OZ 2010/3

122 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 3 Proizvod omogoča: • dostop do e-pošte, • indeksiranje, • shranjevanje (kompresirano, kodirano), • iskanje in upravljanje. Uporabnik lahko s tem proizvodom brez težav izkoristi vse možnosti Outlooka. PineApp je zelo enostavna rešitev, omogoča veliko fleksibilnosti, enostavno namestitev in upravljanje ter uporabniško prijaznost. DRUGA SEKCIJA Tone Gazvoda (COMTECH, d. o. o.) je imel predavanje Kateri je pravi pristop za uvedbo e-poslovanja? E-poslovanje je namreč sestavni del in posledica obvladovanja procesov v e-obliki. Motivatorji podjetja za prehod na e-poslovanje so: • pomanjkanje prostora za shranjevanje dokumentov v papirni obliki, • dostop do dokumentov, ki so v arhivu, • zmanjšanje stroškov poslovanja, • pospeševanje ključnih procesov, odločanja in upravljanja v podjetju, • čim manj napora in čim manjši stroški na poti do želenega cilja. Zato je treba sprejeti odločitev, ali poiščemo podjetje, ki bo za nas opravilo storitev za prehod v e-obliko, ali sami uredimo rešitev za pretvorbo dokumentov v e-obliko, arhiviranje pa prepustimo zunanjemu izvajalcu ali pa celotno e-poslovanje vzpostavimo sami. Ugotovljeno je, da se podjetja največkrat odločijo za nakup tehnološke rešitve in ne rešitve problema, zato se pojavijo problemi, da vse rešitve niso uporabne, da vsi procesi niso zajeti, odprto pa ostane tudi vprašanje, kako rešiti skeniranje dokumentov. Prava pot pri uvajanju e-poslovanja je: • rešujemo vzroke težav in ne posledice, • probleme rešujemo z rešitvami in ne s tehnologijami, • ne lotevamo se reševanja enega samega problema, če nismo prepričani, da lahko pokrijemo vse probleme, ki jih imamo. Uvedba e-poslovanja mora biti strateška odločitev s podporo vodstva, saj kar 50 % projektov ne doseže zadanih ciljev. Za manjša podjetja velja, da se mora projekt prehoda v e-poslovanje povrniti v dveh letih. Drugo predavanje Toneta Gazvode (COMTECH, d. o. o.) je imelo naslov Sodoben način obvladovanja nabavnega procesa, ki zajema vse potrebne korake: od planiranja, potrjevanja in izdelave naročil do odobritve prejetega računa (primer dobre prakse: Mestna občina Celje). Predstavil je razlike med podjetji, ki delajo na trgu, in javno upravo. Zaradi določenih posebnosti bi za vsako skupino morali razviti drugačne aplikacije. Rešitev so samostojni moduli, ki se lahko poljubno povezujejo. Takšen proizvod je DocMan. Kot praktičen primer je izpostavil rešitev optimizacije procesa nabave v Mestni občini Celje. Razvoj projekta je potekal na ključ. Z novo rešitvijo so želeli: • poenotiti proces nabave, • zagotoviti pregled odhodkov že pred prejetim računom, v fazi načrtovanja, • pospešiti proces odločanja, zagotoviti vse potrebne podatke in dokumente za spremljanje naročila, • pravilno načrtovati stroške. Pripravili so naslednje module: • načrtovanje (samostojna aplikacija, možnost rebalansa plana), • potrditev naročila (rezultat je naročilnica), • odobritev prejetega računa (možnost avtomatizma), • ocena dobavitelja (vsake tri mesece). Aplikacija ima možnost raznih analiz in možnost pregleda realizacije. Uporabnik lahko skladno s svojimi pravicami dostopa do dokumentov, ki so v arhivu. Predavatelju se je pridružil še Sandi Merzidovšek (Mestna občina Celje), ki je še podrobneje predstavil projekt. Kot pomemben rezultat je navedel, da se sedaj uporabniki zares ukvarjajo z vsebino naročil (zahtevno spremljanje proračuna), ne pa z računi. Igor Gruber (PIA, d. o. o.) je predstavil temo Kaj je nujno potrebno za uspešno elektronsko poslovanje?. E-storitve so v zasebnem življenju samoumevne. Uporabniki smo se na njih z lahkoto navadili. V poslovnem svetu pa smo bolj previdni, čeprav obstaja široka paleta storitev: elektronsko bančništvo, povezava z javno upravo (DURS, ZPIZ, AJPES, ZZZS), elektronska pošta, izmenjava podatkov, elektronsko poslovanje znotraj podjetja. Razlogi za prepreke niso zakonski predpisi, tehnologija, strojna oprema, finance, informacijski sistemi, tveganje, varnost, ampak največkrat strah pred spremembami. POROČILO