OZ 2016/1

58 ORGANIZACIJA ZNANJA 2016, LETN. 21, ZV. 1 učinkovitejše delo z dokumenti. To so: 1. Nazivi knjižnic in datotek Pri poimenovanju knjižnic in datotek ni priporočljivo uporabljati šumnikov in posebnih znakov, ime knjižnice naj bo enostavno in ne predolgo (URL); dokumenti naj se opišejo na osnovi metapodatkov. 2. Verzioniranje Če je vključeno verzioniranje, se datoteke ne podvajajo; nastavi se lahko omejitev števila zadnjih verzij datotek. 3. Pogledi namesto map Kreiranje map v SharePointu naj se uporablja, če želimo določenim dokumentom nastaviti drugačen nivo pravic, sicer pa se namesto map uporabljajo različni pogledi in različno grupiranje datotek. 4. Centralizacija administracije Stolpci in vrste vsebin se oblikujejo na nivoju vrste vsebine, pogledi pa se izdelujejo in nato spreminjajo na nivoju knjižnice. Trenutnega pogleda knjižnice na strani ne spreminjamo. 5. Uporaba vrste vsebin (Content types) Čeprav je privzeto onemogočena možnost uporabe vrste vsebin in zahteva priprava malo več predhodnega načrtovanja, je s tem omogočena ponovna uporaba v več knjižnicah ali na več podstraneh. Če v stolpcih uporabimo izbiro vrednosti, se to lahko spremeni pri vrsti vsebine; to pomeni, da tega ni treba nastavljati v vsaki knjižnici posebej. 6. Uporaba predloge in možnost Quick Parts Pri vsaki vrsti vsebine, ki temelji na sklopu vrste vsebine "Dokumenti", se lahko uporabi svoja predloga; takšna vrsta vsebine je na podlagi vnaprej pripravljene predloge dokumentov vidna tudi pri odpiranju novega dokumenta. Dostop do vseh predlog dokumentov na portalu SharePoint je vedno preprost. Predloge lahko namestimo v ločeno knjižnico dokumentov. Če je predlogo treba spremeniti, jo najprej prekopiramo in nato v prekopirani dokument vnesemo spremembe. V predlogah lahko uporabimo možnost samodejnega prebiranja določenih vsebin (metapodatkov) iz SharePointa (Quick Parts). 7. Hkratno delo v dokumentih Omogoči se lahko hkratno delo v tistih knjižnicah dokumentov, kjer je to potrebno. Vključi se lahko zahteva za rezervacijo dokumenta (stolpec "Checked out to"), poleg tega se nastavi nivo pravic določeni osebi, ki lahko rezervacijo po potrebi prekliče. 8. Opozorila (alerts) Nastavimo lahko opozorila za določene knjižnice dokumentov in nivoje opozoril; opozorilo se prikaže v primeru novega dokumenta ali pa v primeru vsake spremembe (periodično obveščanje ali takoj po spremembi). 9. Pravic ni priporočljivo drobiti Pravice naj se nastavijo na nivoju knjižnice dokumentov, ne pa tudi na nivoju posameznih dokumentov (bolj priporočljivo je, da se kreira mapa ali da se bolj kritični dokumenti premaknejo v drugo knjižnico dokumentov). 10. Zaposlene je treba izobraziti Ker je znanje ključ do uspeha, je treba svoje zaposlene izobraziti o vrstah vsebin, o stolpcih, o rezervaciji dokumenta, o hkratnemdelu z dokumenti, ometapodatkih ipd. Reference Smith IV, R., 2015. Exchange Server 2016 Architecture: Building Block Architecture. The Exchange Team Blog . [blog] 5 May. Dostopno na: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2015/05/05/ exchange-server-2016-architecture.aspx [18. 4. 2016]. Drugi viri Nigam, P., 2013. Exchange Server 2016: All You Need Part 1. MSEx- changeGuru.com . [blog] Dostopno na: http://msexchangeguru. com/2015/05/15/e2016allyouneed1/ [18. 4. 2016]. Microsoft, 2016. Office Online Server Overview . [online] Dostopno na: https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219437(v=office.16). aspx [18. 4. 2016]. Breda Emeršič, Srečko Benčec, Gorazd Taciga POROČILO