OZ 2011/3

M T 115 ORGANIZACIJA ZNANJA 2011, LETN. 16, ZV. 3 • vsak uporabnik si lahko sam definira vozlišča, kodo, rok hrambe, klasifikacijski načrt …, • zelo enostaven uvoz in izvoz dokumentov, • zaradi zagotavljanja varnosti morata uničenje dokumenta vedno potrditi dva uporabnika (po uničenju je možno videti le naziv dokumenta, vsebina pa je izbrisana), • pomoč glede na vrednosti medija, • shema vozlišč in pravic je na voljo uporabniku (lahko vidi, kaj kdo sme videti in kaj ne), • s pomočjo ustrezne aplikacije se dokumenti paketno uvozijo v E-Arhiv, saj aplikacija zna upravljati z dokumenti, lahko pa gre tudi preko kakšne druge povezave (npr. prejete račune, ki so pravno veljavni, je treba najprej pretvoriti v digitalno obliko, nato pa jih s pomočjo aplikacije uvoziti v E-Arhiv), • E-Arhiv varuje takšen dokument, kot je bil poslan, do roka hrambe. Če je akreditiran, potem imamo jamstvo države (če gre podjetje v stečaj, dokument še vedno velja), če ni akreditiran, ni jamstva. Glede akreditacije velja enako, kot npr. pri notarju: če damo overiti neveljaven dokument, ga notar overi in ožigosa takšnega, kot mu je bil dan, in ne jamči za veljavnost vsebine! V zaključku prvega dela delavnice je povedal, da ima PS ločena dokumentni in arhivski sistem. Zelo dobro so definirali odgovornosti s sprejetimi in potrjenimi notranjimi pravili na obeh sistemih. Vse poslovanje z uporabniki imajo pogodbeno urejeno. Hramba se izvaja s klasifikacijskim načrtom, da ne pride do zlorab. 2. del delavnice – Storitev Digitalna pisarna PS Digitalna pisarna (SaaS) je fleksibilno informacijsko okolje, ki se prilagaja trenutnim poslovnim potrebam uporabnika. Dostop je možen od koder koli, vse je na enem mestu, ni velike začetne investicije in ni potrebe po strokovnjakih IT. Je zelo varna in se plačuje po mesečni (u)porabi. Najprej so jo uporabljali le znotraj PS, nato pa so ugotovili, da jo lahko tržijo tudi zunaj svoje institucije. Na praktičnih primerih je predstavil uporabo digitalne pisarne v oblaku: • Dostop do elektronske pošte (MS Outlook, Outlook Web Acces, mobilne naprave), zaščita pred nezaželeno pošto in virusi, varnost podatkov. • Organizacija časa in upravljanje lastnih obveznosti in pregled tujih, upravljanje lastnih nalog in dodeljevanje nalog drugim članom, pregled zasedenosti virov (soba za sestanke, poslovni avtomobil), planiranje sestankov. • Vsi podatki o kontaktih v podjetju so na centralnem mestu, uporabljajo se distribucijske skupine za pošiljanje pošte. • Ustvarjen je portal za administracijo, uporabniška podpora 24/7/365 je povezana s sistemom. • Dostop do skupinskega portala (centralno mesto skupinskih informacij) preko interneta, dodatne komponente (skupinski koledar, skupinski kontakti, telefonski imenik, foto album, letni dopusti, bolniška odsotnost). • Centralno mesto skupinskih dokumentov, kjer so shranjene verzije dokumentov, spremembe na dokumentih in v poslovnih procesih. • Varnost in zaščita zaupnih informacij – možnost uporabe dostopnih dovoljenj do informacij, map in dokumentov, enovita prijava uporabnika, samodejno šifriranje, upravljanje komunikacij s pomočjo storitev aktivnega imenika. • Komunikacija med ljudmi (P2P) z IM (instant messaging), P2P Video in Avdio, izmenjavo datotek. • Spletne konference v realnem času (podatki, slika in zvok), deljenje namizja in aplikacij. Maja Zupančič (Ministrstvo za javno upravo, Ljubljana) je v prispevku Storitve na državnem portalu E-uprava predstavila državni portal E-uprava kot vstopno točko do informacij o državni in javni upravi. V okviru e-uprave državljanom omogočajo soodločanje. Izpopolnjene in nove storitve, ki jih razvijajo, so: • E-demokracija z IPP: 11 je namenjena državljanom in zainteresirani javnosti, da dejavno sodeluje v postopku priprave in sprejemanja zakonodaje ter v drugih postopkih odločanja. • Spletni opomnik: dopolnjen z obveščanjem preko SMS-sporočil o poteku veljavnosti dokumentov in dokumentov mladoletnih otrok, katerih vir podatkov so uradne evidence. • Podportal Inšpektorati in inšpekcijske službe: objava osnovnih podatkov o delovnem področju posameznega inšpektorata in možnost oddaje spletne prijave izbranemu inšpektoratu ali inšpekcijski službi (lahko tudi anonimno). • Storitve lokalne samouprave: objava splošnih informacij o upravnih storitvah za organe javnega sektorja, sprejem elektronskih vlog za organe javne uprave in občine, usposabljanje uporabnikov in šolanje za javne uslužbence. • E-oglasna deska: javne objave na državnem portalu E-uprava, ki jih pravno določa Zakon o splošnem upravnem postopku in Uredba o upravnem poslovanju. • Državni portal za starejše in upokojence: poleg praktičnih napotkov in informacij ter e-storitev za starejše omogoča tudi samostojno e-izobraževanje uporabnikov. POROČILO