OZ 2012/3

M T 145 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 manj kot dveh dneh". Na začetku so v podjetjih pred dilemo, ali naj sami razvijajo projekt za dokumentni sistem ali naj proizvod kupijo. Vse je odvisno tudi od kompleksnosti procesov v podjetju. Odločitev za lasten projekt je povezan s temeljito prenovo procesov, kar je bolj zamudno in tudi investicija se povrne v daljšem časovnem obdobju. Pri kupljenem proizvodu je povrnitev investicije hitrejša, prav tako hitrost uvedbe sistema. Proizvod pamBOA je namenjen majhnim in srednjim podjetjem. V elektronski mapi Dosje združuje različne vrste procesov in dokumentov: pogodbe, vhodno in izhodno pošto, račune, arhiv dokumentov. Kot primer je bil prikazan delovni tok vhodnih računov. [6] Marcel Medved iz podjetja ISS, d. o. o., je predstavil "Primer dobre prakse: učinkovitost in hitra vpeljava dokumentnega sistema pamBOA v podjetju ISS Facility services, d. o. o.". V podjetju ISS so kot stranka podjetja 360ECM iz papirnega poslovanja s pomočjo pamBOA prešli na sodoben elektronski dokumentni sistem. Naveden proizvod jim je omogočil hitro vpeljavo in investicijsko učinkovitost, enostavno delo in vodenje, dostopnost pri potrjevanju računov in vhodni pošti. V prihodnje nameravajo proizvod še nadgraditi z delilnikom stroškov ter ga prilagoditi za uporabo na pametnih mobilnih napravah. [6] Miha Ozimek iz Slovenskega inštituta za kakovost in meroslovje (SIQ) je v prispevku z naslovom "Od začetkov urejanja dokumentacije v podjetju do vzpostavljenih notranjih pravil" govoril, da se je elektronska hramba dokumentov začela uvajati zaradi zakonodaje in lažjega iskanja dokumentov med shranjeno dokumentacijo. Zakonodaja, ki ureja to področje, zajema naslednje zakone in predpise: • ZVDAGA – Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, (načelo trajnosti, načelo celovitosti – dokazljivost izvora, načelo dostopnosti), • UVDAGA – Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (če podjetje ima certifikat ISO 9001, že zadostuje zahtevam uredbe), • ETZ 2.0 – Enotne tehnološke zahteve (če podjetje ima certifikat ISO 9001 in ISO 27001, že zadostuje zahtevam), • kontrolni seznam za potrjevanje notranjih pravil. Z vzpostavitvijo standardov ISO 9001 in ISO 27001 so izpolnjeni vsi pogoji za pokrivanje prej navedenih zakonskih zahtev (pokritih imamo kar 60 od 93 kontrolnih točk). Pridemo do celovitega upravljanja s kakovostjo in varnostjo podatkov v podjetju. [7] Tone Gazvoda iz podjetja TETRADA, d. o. o., je predstavil "Preprosto in pregledno naročanje s potrjevanjem računov". V podjetju so razvili lastne rešitve za različna poslovna področja in jih dajejo v najem kot oblak. Omogočena je uporaba rešitve kot spletne aplikacije, možnost povezovanja z zunanjimi aplikacijami, enostaven uporabniški vmesnik, prilagojena administracija in robustnost. Predstavil je primer naročanja z naročilnico in računom ter primer sledljivosti dokumentov. Programska rešitev vsebuje zajem dokumentov, procesiranje in e-arhiv z: • obveščanjem uporabnikov, • natančnim pregledom vseh faz obdelovanja, • samodejnimi opozorili v procesu, • določanjem pravil in prejemnikov v procesu, • dostopom do arhiviranih dokumentov neposredno iz arhiva. [8] Boštjan Berčič iz Inštituta za ekonomijo, pravo in informatiko (IEPRI) je predstavil "Nekatera (pravna) vprašanja elektronskega arhiviranja" . Izkazalo se je, da v praksi zakonodaja s področja elektronskega arhiviranja ni zaživela tako, kot so pričakovali. Potrjenih je šele 30 notranjih pravil. Razen nekaterih izjem v javnem sektorju zakon ZVDAGA pravzaprav nikogar ne obvezuje, da bi elektronsko arhiviral. Zakon tudi ne predpisuje kazni za prekrške. Ali je treba vse dokumente v elektronski obliki hraniti po ZVDAGA? To velja samo za dokumente, ki morajo imeti formalnopravno veljavo (enako izvirniku): računi, dobavnice, pogodbe, dokumenti v pravnem prometu (poslovanje podjetij med sabo, pred sodišči). ZVDAGA tudi ne ureja delovanja arhivskih sistemov. Tudi brez sprejetih notranjih pravil imajo elektronski dokumenti pravno veljavo. Elektronski podpis ni obvezen za elektronski arhiv. Zakon ZVDAGA zaenkrat tudi še ne sledi novi tehnologiji računalništva v oblaku. Glede primerljivosti slovenske zakonodaje o e-arhiviranju z drugimi evropskimi državami pa velja, da so primerljive samo ETZ 2.0. [9] Uroš Bečan iz podjetja Mikrocop, d. o. o., je v prispevku z naslovom "Z uvedbo brezpapirnega poslovanja do večje poslovne učinkovitosti (s primeri dobre prakse)" govoril o zniževanju stroškov in o prednostih, kot so: • vpeljava po korakih, • povečani prihranki, • večja produktivnost, • hitra in enotna uvedba, • nižji stroški poslovanja, POROČILO