OZ 2011/3

M T 109 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 digitalizacije arhivskega gradiva. Gradivo na papirju iz fondov, ki jih vodi Državni arhiv, je sedaj na voljo tudi v digitalni obliki. Sistem SIUSA (Standardiziran informacijski sistem za arhivsko obdelavo) opisuje fonde, vzdrževane na lokalnem nivoju, sistem SIAS (Informacijski sistem Državnega arhiva) pa omogoča dostop do podatkovne baze, ki jo vodi Državni arhiv. Od leta 2009 so najpomembnejši metapodatki Vodnika, SUISA in SIAS združeni v SAN (Nacionalni arhivski sistem). Sistem SAN združuje državni arhiv ter regionalne, lokalne in privatne arhive. 3 Ljubomir Trajkovski (Independent GRC Consultant, Makedonija) je predstavil prispevek Do you love Brahms (Records Management Standards) . Predstavil je potrebo po vključevanju standardov v procese upravljanja z dokumenti. Standardi podpirajo oziroma nudijo pomoč pri upravljanju zapisov v vseh formatih, izboljšujejo funkcionalnost in kompleksnost elektronskih zapisov, izboljšujejo varnost pri zaupnosti zapisov, nudijo dolgoročno dostopnost do elektronskih zapisov. Razvoj ali nastanek standardov poteka po predpisanem postopku: • izražene so potrebe po novem standardu (kupci, stranke, strokovna združenja), • cilji, rezultati in viri so določeni, • projekt potrdi ali zavrne nadzorni organ, • projektna skupina ali komite je izbran za projekt, • skupina razvije osnutek dokumenta, • takšen osnutek pregleda javnost in poda pripombe, • pripombe potrdi projektna skupina, • dokument je pripravljen (dokumentacija za odobritev priložena) in izdan, • dokument se periodično pregleduje (spremembe, popravki, nove verzije) ali ukine, če ni več potreben. Predstavil je tudi nekaj najpomembnejših standardov za upravljanje z zapisi (angl. records management ), ki jih uporabljajo pri svojem delu: • ISO/TR 13028:2010, Information and documentation (I&D) – Implementation guidelines for digitalization of Records, • ISO 15489-1:2001 – Records management – Part 2: Guidelines, • ISO 32000-1:2008, DM – Portable document format – Part 1: PDF 1.7, • ISO/TR 26122:2008 – Work process analysis for records, • ISO 16175 – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, • ISO 15489 Records management – "The Bible of Record Management", • MoReq2. Dr. Miroslav Novak (Pokrajinski arhiv Maribor) je predstavil prispevek Arhivski in dokumentacijski profili zaposlenih v informacijski dobi . Glede na informacijsko dobo ter hiter tehnološki razvoj na tem področju so se pojavile potrebe po novih oz. spremenjenih poklicnih profilih. V fazi preoblikovanja sta tudi profila dokumentalistov in arhivistov. Oba poklica se prilagajata novim nalogam v tehnološko dinamičnem okolju. Avtor v prispevku podrobno opredeli dejavnosti s področja dokumentalistke in arhivistike. Iz posodobljene dejavnosti se razvijeta dva nova profila: specialist za dokumentologijo in arhivologijo. Profil dokumentalista je razvojno gledano izšel iz uradnika, ki je skrbel za odložene spise. Iz tega profila se razvije dokumentarist, ki upravlja dokumente ob upoštevanju zakonodaje. Še en nov profil se razvije, in to je dokumentolog. Ta pa je zadolžen za predajo arhivskega gradiva v pristojno arhivsko ustanovo. Profil arhivist predstavlja skrbnika dokumentacije in raziskovalca preteklosti – zgodovinarja. Iz tega profila se je razvil strokovni profil arhivist- informatik, ki vodi postopke elektronskega arhiviranja. Tudi na tem področju se razvije še en nov profil, ki se ukvarja s teoretičnimi problemi obstoječih rešitev arhiviranja, razvojem novih metod, arhivskih strokovnih postopkov – arhivolog. Avtor opozori, da bo prepozna ali neustrezna uskladitev del in nalog posameznih poklicnih profilov v arhivski stroki prinesla nepopravljivo škodo pri delu z arhivskim gradivom. Mag. Edna Karadža (Bosna in Hercegovina) je v prispevku E-sodelovanje: pobude za odprti dostop do podatkov predstavila projekt E-sodelovanje, ki omogoča uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije vsem državljanom v povezavah eden z drugim ter s svojimi izvoljenimi predstavniki. V mnogih državah že raziskujejo, kako je uporaba novih tehnologij v raziskovalne namene postala uporabna v vladnih krogih. Pobude za odprti dostop do podatkov je eden od načinov pristopa do javnosti, kar oblikuje bolj transparentno, kooperativno vlado. Odprti dostop do podatkov pomeni več razvoja inovativnih idej in to se odraža v večji učinkovitosti vlade in večjem zadovoljstvu državljanov. Jan Heisler (Češka republika) je v prispevku IT projekt leta v Češki republiki predstavil tekmovanje za projekt IT leta (ustanovitev komiteja, posodobitev pravil prejšnjega leta, razglasitev začetka tekmovanja, komuniciranje s tekmovalci, objava informacij o zmagovalnem projektu (prva in druga evalvacija, razglasitev zmagovalca), zgodovino tekmovanja in zmagovalce zadnjih treh let). Na tekmovanje za projekt IT leta vsi udeleženci pošljejo rešitve za posamezna področja (funkcionalni modeli za poslovne in administrativne dejavnosti), med temi pa se POROČILO