OZ 2010/1-2

M T 79 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 1 – 2 prihodnjega stanja (npr. za indeksno polje moramo vedeti, kje bodo podatki, kako se bo polje povezovalo ipd.). Sledi izvedba analize ROI. 1. Definiranje nepotrebnih stroškov, kot so: - trdi prihranki (finančne koristi) – arhiviranje dokumentov, podvajanje dokumentov, kurir (prihranek letne plače) itd. - mehki prihranki (nemerljive koristi) – odziv stranki po telefonu, izguba dokumenta itd. 2. Pojav denarnih odtokov: - vrednost investicije, - novi zaposleni, - naročnina/vzdrževanje, - stroški informatizacije itd. 3. Pojav denarnih pritokov: - zmanjšani stroški, - večje poslovanje itd. Pogoj za uspešno izvedbo katerega koli pomembnega projekta in tudi za uvedbo dokumentnega sistema je popolna podpora vodstva! Prav tako pa je še pomembno: • razpoložljivost virov, • sodelovanje akterjev, • pravočasna priprava in dostava vseh določenih materialov in podatkov, • upoštevanje dogovorjenih rokov ipd. Nato je še prikazal razčlembo za izbiro najustreznejšega ponudnika. Če je pristop pravilen, je projekt uspešen. Nekateri udeleženci smo želeli, da bi nam pokazali dokumentni sistem, ki ga tržijo, vendar smo bili zelo presenečeni in razočarani, saj nam niso želeli pokazati niti kako zgleda niti kako deluje. Povedali so, da je pač njihova strategija takšna, da tega na delavnici ne pokažejo in da nas bodo po tej delavnici povabili k njim in nam takrat pokazali in razložili, kar nas bo zanimalo. Zaključna ugotovitev je bila, da je v projektu uvedbe dokumentnega sistema največji motivator zadovoljstvo uporabnikov in strank, sledi učinkovitost in s tem nižanje stroškov ter navsezadnje tudi (zakonska) varnost. Opombe 1 Enterprise content management 2 Total cost of ownership 3 Return On Investment 4 Internal Rate Of Return Spletne povezave [1] Spletna stran: http://www.360ecm.si/ [2] Spletna stran: http://www.aiim.org/ Breda Emeršič POROČILO