OZ 2010/4

M T 183 ORGANIZACIJA ZNANJA 2010, LETN. 15, ZV. 4 saj nekdo "od zunaj" stvari laže izpelje dovolj strokovno in neprizadeto. To se je danes izkazalo kot pravilna odločitev, trajalo pa je skoraj 2 leti. Ker projektna skupina šteje le 3–5 ljudi, je bilo nemogoče, da bi sami testirali sistem in usposobili vse končne uporabnike (okoli 200). Za to nalogo so določili ključne osebe v sektorjih, ki so računalniško pismeni. Za pripravo uporabniških navodil so ustanovili skupino treh ljudi s popolnoma različnih področij in različnim predznanjem (študent informatike, strokovni sodelavec z dobrim poznavanjem procesov dela in strokovna sodelavka, ki ne pozna procesov dela, je pa zelo natančna), ki so pripravili več različnih navodil za različne vloge uporabnikov. Čeprav jim je priprava vzela kar nekaj časa (približno1 mesec), so s takim pristopom pripravili dovolj strokovna, uporabniško prijazna in enostavna interna navodila. Testiranje je trajalo 3 mesece. Zajeti je bilo treba 5 dokumentov na dan in jih poslati skozi dokumentni sistem (vzporedno je še vedno potekala papirna obdelava). Žal se je to izkazalo kot neuspešno, saj so ljudje še vedno delali in razmišljali "po starem" in ko so imeli papirni dokument v roki, jih digitalni več ni zanimal. Navodila za testiranje so jim bila dosegljiva na spletu (zaradi prihranka stroškov tiskanja), uporabniki so bili spet nezadovoljni (raje bi jih imeli natisnjena "po starem"). Tu se ponovno kaže, kako pomembna je psihologija človeka, kako se nekateri ljudje na začetku novosti ustrašijo, se jih otepajo in ne želijo, poleg svojega rednega dela, opravljati še dodatnega dela, ker se ne zavedajo, da jim bodo novitete v prihodnje delo olajšale in pohitrile. Razumeti je treba tudi razlike v starosti in izobrazbi ljudi in k uporabnikom pristopiti na primeren način. Po testni uporabi sistema se je izkazalo, da različni uporabniki želijo različne nastavitve vmesnika. Pojavila se je dilema, ali je smiselno nastavitve določiti univerzalno ali pustiti možnost lastnih nastavitev. Vse te dileme, težave, nestrinjanja, različne poglede in mnenja so zabeležili in se reševanja lotili skupaj s ponudnikom dokumentnega sistema. Ugotovili so, da je bil poseg v delovni tok prevelik in da so bile rešitve premalo fleksibilne. Z odličnim sodelovanjem in razumevanjem strokovnjakov iz Gama System so se v Pošti Slovenije odločili za posodobitev aplikacije. Pripravili so 45 strani dolgo dokumentacijo za dopolnitev oz. prilagoditev aplikacije njihovim specifičnim potrebam. Čeprav so jim reševanje težav po testiranju, dogovori za posodobitev in sama posodobitev aplikacije vzeli veliko časa (približno 3 mesece) in se je zato projekt zavlekel bolj, kot so pričakovali, so ugotovili, da se ekonomsko izplača. Bistvene spremembe bodo: • uporabnikom prijaznejše oblikovanje, • večji poudarek na toku dokumenta in ne toliko na razdelilnem seznamu, • poudarek na dostopnejšem prikazu informacij o dokumentu, • poenostavitev usmerjanja pošte, • paketno tiskanje in pošiljanje, • poudarek na elektronskih podpisnikih dokumentov. Prav pri digitalnem potrjevanju in elektronskem podpisovanju so spet izpostavili problem, da se ljudje ne zavedajo, da je to popolnoma enakovredno štampiljki in lastnoročnemu podpisu papirnega dokumenta. Poudaril je, da pri tem ne velja popuščati uporabnikom in da se ljudje morajo navaditi na novosti na tem področju. V zaključku je izpostavil priporočila za uvedbo avtomatizacije dokumentnega poslovanja. 1. Področje kadrov: • treba je upoštevati različno starost, izobrazbeno strukturo in informacijsko pismenost uporabnikov, • potreben psihološki pristop in postopno uvajanje uporabnikov. 2. Področje programskih rešitev: • treba je izbrati in prilagoditi aplikacijo, tako da drastično ne posega v delovni tok (raje naj se aplikacija prilagaja delovnemu toku), • izvajalec mora biti fleksibilen in dovzeten za predloge uporabnikov, • rešitev naj bo čim bolj podobna okolju Windows (v smislu izgleda), • ne se izogibati logiki delovanja Outlooka (v smislu dobivanja obvestil o prejetem opravilu v aplikaciji v Outlook). Projekt praktično poteka še danes. Zaenkrat poslujejo papirno in digitalno vzporedno. Šele po vzporedni uporabi bodo prešli le na digitalno poslovanje. Načrtujejo, da bodo v letu 2011 uspeli narediti popoln prehod (to vključuje približno 200 dosedanjih uporabnikov in približno 100 uporabnikov v preostalih poslovnih enotah). Spletne povezave • http://www.media-doc.si • http://www.posta.si • http://www.gama-system.si Breda Emeršič POROČILO