OZ 2011/3

M T 111 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 DRUGI DAN Sistemi za upravljanje z dokumenti Mag. Marijan Štriker (Zavod za razvoj upravne znanosti) je predstavil prispevek Dosje. Beseda dosje je zelo razširjena v novinarstvu, kjer ima bolj ali manj politični pridih. V praksi obstajata dve vrsti dosjejev: dokumenti, ki so dosjeji že sami po sebi, ali pa dokumenti, za katere se referent osebno odloči, da bodo dosje. Avtor ugotavlja, da je Uredba o upravnem poslovanju na področju dokumentarnega gradiva s svojimi določili že postala zastarela in neuporabna. V praksi je tudi ugotovljeno, da načrt klasifikacijskih znakov na posameznih področjih dela povzroča nepreglednost, na posameznih področjih pa je celo neuporaben. Uredba opredeljuje dosje različno glede na zgodovinski okvir, pri čemer vsa določila uredbe o ravnanju z dokumenti niso primerna za dosje. Citirano uredbo bi bilo treba spremeniti skladno s spremenjenimi določbami o klasifikacijskem načrtu in tudi dosjeju. Lejla Gušmirović in Matjaž Muhič (Agenda) sta predstavila Desetletje in pol odprtokodnih tehnologij in odprtih standardov v Sloveniji . V njihovem podjetju Agenda, ki je edini partner Alfresco Enterprise v Sloveniji, pri oblikovanju rešitev za naročnike izkoriščajo nesporne prednosti odprte kode in s pomočjo najboljših tehnologij in programskih rešitev ustvarjajo optimalno dodano vrednost za uporabnika. Matjaž Muhič pa je predstavil partnersko podjetje Alfresco in njihov proizvod ECM (Enterprise Content Management). Alfresco ECM je vodilna odprtokodna rešitev za upravljanje dokumentov in zapisov in predstavlja robustni okvir za razvoj informacijskega sistema za e-poslovanje, brezpapirno poslovanje in digitalizacijo poslovnih procesov v sodobnih podjetjih. Glavna področja sistema ECM so: • upravljanje z dokumenti – zajem, izmenjava in shranjevanje vsebin; • upravljanje s spletnimi vsebinami; • upravljanje z zapisi – upravljanje, hramba in usklajevanje dokumentov in zapisov; • sodelovanje pri upravljanju z vsebinami; • vsebina kot storitev z najbolj razširljive vsebinske zbirke v Javi. Robert Kristanc (SRC) je predstavil prispevek Dokumentni sistemi prihodnosti . Sodobni dokumentni sistemi se soočajo s krizo uporabnosti, saj pogosto organizacija dela s temi sistemi sloni na popolni preslikavi navadnega dokumentnega poslovanja v računalniško obdelavo. Žal včasih nehote sledimo takšni preslikavi. Rezultat je takšen, kot da bi urejevalnik besedil uporabljali natanko tako, kot se je uporabljal pisalni stroj. To pa ni smiselno. Tehnologijo je treba izrabiti do kraja, če želimo od nje kakršen koli napredek. Dokumentnim sistemom bolj kot tehnologija manjkajo ljudje, ki bodo sposobni zapovedati, kako naj se programska oprema uporablja, da bo postala relevanten vir informacij. Blagica Andreeva (Ministrstvo za Informacijsko družbo in administracijo, Makedonija) je predstavila Razvoj sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov v Republiki Makedoniji . Reforme in modernizacija javne administracije je bila določena kot ena najpomembnejših prioritet sedanje vlade Republike Makedonije. Elektronski sistemi za upravljanje dokumentov v javnih institucijah so korak k cilju. Sedaj je trenutno v postopku koncept centralne administracije (ministrstva, sekretariati). Toda tehnologije, ki jih srečujejo državljani v poslovnem in privatnem življenju, morajo tudi v delovanju državnih institucij dajati rezultate. Glede na razpoložljive vire je Ministrstvo za Informacijsko družbo in administracijo (MISA) izvedlo integracijo in dopolnilo plan za projekte elektronske izmenjave e-dokumentov, e-storitve v državnih institucijah. Kot orodje za analizo in vrednotenje projektov IT so izbrali Value Assessment Tool. Boštjan Gaberc (Mikrografija) je v prispevku Potrjevanje računov od kjer koli in kadar koli govoril o potrjevanju računov kot o procesu v podjetju, ki močno vpliva na zaposlene, kljub temu da ne predstavlja jedra poslovanja. Sam proces je omejen časovno in kadrovsko, saj na eni strani nanj vpliva zakonodaja, na drugi časovna zasedenost odgovornih oseb, ki račune potrjujejo. Avtor je predstavil izkušnje z uvedbo rešitve eRačun. Gre za elektronsko potrjevanje računov, ki prinaša številne prednosti, kot so časovno skrajšanje procesa in možnost potrjevanja računov tudi zunaj pisarne, preko spletnega vmesnika, integracija z informacijskimi sistemi. Posebej je predstavil možnosti oddaljenega potrjevanja računov preko spletnega vmesnika ali spletne aplikacije z uporabniškim imenom, geslom in digitalnim potrdilom. Janko Štefančič (Genis) je predstavil prispevek Mobilna pisarna – kjer koli in kadar koli . Pojav multimedijskih tabličnih računalnikov predstavlja nov mejnik pri enostavni uporabi in dostopnosti storitev IT od kjer koli in kadar koli. V zadnjem letu se je uporaba razširila v poslovni svet, kjer pa se čuti pomanjkanje pravih namenskih aplikacij. V podjetju Genis so na podlagi dolgoletnih izkušenj in znanja razvili prototip proizvoda Mobilna pisarna, ki omogoča izvajanje postopkov na terenu za policijo, zdravstvo, zavarovalništvo, pravosodje ... Zaposleni, ki opravljajo delo na terenu, POROČILO