OZ 2011/3

96 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 Na Gospodarskem razstavišču v Ljubljani je 12. maja 2011 potekal forum Zajem, arhiviranje, upravljanje in hramba podatkov – ZAUH , ki ga je organiziralo podjetje Palsit. Plenarno predavanje z naslovom Smo 5 let po uveljavitvi ZVDAGA in ob sprejetju ETZ 2.0 z doseženim lahko zadovoljni? je imel Marjan Antončič [1]. V uvodu je povedal nekaj o ciljih in rezultatih zakona ZVDAGA 1 v zvezi z e-gradivom in predstavil stanje registracij, akreditacij in potrjenih notranjih pravil. Predstavil je predlog novele ZVDAGA, ki je bil posredovan v javno obravnavo 22. 10. 2010: • dopolnitev sedanje ureditve varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki, kot posledica tehnološkega razvoja in razvoja arhivistike, ter • reorganizacija javne arhivske službe ter združitev dosedanjih arhivov v državni arhiv. Nato je predstavil ETZ 2 2.0, novelirane leta 2010, sprejete 6. aprila 2011 in veljavne od objave na spletni strani ARS (7. aprila 2011). Spremembe so bile potrebne zaradi tehnološkega napredka in določenih spoznanj pri izvajanju varstva gradiva v digitalni obliki glede: • obsega varstva gradiva, • pristojnosti ARS 3 v okviru reguliranja, organiziranja in nadziranja sistema e-hrambe, • zavezancev za sprejetje in potrditev notranjih pravil (zavezanci so javnopravne osebe, zasebnim je ta odločitev prepuščena), • smotrnosti instituta "vzorčnih notranjih pravil", • načina dokazovanja avtentičnosti in celovitosti digitalnega gradiva, • pojmovnika (uporaba pojmov: zajem, uvoz, vnos, ki se površno uporabljajo), • prehodnega obdobja za uveljavitev novih določb zakona. Bistvo ETZ 2.0 je, da se je zmanjšalo število zahtev od 470 v ETZ 1.0 na 129 v II. delu in 146 v III. delu ETZ 2.0 (glavni del je na področju programske opreme), kar je podlaga MOREQ2 [2]. Predavanja so bila nato razdeljena v dve sekciji. PRVA SEKCIJA Prvo predavanje z naslovom Ali je lahko uvajanje dokumentnega sistema enostavno, hitro in cenovno dostopno? oziroma Dokumentni sistem v dveh dneh je imel Andrej Žohar iz podjetja 360 ECM [3]. Podjetja si želijo hitre in poceni rešitve, ki so kljub vsemu celovite in koristne ter enostavne za uporabo. V podjetju so pripravili rešitev z aplikacijo Boa (Back Office Assistant), primerno za vse, ki iščejo hitro in učinkovito rešitev za vpeljavo dokumentnega sistema. Dokumentni sistem Boa je: • hiter (samo dva dni za zagon rešitev), • celovit (celovita podpora glavnih poslovnih procesov), • enostaven (enostavna uporaba, prijazen uporabniški vmesnik, enostavno prilagajanje), • cenovno ugoden (investicija le od 2000 EUR dalje, povrnitev investicije prej kot v 6 mesecih). Lastnosti dokumentnega sistema Boa so: • podpiranje vhodne in izhodne pošte, potrjevanje računov, arhiv, potrjevanje pogodb, arhiv splošnih dokumentov, dosje – virtualna mapa za združevanje različnih vrst dokumentov, • sledljivost dokumentov po procesih (poudarek je na procesih, ne samo na arhivu), • fleksibilnost in prilagodljivost (sprotno določanje vlog, prilagoditve modela), • predvideva čim več podrobnosti, • zagotavlja dostop od kjer koli (preko prenosnika, pametnega telefona, iPada). Predstavil je praktično rešitev uporabniškega vmesnika za upravljanje z računi. FORUM ZAJEM, ARHIVIRANJE, UPRAVLJANJE IN HRAMBA PODATKOV doi:10.3359/oz1103096 1.25: DRUGI ČLANKI ALI SESTAVKI