OZ 2010/4

182 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 4 V Krajnski Gori v hotelu Larix je potekalo od 22. do 24. septembra 2010 mednarodno posvetovanje: Sistemi za upravljanje z dokumenti DOK_SIS 2010, ki ga vsako leto organizira Media.doc [1], društvo informatikov, mikrofilmarjev in dokumentalistov. V poročilu predstavljamo delavnico z naslovom Iz prakse za prakso: Uvedba brezpapirnega poslovanja na upravi Pošte Slovenije, skladnega z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Na Pošti Slovenije [2] so se na osnovi zakonskih in drugih smernic lotili prehoda s papirnega dokumentnega poslovanja na elektronsko dokumentno poslovanje in na vzpostavitev t. i. elektronske glavne pisarne (projekt INFOG – informatizacija glavne pisarne). V okviru delavnice je vodja projekta Aljaž Bratina s sodelavci predstavil potek projekta ter težave in izkušnje, s katerimi so se srečevali med projektom in v fazi dejanskega uvajanja, ki poteka postopoma. Razlog za uvedbo dokumentnega sistema na Pošti Slovenije je bila obilica dokumentov, ki jih sprejmejo v glavni sprejemni pisarni in jih razporejajo po različnih poteh do končnih prejemnikov. Ves ta življenjski cikel dokumentov na papirju je zelo težko obvladovati, saj jih je letno približno 52.000. Zato so se odločili za elektronsko podporo dokumentacije oz. za avtomatizacijo dokumentov. V začetku leta 2007 so ustanovili projektno skupino (3–5 ljudi), ki je približno 2 meseca pripravljala zagonski elaborat kot podlago za delo. Zagonski elaborat je vseboval tudi ekonomsko in stroškovno analizo, način izvedbe in pristopa, kar je vse skupaj podprlo in potrdilo tudi vodstvo podjetja. Namen projekta je bil povečanje učinkovitosti zaposlenih, pohitritev dela, obvladovanje in sledljivost dokumentov ter zmanjšanje materialnih stroškov. V projektu, ki še traja, se jim zdi zelo pomembno. da imajo popolno podporo vodstva. Naslednja 2 meseca so pripravljali popis obstoječega stanja oz. procesov po korakih (analiza, modeliranje) in načrt izboljšav. Sledilo je zbiranje informacij ponudnikov (približno 6 mesecev) in priprava projektne dokumentacije ter izbira ponudnika (približno 2 meseca). Celotnega projekta so se lotili na fazni način, kar pomeni, da procese avtomatizirajo postopoma, saj bi zaradi velikosti podjetja in prostorske razpršenosti ljudi zelo težko vse procese na vseh področjih avtomatizirali naenkrat. Pred avtomatizacijo je treba zagotoviti ustrezno strojno in programsko opremo (zmogljivi skenerji, tiskalniki in strežniki). Čeprav to predstavlja na začetku velik strošek, se kasneje izkaže, da se je investicija v strojno kot tudi v programsko opremo izplačala. Zelo pomemben pogoj pri izbiri dokumentnega sistema je njegova akreditacija pri Arhivu RS, prav zaradi varnosti pri elektronskem podpisovanju in digitalnem potrjevanju dokumentov. Pošta Slovenije se je odločila za podjetje Gama System. Izkazalo se je, da je bila odločitev pravilna, četudi se je projekt zavlekel dlje, kot so načrtovali. Ugotovili so namreč, da si je za uvajanje in vpeljavo novega sistema smiselno vzeti čas in predvideti večino težav in omejitev, kot pa takoj preiti na izvedbo in kasneje ugotavljati pomanjkljivosti in težave. Največji problem pri avtomatizaciji predstavljajo uporabniki, saj je pri njih potreben "miselni preskok". Treba jim je namreč dokazati, da je začetni strah odveč in da jim bo aplikacija olajšala in pohitrila delo, ko se je bodo navadili in jo razumeli. Ob uvedbi avtomatizacije je bilo treba spremeniti klasifikacijski načrt, saj so ugotovili, da je smiselno klasificirati dokumente in vsebino, ne pa toliko same organizacije dela. Prav tako so se lotili uničenja dokumentov v fizični obliki, saj se po ZVDAGA lahko uničijo vsi dokumenti, ki so bili digitalizirani (razen dokumenti arhivske vrednosti). Tu so naleteli na največje konflikte z uporabniki in jih je bilo treba psihološko prepričati v smiselnost sprememb. V letu 2007 še niso vedeli, da so notranja pravila nujno potrebna. Notranja pravila, povezana z akreditacijo, mora potrditi uporabnik. Akreditacija ni obvezna, če pa gre za digitalno potrjevanje in elektronsko podpisovanje uradnih dokumentov, je pravila treba potrditi pri Arhivu RS. Za pripravo notranjih pravil so najeli zunanjega svetovalca, DELAVNICA DOK_SIS 2010 doi:10.3359/oz1004182 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI