Z A P I S N I K

s posveta in delavnice o vodenju porabe finan�nih sredstev za nabavo knji�ni�nega gradiva, ki je bila v sredo, 16.07.1997, ob 10.30 uri v IZUM-u v Mariboru.

Prisotni:

• Martina Rozman-Salobir, Simona Pi�orn, SIKCE
• Aleksandra Fekonja, Marta Novak, SIKMB
• Majda Primo�i�, SIKJM
• Tatjana Arnu�, SIKBEZ
• Marjeta Kamen�ek, Sabina Levec, SIKSIS
• Zlatka Toma�i�, SIKPV
• Maja Medic, SIKNM
• Jasna Nuskern, SIKMS
• Vladimir Knez, Marjana �krinjar, SIKPT
• Darja Molnar, SIKRA
• mag. Marta Seljak, mag. Bojan �tok, mag. Petar �obot, Ciril Petr, Denis Raku�a, Jana Re�nik, Janko �igart, Tanja Tur�ek, IZUM

V uvodu je mag. Marta Seljak povedala, da je namen posveta oziroma delavnice, da IZUM predstavi dopolnitve programskih segmentov COBIS/Katalogizacija in COBISS/Izpisi, ki so bile pripravljene na pobudo Ministrstva za kulturo in s ciljem, da bi omogo�ili enotno spremljanje porabe finan�nih sredstev za nabavo knji�ni�nega gradiva s pomo�jo sistema COBISS.

Ker je bil obstoje�i segment COBISS/Katalogizacija na�rtovan samo za informativno spremljanje porabe finan�nih sredstev, predvsem za interne potrebe knji�nic, ni mo�no zagotoviti obi�ajnih ra�unovodsko-finan�nih poro�il. Zato so v dopolnitve vklju�ena orodja in ukazi, ki bodo uporabnikom do prehoda na novo aplikacijo vsaj deloma olaj�ali delo pri zagotavljanju navedenih poro�il.

V skladu s programom dejavnosti IZUM-a za leto 1997 smo namre� v maju 1997 za�eli izvajati projekt razvoja lokalnih aplikacij za podro�je pridobivanja in kontrole dospetja knji�ni�nega gradiva. V delovni skupini sodelujejo predstavniki NUK, CTK, UKM, SIKKO� in ODK. Doslej so sodelavci IZUM-a obiskali omenjene knji�nice in pripravili posnetke stanja, ki bodo osnova za nadaljnje delo. Zaradi prehoda na novo tehnologijo bo termin prvega sestanka delovne skupine, na katerem bomo obravnavali rezultat prve faze - Analize stanja, mo�no napovedati jeseni.

Nato je Ciril Petr predstavil postopke za oblikovanje poro�ila o porabi sredstev v segmentu COBISS/Izpisi in pravila za vnos podatkov (datum inventariziranja, �tevilka in datum ra�una, cena, financer in interna �tevilka in datum ra�una) ter nov ukaz ACCOUNT v segmentu COBISS/Katalogizacija. Za ta namen je IZUM oblikoval globalni �ifrant financerjev, ki zajema vse ob�ine, Ministrstvo za kulturo, Ministrstvo za znanost in tehnologijo, Ministrstvo za �olstvo in �port ter kodo "drugo".

Podrobna razlaga dopolnitev je bila razdeljena udele�encem v obliki delovnega gradiva.

Predstavljene dopolnitve so bile vsem SIK-om 1. in 2. skupine in�talirane na njihovih lokalnih bazah podatkov.

V nadaljevanju je Martina Rozman-Salobir izvedla prakti�ni primer s podatki iz Osrednje knji�nice Celje.

V razpravi, ki je sledila, so bila izpostavljena naslednja vpra�anja:

1. Simona Pi�orn je vpra�ala, kako vna�ati podatke o ceni kompletov (npr. knjiga in kaseta).

   SKLEP: Pri vsaki enoti gradiva je potrebno dosledno vna�ati podatke o ceni, �t. ra�una ali interni �t. ra�una. Pri kompletu vnesemo ceno pri eni enoti gradiva, prav tako tudi �t. ra�una ali interno �t. ra�una. Pri vseh ostalih enotah gradiva iz kompleta pa je potrebno vnesti ceno 0 ali 0,00, pa tudi �t. ra�una ali interno �t. ra�una.

2. Aleksandra Fekonja je vpra�ala, kako naj vodi podatek o predra�unu, ki je bil izstavljen in pla�an npr. leta 1996, leta 1997 pa je sledila dobava gradiva in izstavitev ra�una.

   SKLEP: Ker z obstoje�o strukturo podatkov o nabavi tega ni mo�no zagotoviti, poleg tega pa predstavljajo predra�uni vedno manj�i dele�, bo porabo sredstev iz predra�unov potrebno ugotavljati lo�eno (postopek ACQ302) in ga prilo�iti osnovnemu poro�ilu, ki ostane nespremenjeno.

3. Martina Rozman-Salobir je vpra�ala, kdaj in kako naj vklju�ijo globalni �ifrant financerjev.

   SKLEP: IZUM je knji�nicam �ifrant �e in�taliral. Posamezna knji�nica naj se sama odlo�i, ali bo imela globalni �ifrant ali ne, in �e �eli, si ga lahko sama vklju�i (z ukazom EDIT TYPE).

4. Poro�ilo o porabi sredstev se sedaj generira za enega financerja. Mo�no pa je vgraditi dopolnitev, ki bo omogo�ala pripravo poro�ila za enega, za ve� izbranih financerjev ali za vse hkrati (*). Prav tako je mo�no vgraditi dopolnitev, da bodo na seznamu postavk vseh ra�unov le-te se�tete za posamezen ra�un.

Ob zaklju�ku posveta je bil dogovorjen rok 31.07.1997, do katerega knji�nice (SIKCE in SIKMB) po�ljejo odgovore na to�ko 4, prav tako pa tudi morebitne dodatne predloge in pripombe. Na osnovi tega bodo izvedene dopolnitve programske opreme, ki bo do konca avgusta instalirana na vseh lokalnih bazah podatkov. V septembru bodo organizirani enodnevni te�aji, namenjeni podro�ju spremljanja nabave; v naslednjem letu bodo ti te�aji tudi sestavni del rednega programa izobra�evanja.

Posvet je bil zaklju�en ob 13:45 uri.

Zapisala: Tanja Tur�ek