izumlogo.gif (16063 bytes)

 

 Zapisnik

s posveta delovne skupine za nabavo (programska oprema COBISS3, V2.0)

 

Namen sestanka: Predstavitev uporabni�kega vmesnika programske opreme COBISS3, V2.0, in segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, za postopke nabave monografskih publikacij
Kraj/�as: IZUM, Maribor
10. 11. 1999 od 10.30 do 17.30 in 11. 11. 1999 od 8.00 do 14.00
Prisotni sodelavci
IZUM-a:

mag. Marta Seljak, mag. Bojan �tok, mag. Petar �obot, Jana Renik, Tanja Tur�ek, Mira Folnovi, Bojana Le�nik, Miroslav Kolari, Janko �igart

Prisotni zunanji sodelavci: Helena Fortuna, Irena Se�ek, Tereza Polinik-ermelj (NUK)
dr. Uro� Kunaver, mag. Helena Pe
ko Mleku�, Lidija Vodopivec (CTK)
Majda �pes, Renata Mo
nik (UKM)
Mika Ko�ak (FDV)
Jana Be�ter (SIKOZ)
Odsotna: mag. Janez Jug (FDV), Denis Raku�a (IZUM)
Referen�ni dokument: COBISS3/Nabava V1.0 - Delovno gradivo za posvet 10. - 11. 11. 1999
Dnevni red:
  • Uvod
  • Predstavitev uporabni�kega vmesnika COBISS3, V2.0
  • Predstavitev osnovnih postopkov v segmentu COBISS3/Nabava z razpravo o odprtih vpra�anjih in oblikovanje sklepov
Vsebina - dogovori:

V uvodu je mag. Marta Seljak povedala, da je namen posveta predstaviti drugo verzijo programske opreme COBISS3 (V2.0), in to na primeru segmenta za nabavo. Bistveno razliko med prvo in drugo verzijo programske opreme (V1.0 in V2.0) predstavlja nov uporabni�ki vmesnik, segment za nabavo pa je prvi segment, pripravljen v tem okolju.

Osnova za implementacijo nabave je bil dokument "Pridobivanje knji�ninega gradiva: Analiza stanja (delovno gradivo, potrjeno na posvetu 20. 4. 1998)". Mag. Seljakova je poudarila, da je trenutno implementirana verzija delovna verzija programske opreme. Predvidevamo, da bi bilo mo�no beta verzijo segmenta za nabavo predati uporabnikom v testiranje marca 2000, pred tem pa nameravamo optimirati �e vsebinsko izvedbo postopkov in posamezne tehnine re�itve.

Za posvet je bilo pripravljeno delovno gradivo, v katerem je na kratko opisana vsebina predstavitve, navedena pa so tudi kljuna vpra�anja in dileme, o katerih bi se bilo pred nadaljevanjem dela treba �e dogovoriti. Mag. Seljakova je udele�ence prosila, naj pri re�evanju odprtih vpra�anj aktivno sodelujejo.

Tanja Tur�ek je nato predstavila osnovne znailnosti novega uporabni�kega vmesnika in predstavila postopke nabave. Ob tem je stekla razprava o vsebinskih vpra�anjih in dilemah, lani delovne skupine pa so predlagali izbolj�ave nekaterih tehninih re�itev.

V nadaljevanju so navedena vpra�anja in predpostavke, ki so bile upo�tevane pri implementaciji delovne verzije, odgovori lanov delovne skupine ter sprejeti sklepi. Naveden je tudi dogovor o nainu povezave segmenta COBISS3/Nabava z obstojeim sistemom COBISS in druge pripombe lanov delovne skupine.


Vsebinska vpra�anja iz referen
nega dokumenta

  1. Ali bi bilo treba dopolniti �ifrant za na�in nabave v podpolju 996/7v z na�inoma nabave "subvencija" in "�lanstvo"?

    Vsi lani delovne skupine: Da.

    Sklep: Dopolniti je treba format COMARC/H - �ifrant za nain nabave v podpolju 99Xv, in to z vrednostma "subvencija" in "lanstvo".

  2. Ali naj bi bilo naro�eno gradivo v OPAC-u prikazano ali ne (996q - status ima vrednost 1 - naro�eno)?

    Vsi lani delovne skupine: Da.
    CTK: �elijo tudi vklju
    itev mo�nosti, da knji�nica sama izbere, ali prikaz statusa q = naroeno v OPAC-u �eli ali ne.

    Sklep: V OPAC-u je treba omogoiti prikaz naroenega gradiva, ki ima v polju 996q - status 1, e to knji�nica �eli.

  3. Ali bi bilo treba �e pri predlogu omogo�iti dolo�itev financerja in sklada?

    Vsi lani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Pri vnosu predlogov naroil podatkov o financerju in skladu ne vpisujemo.

  4. Ali so pri spreminjanju statusa predloga kak�ne omejitve?

    Vsi lani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Predlog s katerim koli statusom lahko kadar koli dobi status "odobren", "zavrnjen" ali "zaasno nerealiziran".

  5. Ali bi bilo treba implementirati prenos podatkov iz: a) �ifranta za element o - oznaka fizi�ne oblike v podpolju 99Xg ali b) iz lokalnega �ifranta v segmentu COBISS3/Nabava?

    Vsi lani delovne skupine: Strinjajo se z razliico a.

    Sklep: Pri podatku o fizini obliki je treba vkljuiti prenos podatkov iz �ifranta za element o - oznaka fizine oblike iz podpolja 99Xg. Med podatke o postavki je treba dodati �e polje za prosti vnos pojasnila o fizini obliki.

  6. Ali so podatki o cenah, davkih in popustih vodeni pri prevzemu gradiva, kar segment COBISS3/Nabava sedaj omogo�a? Ali pa so evidentirani �ele pri prejemu in evidentiranju ra�una?

    Vsi lani delovne skupine: Podatki so znani �e pri prevzemu gradiva.

    Sklep: Program naj �e najprej omogoa, da lahko podatke o cenah, davkih in popustih vnesemo �e pri prevzemu gradiva.

  7. Ali bodo na pripravljene, vendar �e ne izstavljene dokumente reklamacij in tudi na pripravljen dokument preklica dodane nove postavke ali bodo kreirani novi dokumenti?

    Vsi lani delovne skupine: Dovoliti obe mo�nosti.

    Sklep: Postavke naj bi bilo mogoe dodajati na �e pripravljene dokumente reklamacij in preklicev ali pa jih uvrstiti na nov dokument.

  8. Ali bo prevzem obveznih izvodov evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    NUK: Prevzem obveznih izvodov bodo evidentirali v segmentu COBISS3/Nabava. O postopku reklamiranja obveznih izvodov bodo �e premislili in pripravili predlog.

    Sklep: Prevzem obveznih izvodov bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. NUK pripravi predlog postopka reklamiranja obveznih izvodov.

  9. Ali bo prevzem darovanega gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    Vsi lani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

    Sklep: Prevzem darovanega gradiva bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava. V lokalno bazo podatkov se vpi�ejo le postavke, ki imajo doloen COBISS-ID.

  10. Ali je treba implementirati zameno, kjer gre za ponudbo in po�iljanje lastnega gradiva za zameno?

    Vsi lani delovne skupine: Da.

    Sklep: V segmentu za nabavo je treba implementirati tudi postopek zamene, kjer gre za po�iljanje lastnega gradiva za zameno. Po�ilja se le neinventarizirano gradivo, ki se posebej v ta namen naroa za znanega prejemnika, ta pa ni nujno knji�nica.

  11. Ali bo prevzem drugih vrst gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?

    Vsi lani delovne skupine: V segmentu za nabavo.

    Sklep: Prevzem drugih vrst gradiva (stara zaloga, lastna izdaja, kotizacija, subvencija) bo evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava.

  12. Katera dovoljenja ali privilegije dolo�iti za delo v segmentu za nabavo?

    Vsi
    lani delovne skupine: Potreben je dogovor v posameznih knji�nicah.

    Sklep: Knji�nice po�ljejo seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.

 

Dogovori glede predlaganih predpostavk (pogojev) iz referennega dokumenta

  1. Predlagatelj mora biti vpisan v bazo podatkov o �lanih.

    Vsi lani delovne skupine: Da.

    Sklep: Pri vnosu postavke je vkljuena kontrola, da mora biti predlagatelj �e vpisan v bazo podatkov o lanih.

  2. Pri predlogih ne vodimo koli�ine.

    Vsi lani delovne skupine: Vodijo koliino in ceno.

    Sklep: Pri vpisu predloga je treba omogoiti vnos koliin in cen, kar bi omogoalo ovrednotenje predvidene nabave.

  3. Pri postavki naro�ila lahko dolo�imo enega financerja in en sklad, vendar lahko knji�nica oblikuje sklad, v katerega prispeva denarna sredstva ve� financerjev.

    Vsi lani delovne skupine: Pri postavki lahko doloijo ve financerjev.

    Sklep: Omogoiti, da bo lahko doloena postavka plaana iz ve skladov.

  4. Evidentirajo se samo tiste postavke ogledne dobavnice, ki jih bomo naro�ili in bodo uvr��ene na naro�ilo.

    Vsi lani delovne skupine: Da.

    Sklep: Pri nabavi bodo evidentirane samo tiste postavke z ogledne dobavnice, ki bodo uvr�ene na naroilo.

  5. Prevzem dodatno naro�enih izvodov gradiva je treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda, in to zato, ker je mo�no na osnovi enega prevzema - dobavnice evidentirati eno pla�ilo - ra�un.

    Vsi lani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Prevzema dodatno naroenih izvodov gradiva ni treba evidentirati na isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda.

  6. Na osnovi enega prevzema - dobavnice je mo�no evidentirati eno pla�ilo - ra�un in obratno.

    Vsi
    lani delovne skupine: Ne.

    Sklep: Omogo
    iti je treba, da so na enem raunu postavke z ve dobavnic.


Na
in povezave segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, z obstojeim sistemom COBISS

Bibliografski podatki o gradivu se iz bibliografske lokalne baze podatkov lahko prenesejo pri oblikovanju predloga za nabavo ali postavko naroila, obvezno pa pred evidentiranjem prejema gradiva, e ni namenjeno zameni. Pri izstavitvi naroila se podatki o naroilu prenesejo v lokalno bazo podatkov. Ob eventualnem preklicu naroila pa se podatki v lokalni bazi podatkov ustrezno spremenijo. Pri prejemu gradiva se v lokalno bazo podatkov vnesejo �e podatki o prejemu in raunu, iz lokalne baze podatkov pa se prenesejo podatki o dodeljenih inventarnih �tevilkah.


Razprava in ugotovitve o posameznih elementih programske opreme COBISS3/ Nabava

Podatki o dobavitelju
Omogo
�iti je treba prenos podatkov o dobaviteljih iz segmenta za katalogizacijo v segment za nabavo. Voditi je treba tudi podatke o roku dobave, roku plaila in roku za ponovno reklamiranje. Ti podatki naj se prenesejo na postavko kot privzeta vrednost. Vklju�iti je treba mo�nost iskanja po kontaktnih osebah.

Podatki o financerju in skladih
Pri financerju je treba vklju
iti davno �tevilko. Dopolniti je treba prikaz vknji�b v skladu z mo�nostjo pregleda posameznih vrst vknji�b. Morda bi lahko na�li ustreznej�i termin za vknji�bo. Pri pregledu stanja v skladu je treba omogoiti prikaz �tevila neovrednotenih postavk.

Podatki o predlogih
Pri evidentiranju predloga je treba omogo
iti prenos iz vzajemne baze podatkov in ne le iz bibliografske lokalne baze podatkov. Pri predlogu je treba dodati podatke o prioriteti, ceno in koliino ter omogoiti vnos ve predlagateljev. Vkljuiti je treba mo�nost prikaza se�tevka cen �e neodobrenih predlogov.

Podatki o naro�ilu
Morda bi dodali mo�nost dolo
anja prioritete tudi pri posamezni postavki naroila in ne le pri naroilu kot celoti. Dodati je treba mo�nost, da program na osnovi vnesenega ISBN-ja podatke prenese iz lokalne baze podatkov. Dodati je treba mo�nost prehoda iz urejanja glave naroila v urejanje postavke naroila in obratno. V postavko naroila je treba dodati razdelitev po oddelkih (preveriti �e pri drugih SIK-ih, npr. v SIKMB). Med elemente zneska je treba dodati opombo, ki se prenese v segment COBISS/Katalogizacija, v podpolje 9963.

Podatki o prejemu gradiva in ra�unu
Dodati je treba mo�nost storna na dobavnici in
kasnej�ega reklamiranja prevzemov. Pri evidentiranju plaila rauna naj bo pri kompletih mo�no ceno vseh postavk vpisati le pri eni postavki in v polje opomba dodati opombo, da gre za komplet. Posredni stro�ki nabave naj se vodijo v posebnem skladu (treba je preveriti �e, kako se to izvaja v raunovodstvih). Upo�tevati je treba mo�nost, da se avans naka�e brez prednaroila.

Podatki o preklicu in reklamaciji
Optimirati je treba postopke reklamiranja in preklica, tako da uporabniku ni ve
treba izbirati postavk iz spiskov reklamacij oz. preklicev. Dodati je treba postopek reklamiranja vseh nedospetij brez interakcije uporabnika. Vkljuiti je treba mo�nost bele�enja zgodovine po�iljanja reklamacije (�tevilo reklamacij in datumi).

Splo�ni podatki
Dodati je treba mo�nost kopiranja postavk nabavne listine iz drugih nabavnih listin. Vsi razredi naj bi imeli dva podatka o referentu: podatek o tistem, ki je objekt kreiral, in tistem, ki ga je spremenil. Vrstni red atributov v urejevalniku naj bo odvisen od vrste gradiva. V urejevalnik je treba vklju
iti mo�nost, da se po prenosu iz bibliografske lokalne baze podatkov ohranijo preneseni podatki, etudi bi bila povezava kasneje zbrisana. Ko gradivu doloamo COBISS-ID ali ISBN, moramo preveriti, ali se to gradivo �e nahaja v nabavnem procesu in kateri statusu ima doloen.

Brskalnik
Razprava se je nana�ala na videz in dopolnitve posameznih elementov brskalnika: dopolnitev izbir iz menijske vrstice, vklju
itev ikon v orodni vrstici, seznam in izbiro objektov na delovnem podroju, urejanje atributov v oknu z atributi, seznam in izbiro objektov v oknu s povezavami ter oznaevanje preklicanih objektov.

Urejevalnik
Udele�enci so razpravljali o mo�nosti dolo
evanja atributov, ki so obvezni, o mo�nosti direktnega vnosa �ifre pri �ifriranem atributu, mo�nosti aktiviranja iskalnih oken med urejanjem, mo�nosti dopolnjevanja �ifrantov, o poenotenju tipk za izhod iz oken ter o �irini vnosnih polj.

Iskalnik
Razprava se je nana�ala na spreminjanje velikosti okna iskalnika, na seznam najdenih objektov in izbiro le-teh, na urejanje atributov najdenih objektov, na pomnjenje uporabnikovih iskalnih profilov in na hitri prehod v urejevalnik.


Sklepi
posveta

  1. IZUM predlaga, da v knji�nicah razmislijo o mo�nosti uvedbe enotnega �ifranta dobaviteljev za vse segmente v sistemu COBISS.
  2. IZUM bo knji�nicam poslal primere izpisov dokumentov.
  3. IZUM bo vkljuil revizorja za verifikacijo raunovodskih postopkov, povezanih z nabavo.
  4. IZUM bo obiskal �e SIKMB, po potrebi pa ponovno tudi knji�nice, iz katerih so �lani delovne skupine.
  5. Knji�nice bodo poslale nove primere statistik.
  6. Knji�nice bodo poslale seznam dovoljenj ali privilegijev, ki jih bodo uporabljale pri delu v segmentu za nabavo.
  7. Knji�nice bodo prouile mo�nosti organizacijskih sprememb in povezav z raunovodstvi v posameznih ustanovah.
  8. NUK bo poslal predlog postopka reklamiranja obveznega izvoda.

Po analiziranju novih zahtev in zahtev po spremembah programa, ki so bile podane na posvetu delovne skupine, je bilo ugotovljeno, da je bil napovedani rok za predajo beta verzije v testiranje (marec 2000) preve optimistien in ga ne bo mo�no realizirati.

 

Zapisala:
Janko �igart in Miro Kolari

Maribor, 22.11. 1999