OZ_2018_1-2

49 ORGANIZACIJA ZNANJA 2018, LETN. 23, ZV. 1 - 2 uporabo možnosti Microsoft Planner, ki je integriran v Office 365 in omogoča organizacijo skupinskega dela. Ustvarjamo lahko nove načrte dela, organiziramo in dodeljujemo naloge, delimo datoteke in klepetamo o težavah in rešitvah ter sproti pridobivamo posodobitve glede napredka dela. Prikazala je uporabo možnosti Microsoft Teams, ki je zamišljen kot delovni prostor, prav tako v okviru Officea 365. Do vseh vsebin svoje skupine lahko dostopamo na enotnem mestu, kjer so shranjene vse datoteke, stiki in orodja. Microsoft Teams lahko uporabljamo tudi v svoji najljubši mobilni napravi, ne glede na svojo lokacijo. Povezujemo se lahko prek zasebnih klepetov ali klepetov skupine, ogledamo si lahko zgodovino klepeta. Prilagodimo si lahko delovni prostor (vključimo ali izključimo poljubne vsebine in funkcije ter nastavimo prilagojena opozorila in obvestila). Varnost je izboljšana z večkratnim preverjanjem pristnosti. Microsoft Teams je primeren in uporaben na različnih področjih poslovanja (marketing, človeški viri, podpora strankam, vodenje projektov, finance, prodaja, inženiring itd.), povezan je s SharePointom in Outlookom. UNDERSTANDING SHAREPOINT ON- PREMISES AND SHAREPOINT ONLINE PERMISSIONS Brett Lonsdale (Združeno kraljestvo) je predstavil dve skupini privilegijev (SharePoint On-Premises in SharePoint Online) v SharePointu in razlike med njimi. Privilegiji On-Premises so namenjeni zagotavljanju boljše zanesljivosti in varnosti podatkov podjetja znotraj podjetja, za zagon SharePointa je potrebno več prostora in opreme, za vzdrževanje strežnika, posodobitve in popravke pa je potrebna IT-ekipa. Pri podatkih in privilegijih v oblaku (Sharepoint Online) so notranji viri podjetja manjši, saj ne potrebujemo strojne opreme. To posledično pomeni, da za to tudi niso potrebni IT-strokovnjaki, tako da se ljudje v podjetju lahko posvetijo drugim nalogam . Obe možnosti imata dobre in slabe strani in od politike podjetja je odvisno, za katero možnost se bo odločilo. Nekatera podjetja se zaradi zakonitosti oz. standardov skladnosti in varnosti niti ne morejo odločiti za pošiljanje svojih podatkov v oblak. Upoštevati je treba tudi finančni vidik. Pri možnosti On- Premises so stroški nakupa in vzdrževanja strojne opreme, licenc in storitev IT-strokovnjakov sicer višji, vendar pa je neposredni nadzor nad podatki boljši in zanesljivejši. Pri možnosti SharePoint Online pa oprema ni potrebna, obračunavajo se le mesečni stroški na uporabnika, obstaja pa možnost prekinitve v poslovanju in morda tudi kakšne zlorabe ali celo izgube podatkov. Na osnovi primerov je prikazal razlike med online privilegiji ter direktnimi in skupinskimi privilegiji, deljenje in brisanje privilegijev ipd. Pomembno je, da se ustvari hierarhija dedovanja tako, da se krovni privilegiji določajo na najvišji ravni. Pravice se nato dedujejo navzdol na določeni strani in v določeni knjižnici. Če je potrebno, se dedovanje lahko izključi in določijo se drugačne oz. enolične pravice s kreiranjem posebnih skupin (npr. administratorska skupina z vsemi privilegiji, različne skupine v SharePointu z določenimi privilegiji za urejanje, skupina s privilegiji le za vpogled ipd.), ki se nato dodajo določeni knjižnici, mapi ali dokumentu. KWIZCOM Nimrod Geva (Kanada) je imel predavanje oz. predstavitev sponzorja. KwizCom je aplikacija oz. namenski program za SharePoint, ki uporabniku omogoča, da si sam v zelo kratkem času konfigurira dinamična polja s privzetimi lastnimi vrednostmi in spustnimi seznami (npr. dinamično povezavo stolpca naslov z imenom datoteke opravimo v nekaj minutah). Prikazal je kaskadni vpogled v seznam, dinamične stolpce s posebnimi privilegiji, ponavljanje vrednosti v stolpcih ("look up fill"), uporabo skupin polj, vnaprej pripravljene obrazce in delovne tokove (za netehnične uporabnike), skeniranje in prepoznavanje polj in polja na dotik za mobilne naprave. PREDSTAVITEV PRIMEROV IZ PRAKSE Integrating Microsoft Teams with SharePoint and Microsoft Flow for a full collaboration solution Radi Atanassov je prikazal praktično rešitev sodelovanja z uporabo možnosti Microsoft Teams v njihovem podjetju ter integracijo Microsoftovih skupin in delovnih tokov s SharePointom. Predstavil je združene aplikacije Microsoft Office 365 v povezavi z enotno rešitvijo za upravljanje dokumentov (odobritev, komunikacija in splošno sodelovanje). Window into the working environment – KompAS Mojca Brecelj in Sanel Zec (Adriatic Slovenica) sta predstavila rešitev za intranetni portal KompAS, ki v celoti podpira SharePoint On-Premises. Leta 2013 je njihov projekt vključeval postavitev ciljev in začetek selitve vsebine s starega intraneta na platformo SharePoint in nadgradnjo funkcij. Vse, kar je bilo dobro, so ohranili (vsebina, poteki dela ipd.), le platforma je bila počasna in uporabnikom neprijazna, zato so jo zamenjali s platformo SharePoint 2016. Z zastavljenimi cilji so začeli dobro in dobili so veliko pozitivnih odzivov oz. povratnih informacij zaposlenih. Najbolj obiskane vsebine so novice, skupine (sejne sobe) in dokumenti. Vključen imajo tudi interni telefonski imenik s slikami, e-naslovi in prisotnostjo zaposlenih, vremensko prognozo, tečajno listo in blogom. Ena od najbolj priljubljenih funkcij je področje videovsebine, kjer zaposleni lahko gledajo notranje in zunanje videoposnetke o poslovni strategiji ipd. Vprihodnosti načrtujejo delni prehod na mobilne naprave (novice, zanimivosti ipd.). POROČILO