OZ 2010/3

M 119 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 3 Dne 13. maja je v Ljubljani na Gospodarskem razstavišču potekal forum Zajem, arhiviranje, upravljanje in hramba podatkov – ZAUH , ki ga je organiziralo podjetje Palsit, d. o. o. Plenarno predavanje z naslovom Upravljanje in hrambe digitalne dokumentacije – priložnost, urejenost, pravna varnost je imel Jože Škofljanec (Arhiv RS). V času vsakodnevne uporabe e-storitev je dokumentacija v digitalni obliki ne le prihodnost, ampak tudi že nekaj časa sedanjost in preteklost. Izkušnje nas učijo, da digitalni svet ne ponuja le priložnosti, pač pa zahteva tudi urejenost, če želimo, da nam dokumentacija zagotavlja pravno varnost. Leta 2006 je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) uvedel nekaj pomembnih instrumentov (registracija ponudnikov opreme in storitev, akreditacija strojne in programske opreme ter storitev, notranja pravila zajema in hrambe digitalnega gradiva), ki naj bi pomagali urediti razmere, povezane z zajemom, arhiviranjem, upravljanjem in hrambo dokumentacije v digitalni obliki. Ti ukrepi poenostavljajo delo uporabnikov z dokumenti. Predavanja so bila nato razdeljena v dve sekciji. PRVA SEKCIJA Tomaž Besek (360ECM, d. o. o.) je predstavil Stanje na področju celovitih sistemov za upravljanje dokumentov in vsebin (sistemi ECM 1 ) . Podjetje 360ECM je specializirano podjetje za obvladovanje najrazličnejših poslovnih vsebin in dokumentov. Zaposluje strokovnjake z dolgoletnimi izkušnjami in združuje uporabnike, proizvajalce ter uvajalce. Po rezultatih raziskave so glavni razlogi neuporabe sistemov za upravljanje vsebin: • neodgovornost in nerazumevanje informacijske tehnologije, • slaba podpora vodstva, • previsoka cena. Prav tako je na razpolago veliko enostavnih orodij, kot npr. SharePoint (22-odstotna uporaba), ki pa ne morejo nadomestiti sistemov za upravljanje vsebin, saj imajo preslabe vsebine, slabe arhive, neorganizirano poslovanje in nezadostno funkcionalnost. Tomaž Besek (360ECM, d. o. o.) je v nadaljevanju predstavil Primer obvladovanja dokumentacije iz prakse – za učinkovito podporo potrebujemo več tehnologij in ne še en otoček. Sistem za upravljanje vsebin – ECM ni le dokumentni sistem ali samostojna tehnologija, je proces, so ljudje, je skupek tehnologij, poslovnih procesov – je organizacija. Lahko bi rekli, da predstavlja strategijo, metode in orodje, ki jih uporabljamo za zajem, dostavo, shranjevanje, trajno hrambo in dostop do vsebin in dokumentov, ki so povezani z organizacijskimi procesi. Orodja in strategije omogočajo organizacijam upravljanje z nestrukturiranimi informacijami, kjer koli se že nahajajo. Predstavil je DMS – postopek najema kredita in razložil postopek skeniranja pogodbe. Prikazal je delovanje mrežnega čitalnika, hierarhijo dokumentov in zajem osebnih izkaznic, kjer sta potrebna le dva 2 klika, da se podatki avtomatizirano preberejo. Na koncu je povzel: • rešitev mora biti enostavna za končnega uporabnika, • DMS ni odgovoren za vse – nekaterim uporabnikom je lahko neviden (deluje v ozadju), • pomembna je strojna oprema. Bojan Mihelač (PERFTECH, d. o. o.) je predstavil Perftech.DDS – celovite rešitve za upravljanje procesov in dokumentov ter njihovo arhiviranje . Proizvod Perftech.DDS je plod lastnih rešitev, ki podjetjem ob uvedbi in vzdrževanju sistema kakovosti olajša in pohitri delo. Je sistem za podporo pri odločanju (analiza in modeliranje procesov, izvajanje procesov in spremljanje učinkovitosti procesov) in arhiviranju dokumentov. FORUM ZAJEM, ARHIVIRANJE, UPRAVLJANJE IN HRAMBA PODATKOV doi:10.3359/oz1003119 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI