OZ 2011/3

110 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 najboljši profesionalni projekt IT v državi. To se odraža v boljši kvaliteti in rešitvah problemov. Petr Kuchař (Češka republika) je v prispevku Elektronsko izdajanje računov in ISDOC predstavil ISDOC, elektronski format za račune, ki je bil kreiran kot rešitev za izdajanje računov v širokem obsegu uporabe od podjetij do vladnih služb. Najpomembnejša prednost tega sistema je, da je izdelan za komuniciranje med izdajateljem in prejemnikom računa brez posrednikov. To zmanjša stroške transakcij in naredi rešitve dostopne za vsakogar. Druga prednost je, da so vsi objekti definirani po pravilih XSD. ISDOC je odprti format, objavljen na spletu. ISDOC je preprosta datoteka XML z elektronskim podpisom (ima končnico .isdoc ali .isdocx, če ima račun še prilogo). Naslednja verzija ISDOC bo verjetno podpirala naročila in dobavnice. Dr. Peter Pavel Klasinc (Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Univerze v Mariboru – CIMRS in Mednarodni inštitut arhivskih znanosti Trst/Italija – Maribor/Slovenija) je v prispevku Nekatera področja arhivskih znanosti in njihova uporaba pri ustvarjalcih in poslovanju z dokumenti najprej opozoril na nekatere definicije in opredelitve v znanstvenoraziskovalnem delu na področju arhivskih znanosti v prejšnjem letu. Predstavil je znanje in napotke, ki naj jih arhivisti iz pristojnih arhivov prenesejo do ustvarjalcev gradiva in do tistih, ki poslujejo z dokumenti. Nekatere smernice so opredeljene v znanstvenoraziskovalnem delu in aktivnosti arhivov. Delovna opravila, ki so predpisana v arhivskih zakonih in jih arhivisti iz pristojnih arhivov izvajajo na terenu pri ustvarjalcih, so povezana z upravljanjem dokumentov. Razdelimo jih lahko na nekaj stopenj ali delovnih področij: sodelovanje pri vrednotenju, odbiranju, reševanju tehničnih vprašanj, postopkih poslovanja z gradivom in organizaciji predaje arhivskega gradiva v pristojni arhiv. Seveda pa arhivski strokovni delavci in dokumentalisti nikakor ne smejo pozabiti na izobraževanje. Avtor je tudi poudaril, da si je treba prizadevati za samostojni študij arhivistike kot znanstvene vede, hkrati s tem pa tudi voditi postopke akreditacije študija druge stopnje v okviru Evropskega središča Maribor. Dejan Blatnik (Gama System) je v prispevku Intuitiven in enostaven zajem preprečuje vstop papirja v organizacijo predstavil nov evolucijski cikel na področju zajema dokumentov, ki prinaša bolj prijazno izkušnjo za uporabnika. Predstavil je strojno in programsko opremo za zajem podatkov, ki se imenuje Simple Scan. To je inovativen izdelek na področju industrijskega dizajna in idejni presežek na področju razvoja informacijske podpore za zajem dokumentov (laser, LED tehnologija, kamera). Naprava tehta samo 700 g, zajema pa dokumente do formata A4. Omogoča kontekstni zajem. Le-ta sloni na integriranem sistemu programske in strojne opreme z obstoječim informacijskim sistemom, ki se uporablja na prodajnih ali sprejemnih mestih. Cilj te naprave je znižanje stroškov zajema na sprejemnih in prodajnih mestih v javni upravi, ministrstvih, bankah, zavarovalnicah, šolstvu, zdravstvu, pri ponudnikih e-komunikacij. Bistvo takšnega kontekstnega obvladovanja dokumentov pa je, da rešitev omogoča zajem vhodnih in tudi izhodnih dokumentov z eno samo tehnološko rešitvijo. Jovan P. Popović (Srbija) se je predstavil s prispevkom Arhivski dokument kot dokazno sredstvo v upravno- administrativnem, računovodskem in sodnem postopku . Vloga arhivov je v demokratičnih procesih večplastna in se odraža v zgodovinski vrednosti raziskanih informacij. Hkrati pa se ob raziskavah mora upoštevati zaupnost osebnih podatkov. Arhivska dejavnost se prepleta od kulture, znanosti, zgodovine do gospodarstva in je pomembno povezana tudi s pravom, ki je regulator vseh dejavnosti. Da bi se zaščitilo arhivsko gradivo, je nujno potrebna arhivska zakonodaja. Arhivistika je samostojna veda, ki proučuje arhivsko teorijo in prakso, arhivsko tehniko, zakonodajo in zgodovino arhivov. Arhivski dokumenti zagotavljajo državljanom informacije in pravice za znanstvene, izobraževalne in poslovne raziskave ter za osebne in administrativne potrebe. Vse to pa mora biti regulirano z ustrezno zakonodajo. Vsak overjen dokument iz arhiva ima tudi dokazno moč v sodnem postopku ter drugih ustanovah. Almira Alibašić (Zgodovinski arhiv Sarajevo, Bosna in Hercegovina) je v prispevku Informatizacija arhivov v Bosni in Hercegovini – poročilo o napredku govorila o tem, kako informatizacija arhivov omogoča večjo dostopnost zgodovinskih virov širšemu krogu ljudi, pri tem pa se gradivo ne more poškodovati. Informatizacija je v Bosni in Hercegovini zamujala zaradi številnih vzrokov. Eden od razlogov je bilo tudi pomanjkanje finančnih sredstev, s čimer so se, poleg politične nestabilnosti, soočali njihovi arhivi. Kljub tem težavam je bil narejen napredek pri uvajanju arhivskih standardov. Hkrati s tem so bili prisiljeni v informatizacijo procesov. Iniciativo je prevzelo Arhivsko združenje Bosne in Hercegovine. Predstavljena jim je bila programska oprema, specializirana za arhive. Sledilo je postopno delo za informatizirano vodenje arhivskega gradiva. Lani so na mednarodnem simpoziju v Sarajevu (pod pokroviteljstvom SEEDI – South-Eastern European Digitalization Initiative) že lahko predstavili prve rezultate. Ustanovljeno je bilo tudi Udruženje za digitalizaciju i informatizaciju kulturne baštine 4 za pomoč pri realizaciji takšnih projektov. POROČILO