Vključevanje knjižnic

V sistem COBISS.SI se lahko vključi vsaka knjižnica, ki to želi.
Polnopravno članstvo prinaša številne prednosti:

  • možnost prevzemanja bibliografskih zapisov iz vzajemne baze podatkov COBIB.SI v lokalno bazo podatkov knjižnice;
  • prisotnost knjižnice v spletni aplikaciji COBISS+ in mobilni aplikaciji mCOBISS, ki omogoča:
    • dostop do podatkov o zalogi knjižnice v vzajemni bazi podatkov COBIB.SI,
    • dostop do e-virov,
    • dostop do lokalne baze podatkov knjižnice in podatkov o statusu gradiva,
    • uporabo profila Moj COBISS (dostop do servisa Moja knjižnica, zgodovina iskanj, polica z gradivom, prilagoditev vmesnika COBISS+ itd.);
    • uporabo servisa Moja knjižnica (vpogled v stanje izposoje gradiva, podaljšanje, rezervacije in naročanje gradiva in druge storitve);
  • podpora avtomatizaciji lokalnih funkcij knjižnice (nabava, serijske publikacije, zaloga, izposoja, medknjižnična izposoja);
  • možnost aktivnega sodelovanja v sistemu vzajemne katalogizacije;
  • zagotovljeno skladnost z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP) in Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR);
  • zagotovljeno strežniško infrastrukturo in storitve vzdrževanja operativnosti aplikacij.

Kako se knjižnica vključi v COBISS.SI?

Koraki za vključitev so naslednji:

Članarina

Članarino plačujejo knjižnice zasebnih visokošolskih zavodov in specialne knjižnice gospodarskih družb. Za več informacij o članarini in izračunu članarine gl. Cenik.

V letni članarini so zajete naslednje storitve IZUM-a:

  • zagotavljanje operativnosti strežnikov v sistemu COBISS.SI in s tem dostop do lokalne baze podatkov oziroma kataloga knjižnice po načelu 24/7,
  • vzdrževanje programske opreme COBISS,
  • uporaba centralnih baz podatkov v sistemu COBISS.SI (COBIB.SI, CONOR.SI, COLIB.SI itd.),
  • sprotne spremembe in dopolnitve dokumentacije (e-priročniki),
  • pomoč po telefonu in elektronski pošti.

Drugi stroški?

Pred vključitvijo v sistem mora knjižnica poskrbeti za:

  • nabavo ustrezne računalniške opreme, če je še nima; imeti mora novejši osebni računalnik, tiskalnik za plastične nalepke in čitalnik črtne kode – gl. Priporočena oprema;
  • ustrezno izobraževanje:
    • Ob vključitvi v sistem je tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga za enega knjižničarja obvezen in brezplačen, bonus za brezplačni tečaj pa je treba izkoristiti v letu podpisa pogodbe ali v naslednjem koledarskem letu.
    • Ob prehodu na programsko opremo COBISS3/Izposoja se je treba udeležiti tečaja Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja ali Delavnice COBISS3/Izposoja; tečaj je za enega knjižničarja obvezen in plačljiv. Katerega tečaja se bo knjižnica udeležila, je odvisno od njenega obsega dela v segmentu COBISS3/Izposoja. Podrobnejše informacije o tečajih so objavljene v Programu izobraževanja.
    • Drugi tečaji iz našega Programa izobraževanja, ki se jih praviloma udeležujejo knjižničarji iz večjih knjižnic, so prav tako plačljivi.
  • morebiten obisk kontaktne osebe iz IZUM-a v knjižnici, pri čemer stroški obiska vključujejo čas obiska v knjižnici, kilometrino ter čas na poti – gl. Cenik.

Izobraževanje

Za enega knjižničarja je obvezen in brezplačen tečaj Uporaba programske opreme COBISS3/Prevzemanje zapisov in zaloga, pri čemer je bonus za brezplačni tečaj treba izkoristiti v letu podpisa pogodbe ali v naslednjem koledarskem letu. Tečaj je namenjen začetnikom v sistemu COBISS.SI, ki še niso seznanjeni s programsko opremo COBISS3 in s formatom COMARC/H. Pogoja za udeležbo na tem tečaju sta osnovno znanje za delo z osebnim računalnikom in poznavanje dela v okolju Windows.

Pred namestitvijo programske opreme COBISS3/Izposoja je obvezna tudi udeležba vsaj enega sodelavca knjižnice na tečaju Uporaba programske opreme COBISS3/Izposoja ali na Delavnici COBISS3/Izposoja. Tečaja sta plačljiva.

Termini tečajev so objavljeni na portalu Izobraževanje.

Prenos podatkov v COBISS.SI

Nekatere knjižnice, ki se vključujejo v sistem COBISS, imajo svoj knjižnični katalog delno ali v celoti v elektronski obliki, zato je zainteresiranost knjižnic za programsko pretvorbo zapisov iz obstoječega formata zapisa v format COMARC razumljiva. Pri odločanju o tem, ali je programski vpis bibliografskih zapisov v lokalno bazo podatkov knjižnice upravičen, je treba upoštevati predvsem naslednja dejstva in okoliščine: število bibliografskih zapisov, stopnjo avtomatizacije postopkov izposoje v dosedanjem sistemu, kakovost bibliografskih zapisov, oceno deleža teh zapisov v COBIB-u, oceno potrebnega časa za povezovanje lokalnih zapisov z zapisi v COBIB-u in potrebne človeške vire.

Celoten potek takšnega prenosa podatkov v sistem COBISS poteka v aktivnem sodelovanju s knjižnico, ki se za to odloči, in obsega več korakov (uvodna analiza, navodila in priprava bibliografskih zapisov za prenos v sistem COBISS, prenos zapisov v konvertirano bazo v formatu COMARC, ugotavljanje in odpravljanje napak v zapisih, prenos zapisov iz konvertirane baze v testno lokalno bazo sistema COBISS, preverjanje in izvedba popravkov v zapisih, prenos zapisov v pravo lokalno bazo podatkov sistema COBISS, povezovanje lokalnih bibliografskih zapisov z vzajemno bazo COBIB).

Konverzija je plačljiva storitev in se zaračuna po veljavnem ceniku (gl. Cenik - Storitve po posebnem naročilu).

Strojna oprema

Za delo s programsko opremo COBISS potrebuje knjižnica novejši osebni računalnik (PC) z operacijskim sistemom Microsoft Windows ali Linux ali Apple Macintosh OS X in internetno povezavo. Ob vključitvi knjižnice v sistem COBISS.SI je obvezen tudi nakup ustreznega tiskalnika za plastične nalepke, za delo v segmentu COBISS3/Izposoja pa tudi čitalnik črtne kode – gl. Priporočena oprema.

Programska oprema

Programska oprema COBISS3 je nameščena na IZUM-ovih strežnikih. Pred prvo uporabo programske opreme COBISS3 je treba na osebni računalnik (odjemalec) namestiti okolje Java z aplikacijo Java Web Start (JWS), nato uporabniški vmesnik in na namizje še bližnjico za zagon programske opreme COBISS3 (gl. navodila za namestitev). Za pregledovanje e-priročnikov je potrebna namestitev bralnika (Adobe Acrobat Reader).

Kdaj preneha polnopravno članstvo?

Pogodba o sodelovanju v sistemu COBISS.SI – polnopravno članstvo se med IZUM-om in knjižnico praviloma sklene za nedoločen čas. Sodelovanje se lahko prekine na željo knjižnice na osnovi njene izstopne izjave ali zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti ene od pogodbenih strank.
V primeru prekinitve pogodbe lahko knjižnica pridobi podatke iz svoje lokalne baze podatkov v formatu COMARC po standardu ISO 2709, tj. v formatu za izmenjavo podatkov.