OZ 2011/3

98 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 Predstavila sta probleme pri vodenju računov, recimo oteženo potrjevanje in podvajanje dokumentov. V podjetju Tetrada so našli rešitev, in sicer so uvedli dokumentni sistem, ki zajema evidentiranje dokumentov, distribucijo – obvladovanje dokumentov in arhiviranje dokumentov. Uvajanja nove rešitve je potekalo v naslednjih fazah: • testiranje, • predlogi za izboljšave in dograditev, • izboljšanje aplikacije, • končna eksploatacija. Predstavljen je bil tudi proces elektronske odobritve računa in enostavnost uporabe programske opreme ter možnosti dostopa do želenih pregledov in izpisov. Vse dokumente že na začetku pretvorijo v elektronsko obliko in s tem preprečijo izgubo. Mesečni, konstantni računi se lahko odobrijo samodejno, če so izpolnjeni vsi pogoji. Tako se čas za potrjevanje ponavljajočih se računov ne izgublja več. Zagotovljena je sledljivost in v vsakem trenutku je razvidno, pri kom je račun in koliko časa porabi posamezni uporabnik za odobritev ali zavrnitev. Razvidna je tudi pregledna statistika. Računi se arhivirajo samodejno v ustrezne mape in so s tem na voljo različnim oddelkom pod različnimi pogoji. Sledilo je predavanje Tadeja Drmaža , podjetje Mikrocop [7], z naslovom Upravljanje dokumentov in procesov v zasebnem oblaku . Govoril je o aplikacijah v oblakih, kar bo po napovedih prevladujoča oblika v prihodnosti. Oblak za poslovne namene ima le eno slabost, to je varnost, medtem ko ima prednosti več: • nižji stroški programske in strojne opreme, • nižji stroški dela, • plačevanje po dejanski porabi, • prilagodljivost in razširljivost, • zanesljivost. Slabosti oblaka za zasebne namene so: lokacija podatkov in dokumentov, lokalna zakonodaja ter fizična oblast nad podatki, medtem ko so prednost naslednje: • zaupanje v ponudnika storitve, • lokacija, • nadzor delovanja, • odgovornost. Trenutno je to najbolj razširjeno v ZDA, širilo pa se bo še na preostale dele sveta, predvsem na Kitajsko, kar pa bo, po predvidevanjih strokovnjakov, predstavljalo velik problem, saj je tržišče veliko in precej nezanesljivo. V Mikrocopu imajo: • sistem Arhiviraj.si, ki so ga začeli razvijati že leta 2004, dejanski razvoj pa je potekal do leta 2011 (zaenkrat locirano v Ljubljani in še na dveh drugih lokacijah v Sloveniji), • sistem Brezpapirja.si , ki je še v fazi razvoja in priprav. V sistemu Arhiviraj.si gre za zakonsko skladno hrambo vseh dokumentov organizacije na enem mestu. Arhitektura omogoča: • uporabo grafičnega vmesnika (spletni brskalnik), • neposredne integracije z naročnikovimi zalednimi sistemi, • neposredno administriranje sistema. V sistemu Brezpapirja.si gre za informacijsko podporo pri izvajanju različnih poslovnih procesov. Obveščanje uporabnikov zajema: • uporabo storitve v oblaku, • enostavno modeliranje poslovnih procesov, • enostaven grafični vmesnik, • zakonsko skladno hrambo dokumentov z beleženjem revizijske sledi. Težave pri uvajanju informacijske podpore procesov v oblaku so: • načrtovanje procesov od začetka, • dostop do izkušenj organizacij, ki so procese že definirale, • nabor že obstoječih procesov, • poslovna skrivnost bistvenih poslovnih procesov. Prednost skupnosti Brezpapirja.si so krajši čas informacijske podpore in nižji stroški uvedbe. Zadnje predavanje z naslovom: Elektronsko brezpapirno računovodstvo, dosegljivo tudi za srednja in mala podjetja v okviru prve sekcije je imela Marija Tomc Muc iz podjetja Biro Bonus [8] . Predstavila je: • sodobne metode računovodstva za mala in srednje velika podjetja ter delovanje njihovega računovodskega servisa, • kratek pregled razvoja sodelovanja računovodij in razvijalcev informacijske opreme in POROČILO