Z A P I S N I K

posveta ob zakju�ku prve faze izvedbe projekta "Ra�unalni�ko podprt sistem medknji�ni�ne izposoje (MI)", ki je bil 31.01.1997 ob 10. uri v prostorih IZUM, Pre�ernova 17, Maribor.

PRISOTNI:

• Vida Mo�nik, Marko Nemec-Pe�jak (CTK);
• mag. Dare Bala�ic, Silvo Videti�, Valerija �agar, Helena Fortuna (NUK);
• Breda Brezov�ek (UKM);
• mag. Janez Jug (FDV);
• Martina Rozman-Salobir, Tatjana Klarer-Kramer (SIKCE);
• mag. Marta Seljak, Robert Vehovec, Bojana Le�nik, mag. Bojan �tok, mag. Matja� Cigrovski, Alojz Urbajs (IZUM).

ODSOTNI:

• Monika Kla�nja (CTK);
• Cvetka Krojs (UKM);
• Minca Brate (FDV);
• Jana Re�nik (IZUM).

Po uvodnem pozdravu je mag. Marta Seljak predstavila DNEVNI RED sestanka:

1. Predstavitev rezultatov dela projektne skupine IZUM:
   • analiza stanja procesa medknji�ni�ne izposoje;
   • predlog specifikacije zahtev za dopolnitev sistema COBISS/OPAC s funkcijo naro�anja.
2. Obravnava dokumenta Analiza stanja procesa medknji�ni�ne izposoje.
3. Obravnava dokumenta Predlog specifikacije zahtev za dopolnitev sistema COBISS/OPAC s funkcijo naro�anja.

Ad 1

Najprej je bil pojasnjen na�in predstavitve rezultatov in globalne ugotovitve opravljene analize stanja medknji�ni�ne izposoje, ki jih je podala Bojana Le�nik, nato pa �e predlog dopolnitev sistema COBISS/OPAC s funkcijo naro�anja, ki ga je predstavil Robert Vehovec.

Ad 2

Na posvetu so bile obravanavane dileme z 29. strani dokumenta "Medknji�ni�na izposoja - analiza stanja", ob katerih je bilo na osnovi mnenj prisotnih predstavnikov knji�nic zaklju�eno:

• evidenca �lanov knji�nice in naro�nikov storitev MI naj bo skupna (razviden naj bo kreator zapisa oz. tisti referent, ki je vpisal novega �lana oz. naro�nika);
• evidenca dobaviteljev in naro�nikov storitev MI naj bo skupna (pri slovenskih dobaviteljih naj se omogo�i prenos podatkov iz COLIB-a);
• pri klasifikaciji razlogov za zavrnitev naj se upo�teva standard ISO10160/161;
• evidentiranje preklicanih naro�il v posebni evidenci (npr. v statistiki je mo�no razbrati �tevilo takih zahtev), enako naj velja za prenaro�ila in reklamacije;
• lo�ena evidenca izposoje tujega gradiva (gradiva iz drugih knji�nic);
• dobavnica naj bo enotna in hkrati tudi faktura (vsebina po standardu EDIFACT);
• nalepka za povratek je potrebna (pri tem ni nujno, da jo vsaka knji�nica - dobavitelj prilo�i v paket, pa� pa naj ima vsaka knji�nica mo�nost izpisati nalepko z naslovom druge knji�nice);
• izpolnjevanje oddajne in carinske knjige je za�eljeno, ni pa nujno;
• seznam za kurirja je potreben;
• potrdilo za uporabnika pri vra�ilu gradiva je potrebno (pri osebnem vra�anju);
• mo�nost dolo�anja cene glede na stro�ke je potrebna;
• povezava sistema z ra�unovodstvom;
• obravnavati dva tipa knji�nic: samostojne in nesamostojne (npr. v okviru fakultete); v razpravi je bilo ugotovljeno, da bi zaenkrat zadostoval izpis ra�una (problem dodeljevanja �tevilk ra�unov).

V splo�ni razpravi so bile izpostavljene �e naslednje dileme in predlogi:

• Izravnavanje pla�il med knji�nicami. (Izpostavljen je bil problem obra�unavanja davka, za katerega se na�rtujejo spremembe).
• Statistika naj vsebuje mo�nost kvantitativne analize prometa po knji�nicah.
• Zasnova sistema naj bo taka, da je mogo�e upo�tevati tudi posebnosti poslovanja posameznih knji�nic.

Ad 3

V razpravi o predlogih dopolnitev programske opreme COBISS/OPAC je bilo izpostavljeno naslednje:

• Problem avtorizacije; avtorizacija naj ne obremenjuje uporabnika.
• Problem naro�anja v skladi��e; razmisliti o problemu razli�nih lokacij skladi�� (problem NUK).
• Naro�anje s prostim opisom gradiva: dilema je, ali sploh dovoliti uporabnikom tak na�in naro�anja. Razprava je pokazala, da o tem ni enotnega mnenja. Predlog dopolnitev pa je zasnovan tako, da bo tako naro�anje mogo�e le v tistih knji�nicah, ki bodo to �elele. Poleg tega imajo knji�nice vedno mo�nost uporabniku odvzeti dostop do storitev naro�anja.
• Avtomatsko preusmerjanje naro�il glede na promet v posameznih knji�nicah. Ideja je te�ko izvedljiva, uporabniki bodo sami ugotovili, v katerih knji�nicah se hitreje odzivajo na njihova naro�ila.
• Identifikacijska kartica. Razmisliti je potrebno o uvedbi posebne identifikacijske kartice, s katero se je mogo�e identificirati in hkrati pla�ati storitev MI (kartica naj bi zamenjala obstoje�o �lansko izkaznico).
• Problem prenosa zapisov OCLC. Osnova za naro�ilo je lahko najden zapis v bazi podatkov OCLC. Potrebno je prou�iti, ali se zapis lahko prenese kot bibliografski opis naro�ila v oddelek MI.

Ob zaklju�ku posveta je bilo sklenjeno naslednje:

1. do 10.2.1997 bodo sodelujo�e knji�nice poslale pisne pripombe na oba dokumenta ter dodatne zahtevke glede statisti�nih preglednic;
2. do 7.3.1997 bo IZUM pripravil predlog spremenjenega procesa MI;
3. 14.3.1997 bo naslednji posvet.

Posvet je bil zaklju�en ob 14.45.

Zapisala: Bojana Le�nik in Rober Vehovec