OZ 2011/3

114 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 S tem je nastala nova oblika notranjih pravil, to so t. i. vzorčna notranja pravila. Ta pravila so primerna za tiste, ki poslujejo enako ali zelo podobno, saj je treba vzorčna notranja pravila prevzeti v celoti. Vsebino notranjih pravil določata ZVDAGA 7 in UVDAG. 8 Podrobneje so poslovni, organizacijski in tehnološki pogoji za izpolnjevanje ZVDAGA in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov opredeljeni z ETZ. 9 Vsebino notranjih pravil je mogoče razdeliti na štiri večje strukturne sklope: • splošne določbe o notranjih pravilih in dokumentaciji, • določbe o notranji organizaciji ter vlogah, pooblastilih in usposobljenosti osebja, • določbe o informacijski opremi in infrastrukturi, njenem upravljanju in informacijski varnosti, • določbe o upravljanju gradiva. Nova različica ETZ 2.0 je pripravljena tako, da so poglavja vsebinsko zaokrožena in zahteve usmerjene k posameznim skupinam uporabnikom – organizacijam (javnopravne osebe, ponudniki opreme oz. storitev, zasebnopravne osebe), hkrati pa po vsebini zaključene glede na svoj namen (npr. na pripravo notranjih pravil, akreditacijo opreme oz. storitev). ETZ 2.0 je oblikovan v tri vsebinsko ločene sklope: 1. Uvodna poglavja in priloge Razloženi so tehnološki problemi, povezani z elektronsko hrambo in elektronskim arhiviranjem, opisane so obveznosti ponudnikov opreme in storitev za najem in e-hrambo ter spremljevalnih storitev. Opisane so tudi pravne podlage za sprejetje ETZ in pravni učinki. 2. Enotne tehnološke zahteve za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki Obsega notranja pravila in organizacijo, zajem in e-hrambo ter spremljevalne storitve, informacijsko varnost, informacijsko opremo in infrastrukturo, zunanje izvajalce. 3. Dodatne enotne tehnološke zahteve za ponudnike, strojno in programsko opremo ter storitve V ta del so vključene zahteve za ponudnike opreme in storitev oz. za samo strojno in programsko opremo ter se nanašajo na postopke akreditacije opreme in storitev. Poglavitne razlike me ETZ 1.0 in ETZ 2.0 so: 1. ni ločenih kontrolnih seznamov, ki so dopolnjevali ETZ 1.0, 2. jasnejše razlikovanje med zahtevami, ki so naslovljene na različne vrste zavezancev, 3. manjše število zahtev. Prenovljena in vsebinsko dopolnjena različica ETZ 2.0 je bila potrebna zaradi številnih sprememb na področju upravljanja dokumentarnega gradiva, ki so se zgodile med letoma 2006 in 2011. Poseben poudarek daje ETZ 2.0 avdio- in videozapisom, filmu, podatkovnim zbirkam in evidencam, e-pošti in spletnim stranem, ki do sedaj niso bili opredeljeni. Predpisi s področja arhivske dejavnosti v Sloveniji so objavljeni na spletu. 10 Delavnica Po{te Slovenije Silvij Vodopija iz Pošte Slovenije (v nadaljevanju: PS) je vodil delavnico, ki je bila razdeljena v dva dela. 1. del delavnice – Uporaba spletnega vmesnika akreditirane storitve E-Arhiv PS Spletni vmesnik akreditirane storitve E-Arhiv PS je namenjen administriranju in upravljanju z dokumenti. S pogodbo se določijo pravice administratorja, le-ta pa lahko nato sam določa pravice uporabnikov in upravlja z vso drugo administracijo. Naročnik je pri oddaji digitalnega gradiva v e-hrambo odgovoren, da poskrbi za: • avtentičnost in celovitost poslanega gradiva, • dostop le pooblaščenih oseb, • ustrezno klasifikacijo digitalnega gradiva, • način pošiljanja, ki je urejen s pogodbo, • preverjanje uspešnosti pošiljanja, • kontaktiranje izvajalca ob morebitnih težavah. Izvajalec pa je odgovoren, da poskrbi za: • enostavno povezljivost z naročnikovim informacijskim sistemom, • časovni žig na vsakem dokumentu, • avtentičnost dolgoročne hrambe, • časovno žigosanje revizijskih sledi, • razpoložljivost in dostopnost 24/7, • sistem neprekinjenega poslovanja, • okrevanje po katastrofi. Nato je na praktičnih primerih prikazal upravljanje z dokumentacijo: • popolna sledljivost, tako s strani administratorja, kot s strani uporabnika, • enostavno in hitro iskanje dokumentov po metapodatkih, • vsak uporabnik ima svoj "balon", kjer vidi le svoje dokumente, POROČILO