OZ 2012/3

146 ORGANIZACIJA ZNANJA 2012, LETN. 17, ZV. 3 • hitrejše izvajanje poslovanja in poslovnih procesov, • vzpostavitev nadzora nad procesi, • možnost integracije z zalednimi informacijskimi sistemi, • večja učinkovitost in kakovost poslovanja. Pokazal je primer dobre prakse – delovanje modulov za pošto, likvidacijo računov in upravljanje prodajnih pogodb. Predstavil je poslovna modela v sistemu Brezpapirja.si: • In-house: naročnik kupi licenčno programsko opremo, sledi namestitev na lokaciji naročnika, plačuje se mesečni pavšal. • Cloud: uporaba aplikacije na lokaciji Mikrocopa (v oblaku) z najemom sistema in plačilom po dejanski uporabi. [10] Boštjan Gaberc iz podjetja Mikrografija, d. o. o., je v prispevku "Obvladovanje poslovnih procesov in hramba z mDocs produkti" predstavil shemo arhitekture sistema in celovitega obvladovanja dokumentov. Predstavil je aplikacijo mDocs, ki je izredno fleksibilna in so jo sami razvili. Zajema module mRačuni, mPošta, mISO, mProjekti, mPogodbe, mSign in mGov. Aplikacija je tako enostavna, da lahko naročnik brez posebnega znanja po dvodnevnem usposabljanju sam obvladuje procese z MS Visio. Vsi predhodni procesi se hranijo (verzije programa), računalniški program pa jih samodejno prevzame. Na praktičnem primeru je bil prikazan spletni vmesnik, primer zajema pošte, e-podpis (mSign), ki ga je možno integrirati na iPhone in GSM. Novi uporabniki se lahko odločijo za eno od naslednjih strategij: • uvedba lastnega sistema, • najem storitve, • delni najem storitve. Na podlagi zakona ZVDAGA so sprejeli ISO 9001 in ISO 27001, notranja pravila in varnostno politiko. Izboljšali so proces sledljivosti, faze obvladovanja dokumentacije in so tik pred akreditacijo sistema. [11] Davorin Plemenitaš iz podjetja Mikroprimar, d. o. o., je predstavil prispevek "Kakovostna integracija v poslovno okolje in enostavnost uporabe DocWare DMS: Ključne lastnosti dokumentnega sistema na poti do brezpapirnega poslovanja". S certificiranimi moduli DocWare Connect podpirajo celovito integracijo dokumentnega sistema, do katerega lahko uporabniki dostopajo neomejeno (kadar koli od kjer koli). S tem porabijo za 25 % manj časa, kar ima neposreden vpliv tudi na nižje stroške poslovanja in povečanje učinkovitosti ter širitev obsega poslovanja. Da bi se izognili začetni investiciji, uporabniki zaupajo tudi dokumentnemu sistemu v oblaku (DocWareSaaS). Možna je neomejena integracija dokumentnega sistema v lastne informacijske rešitve in aplikacije: Outlook, SAP, Lotus Notes, Share Point, Office itd. Prav tako je integriran s strojno opremo (skenerji, multifunkcijske naprave, sistemi za shranjevanje ipd.). Prikazal je praktične primere: • Connect to Outlook (povezava z e-pošto), • Smart Connect (z enim klikom do dokumenta), • Windows Explorer Client (upravljanje z dokumenti v Explorerju), • DocWare Mobile (upravljanje z dokumenti preko iPad-a ali GSM-a). [12] Boštjan Martini iz podjetja MFC.2, d. o. o., je predstavil "Zakonsko skladno obvladovanje dokumentacije". Njihova pravna pisarna MFC2 ponuja specializirane pravne storitve s področja arhivistike in informacijskega prava. Ključni problemi, s katerimi se srečujejo v njihovi svetovalni praksi, so prenizka stopnja zavedanja o varstvu različnih vrst podatkov, nepoznavanje pravnih podlag za njihovo obdelavo, nepopolno izdelani notranji akti in pogodbe, neustrezno določeni roki hrambe ipd. Zato strankam svetujejo na področjih: • elektronskega arhiviranja, • varstva osebnih podatkov in zasebnosti, • poslovnih skrivnosti in drugih zaupnih podatkov, • telekomunikacijskih podatkov, • informacijske intelektualne lastnine, • elektronskega nadzora nad delom zaposlenih. V zaključku je na praktičnih primerih prikazal naslednje aktivnosti delovanja glavne pisarne: zajem dokumenta (skeniranje), oprema dokumenta z metapodatki, uvoz v lasten sistem ali v pregledovalnik MFC in iskanje izgubljenih dokumentov. [13] Igor Gruber iz podjetja PIA, d. o. o., je v prispevku z naslovom "Celovito elektronsko poslovanje: zajem dokumentov, distribucija, potrjevanje, elektronsko podpisovanje, izmenjava … in e-hramba" predstavil aplikacijo ODOS, ki omogoča enostaven zajem, obdelavo, skupno rabo, elektronsko podpisovanje in hrambo dokumentov na internetu. ODOS je popolnoma kompatibilen z obstoječimi orodji in načini dela, z njim se skrajša čas uvajanja in zmanjšajo potrebe po intenzivni tehnični podpori. ODOS nastopa tudi kot sistem za vodenje procesov v podjetjih. Za občine so sistem (v sodelovanju z njimi) prilagodili in poenostavili, zato je sistem uporabnikom prijazen, uvajanje uporabnikov sistema pa razmeroma kratko. Najpogostejši procesi oz. področja celovitega elektronskega poslovanja, ki jih program podpira, so: • upravljanje dokumentov, • vhodno-izhodni dokumenti, POROČILO