Z A P I S N I K

posveta ob zakju�ku druge faze izvedbe projekta "Ra�unalni�ko podprt sistem medknji�ni�ne izposoje (MI)", ki je bil 19.03.1997 ob 10. uri v prostorih IZUM, Pre�ernova 17, Maribor.

PRISOTNI:

• Vida Mo�nik, Monika Kla�nja (CTK)
• mag. Dare Bala�ic, Silvo Videti�, Valerija �agar, Helena Fortuna (NUK)
• Breda Brezov�ek, Cvetka Krojs (UKM)
• Minca Brate (FDV)
• Martina Rozman-Salobir, Tatjana Klarer-Kramer (SIKCE)
• mag. Marta Seljak, mag. Bojan �tok, Robert Vehovec, Bojana Le�nik, mag. Matja� Cigrovski, mag. Pero �obot (IZUM)

ODSOTNI:

• Marko Nemec-Pe�jak (CTK)
• mag. Janez Jug (FDV)
• Jana Re�nik (IZUM)

Po uvodnem pozdravu je mag. Marta Seljak predstavila DNEVNI RED sestanka:

1. Obravnava dokumenta Predlog spremenjenega sistema medknji�ni�ne izposoje
2. Obravnava problematike neposrednega naro�anja v skladi��e

Ad 1

Najprej je bil pojasnjen na�in predstavitve predloga spremenjenega sistema medknji�ni�ne izposoje v obravnavanem dokumentu, ki ga je predstavil Robert Vehovec. Sledila je predstavitev in obravnava pripomb in predlogov, ki so jih o vsebini omenjenega dokumenta pripravili v CTK, ter predstavitev pripravljenih dopolnitev. Ob tem je bilo zaklju�eno:

• V procesu "S2: Naro�anje gradiva (dobavitelju/lastnega gradiva)" bo mo�no po�iljanje zadol�nice dobavitelju po faksu (A2.2.1) z ra�unalni�ko podporo (A2.2.3) ali brez nje (A2.2.1).
• V procesu "S4: Obdelava sporo�ila dobavitelja o vzroku nerealizirane dobave" gradiva zaradi nepopolnih bibliografskih podatkov bo imel referent za MI mo�nost a�urirati naro�ilo (dopolniti bibliografske podatke oz. izvesti dolo�ene aktivnosti iz procesa "S1: Obdelava naro�ilnice uporabnika") in poslati novo/dopolnjeno zadol�nico.
• V procesu "S6: Posredovanja gradiva uporabniku" bo evidentiranje izposoje po po�ti (aktivnosti: A6.3.4.1 - oddajna knjiga, A6.3.4.2 - knjiga poslane po�te in A6.3.4.3 - carinska knjiga) posodobljeno z ra�unalni�ko podporo.
• V procesu "S7: Obra�un storitve uporabniku po stro�kih dobave" se v skladu s prej�njim zaklju�kom zaradi ra�unalni�ke podpore posodobi tudi iskanje podatkov o naro�ilu v evidencah poslanega gradiva (A7.1.2).
• V procesu "S10: Evidentiranje pla�il uporabnikov" se upo�tevajo razli�ni na�ini pla�evanja storitev za MI in pla�ilo s kuponi IFLA, zato se v omenjeni proces vklju�i nova aktivnost: "A10.1.3 Izbira na�ina pla�ila".
• V procesu "S11: Vra�ilo gradiva (dobavitelju/lastnega gradiva)" bo evidentiranje izposoje po po�ti (aktivnosti: A11.3.4.1 - oddajna knjiga, A11.3.4.2 - knjiga poslane po�te in A11.3.4.3 - carinska knjiga) posodobljeno z ra�unalni�ko podporo.
• V procesu "S12: Pla�ilo dobavitelju s po�tnimi kuponi" se upo�tevajo razli�ni na�ini pla�evanja storitev za MI dobavitelju in pla�ilo s kuponi IFLA, zato se omenjeni proces preimenuje v "P12: Pla�ilo dobavitelju" in se dopolni z novo aktivnostjo "A12.1.3 Izbira na�ina pla�ila".
• V procesu "S13: Postopek prenaro�anja gradiva" se posredovanje prenaro�ene naro�ilnice/ zadol�nice drugemu dobavitelju (A13.1.4) nadomesti s prehodom v proces "S2 - Naro�anje gradiva", kjer se izvedejo dolo�ene aktivnosti tega procesa (proces vklju�uje razli�ne na�ine posredovanja naro�ilnice/ zadol�nice).
• Postopek za vnos/spreminjanje podatkov o �lanih, ki je del procesa "S14: Vpis/vzdr�evanje podatkov o uporabniku", bo natan�neje razdelan v naslednji fazi izvedbe projekta.
• V procesu "S17: Obdelava reklamacije uporabnika za dobavljeno gradivo (lastno/od dobavitelja)" je potrebno predvideti postopke, vezane na ra�unovodske dokumente (zavrnjen ra�un, storno...), zato se omenjeni proces dopolni z novimi aktivnostmi: A17.1.6 - brisanje terjatev, A17.1.7 - storno poravnave terjatev, A17.1.8 - priprava obvestila za ra�unovodstvo, A17.1.9 - posredovanje obvestila v ra�unovodstvo.
• Postopek za vnos/spreminjanje podatkov o dobaviteljih, ki je del procesa "S21: Vpis/vzdr�evanje podatkov o dobaviteljih", bo natan�neje razdelan v naslednji fazi izvedbe projekta.
• Za izvedbo procesa "S27: Priprava opominov uporabnikom" je predvidena "paketna obdelava", za katero pregled zamudnikov ni pogoj (mo�no ga bo pripraviti in izpisati).
• V procesu "S28: Preverjanje neizvedenih naro�il" bo predviden prehod v proces "S13: Postopek prenaro�anja gradiva".
• Splo�ne opombe (nujni pomo�ni pregledi o gradivu, naro�ilih...) bodo upo�tevane v naslednji fazi izvedbe projekta.

Dodatnih pripomb in predlogov v zvezi z obravnavanim dokumentom ni bilo. Ga. Monika Kla�nja je odprla razpravo o mo�nosti vodenja pla�il med knji�nicami (zbirni ra�uni po obdobjih), vendar zaklju�kov na to temo ni bilo.

Ad 2

G. Pero �obot je pojasnil pravilen na�in ozna�evanja lokacije pri obdelavi gradiva, ki je bistven za na�rtovano neposredno naro�anje gradiva v skladi��e. V razpravi je ga. Rozman-Salobir izpostavila problem obdelave dolo�ene periodike, ki je ne hranijo trajno.

G. Pero �obot bo obiskal knji�nice, kjer se bodo dogovorili o na�inu odpravljanja pomanjkljivosti/napak doslej obdelanega gradiva.

Ob zaklju�ku posveta je bilo sklenjeno naslednje:

1. Do sredine meseca junija bo IZUM v okviru projekta "Ra�unalni�ko podprt sistem medknji�ni�ne izposoje (MI)" pripravil predlog funkcionalnih zahtev ter definiral uporabni�ke vmesnike.
2. Konec meseca junija bo naslednji posvet.

Posvet je bil zaklju�en ob 12.00.

Zapisala: Bojana Le�nik in Robert Vehovec