Definiranje nepotrebnih stroškov (tudi finančnih prihrankov). V tretjem koraku se analizira "pametna" investicija oz. se izdela novo stanje (model "to-be"). Gre za model poslovnih procesov s funkcijami in strukturami doi:10.3359/oz1001078 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI