Zapisnik

s posveta delovne skupine za testiranje novosti programske opreme COBISS/OPAC za WWW, V3.0 beta, in COBISS/Izposoja, V4.5 beta

Uvodoma je mag. Marta Seljak predstavila dosedanje aktivnosti pri projektu razvoja postopkov rezervacij in podalj�anja roka izposoje v sistemu COBISS/OPAC za WWW; projekt se izvaja od za�etka lanskega leta. Poudarila je pomembnost organizacijskih sprememb in prilagoditev v knji�nicah za u�inkovito podporo novim servisom. Glede na to, da COBISS/OPAC ni samo servis posamezne knji�nice, ampak sistema COBISS kot celote, sta univerzalnost in kakovost servisa za kon�ne uporabnike �e posebej pomembna.

Knji�nice se bodo same odlo�ile, ali bodo te servise nudile svojim uporabnikom ali ne. �e se bo neka knji�nica odlo�ila za ta servis, ji bo IZUM ob vzpostavitvi servisa nudil konzultantsko pomo� v sami knji�nici, kasneje pa po telefonu.

Za posvet je bilo pripravljeno delovno gradivo, v katerem so bile zbrane pripombe Narodne in univerzitetne knji�nice (NUK), Univerzitetne knji�nice Maribor (UKM), Centralne tehni�ke knji�nice (CTK), Mariborske knji�nice (SIKMB) in Knji�nice Otona �upan�i�a (SIKOZ), ki so sodelovale pri testiranju programske opreme COBISS/OPAC za WWW. Pripombe so bile glede na mo�nosti realizacije razporejene v 33 to�k in kategorizirane v �tiri skupine. Kraj�i pisni komentarji so bili osnova za razpravo, ki se je pri vsaki to�ki zaklju�ila s sklepom.

1.
Zaslonsko sliko Pregled izposojenega gradiva in podalj�anje roka izposoje naj bi preimenovali v Pregled izposojenega/rezerviranega gradiva in gradiva s podalj�anim rokom izposoje (CTK).

IZUM: �e bi hoteli biti dosledni, bi morali v naslov slike vklju�iti �e preostale mo�ne statuse evidentiranega gradiva.
CTK: Za bralce je bolj jasno poimenovanje izposojeno in rezervirano gradivo kot zadr�ano ipd., zato bi v naslovu zajeli samo ta dva.
SIKMB: Bralcem izraz Pregled izposojenega/rezerviranega gradiva in gradiva s podalj�anim rokom izposoje ne bi�povedal, da lahko gradivu tudi podalj�a rok izposoje.

Sklep: Naslov "Pregled izposojenega gradiva in podalj�anje roka izposoje" ostane.

2.
Po kliku gumba PODALJ�AJ naj bi se spet izpisal seznam vsega gradiva, kjer bi lahko izbirali med gumboma KONEC ali DALJE; klik na gumb KONEC bi povzro�il odjavo, na gumb DALJE pa izpis seznama gradiva, ki mu je bil rok izposoje podalj�an, in to z naslovom: Seznam podalj�anega gradiva (CTK).

IZUM: Tak�na re�itev bi upo�asnila postopek podalj�anja roka izposoje.
CTK: Mote�e je to, da je gumb DALJE velik, ni pa gumba, ki bi uporabnika opozoril, da se mora po pregledu oz. podalj�anju odjaviti.

Sklep: Nedoslednost bo odpravljena z vklju�itvijo dodatnega gumba Odjava.

3.
Onemogo�iti REZERVACIJE in PODALJ�EVANJE prek WWW OPAC-a uporabnikom s katerokoli omejitvijo, razen z omejitvjo "izgubljena izkaznica" (UKM).

IZUM: Omejitev �prepoved rezervacij� ne vpliva na mo�nost podalj�evanja in obratno.

Sklep: Sprejet je predlog v zvezi z vplivom posameznih omejitev pri �lanu, kot je navedeno v zgornji tabeli.

4.
Dopolniti izpis podatkov o najdenem gradivu s kratkim navodilom: ��e �elite gradivo rezervirati, ozna�ite v kvadratku in kliknite v ikono rezerviraj� (CTK).

IZUM: Postopek izbire gradiva za rezervacije je dovolj jasen, tako da niso potrebna dodatna navodila.
CTK:� Prav bi bilo, da se prilagodimo vsem vrstam uporabnikov.
UKM: Dodati navodilo ob gumbu Rezerviraj, ker �lani pogosto ne vedo, da je treba najprej izbrati izvod za rezervacijo.
NUK: Preimenovati gumb Rezerviraj v �elim rezervirati ter dopolniti sporo�ilo, ki se izpi�e, �e �lan pred klikom tega gumb ne izbere ni�esar.

Sklep: Gumb Rezerviraj bo preimenovan v �elim rezervirati; �e �lan pred klikom tega gumba ne bo ni�esar izbral, se izpi�e naslednje pojasnilo: "Gradivo ni bilo izbrano. �e �elite rezervirati, ozna�ite v okencu in kliknite gumb �elim rezervirati".

5.
Po izpisu obvestila o uspe�ni rezervaciji naj bi bila na izbiro gumba KONEC in NOVO ISKANJE. Gumb KONEC naj bi omogo�il odjavo, gumb NOVO ISKANJE pa vrnitev v iskalno okno (CTK).

IZUM: Termin "Konec" bo �lan me�al s terminom "Izhod".

Sklep: Dodan bo nov gumb Odjava, termin Avtorizacija bo zamenjan z ustreznej�im Prijava, ikona Iskanje pa preimenovana v Novo iskanje.

6.
Pri rezervaciji prostega gradiva prek COBISS/OPAC-a naj se v ustreznem oddelku knji�nice na zaslon izpi�e obvestilo o tem, delo naj bi bilo mo�no nadaljevati po potrditvi tega obvestila s tipko ENTER (SIKMB).

IZUM: Obve��anje bo potekalo s pomo�jo elektronske po�te. Mag. P. �obot je opisal postopek v zvezi s sprejemanjem elektronske po�te na �ifro COBISSURGENT.

Sklep: Obvestila o rezervaciji prostega gradiva se bodo po�iljala na enega ali ve� elektronskih naslovov v knji�nici, ki jih bo redno pregledovala za to odgovorna oseba.

7.
Ali je mo�no izpisati gradivo, ki na �lana �aka (status W), na enak na�in, kot se izpi�e seznam naro�enega gradiva (status O) z ukazom CHECK/RESERVATION oz. CR (SIKMB)?

IZUM: Seznam gradiva, ki �aka na �lana (gradivo s statusom W ali O), se izpi�e v obvestilih CIR902.
SIKMB: Potrebujejo tudi mo�nost lo�enega izpisa gradiva, ki ima status W, in gradiva s statusom O.

Sklep: Pri pripravi izpisa CIR902 bo dodana mo�nost lo�itve gradiva glede na status O in W.

8.
Pri novostih nas nekoliko moti izpis CIR501, CIR502 (transakcije): izpi�ejo se prav vse transakcije (CTK).

IZUM: Izpisi CIR5XX so namenjeni vpogledu v vse transakcije zaradi razli�nih kontrol.
CTK: Do nepreglednosti izpisov transakcij pride, �e je gradivo v istem dnevu najprej izposojeno, nato pa ima skupaj z ostalim gradivom podalj�an rok izposoje. Pred vklju�itvijo novosti (izpisa dodatnih podatkov o gradivu) to ni bilo tako mote�e.
Drugi: Pri re�evanju te�av potrebujejo podatke o vseh transakcijah. Mag. Seljakova je opozorila, da je bele�enje in shranjevanje transkacij v COBISS-u tema, ki zaslu�i poseben posvet. Na njem naj bi preverili usklajenost obstoje�ih re�itev z zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Sklep: Ker je te�ko dolo�iti algoritem za izlo�anje transakcij v izpisu, bodo iz CTK poslali vzorce s primeri, kdaj prihaja do prekomernega ponavljanja podatkov.

9.
Ali bi bilo mo�no omogo�ati rezervacije in podalj�anje roka izposoje samo za nekatere vrste gradiva? V mnogih knji�nicah ne dovolijo podalj�anja roka izposoje za leposlovje (SIKMB, SIKOZ).

IZUM: Problem je �e sedaj tehni�no re�en v nekaterih knji�nicah, ki so se odlo�ile, da bodo vodile lo�eno evidenco �asovnih parametrov za leposlovje in ostalo gradivo.

Sklep: Na zahtevo posamezne knji�nice se tabela �asovnih parametrov lo�i po vrsti gradiva na leposlovje (675s=82) in drugo.

10.
Statusni podatki (signatura, datum podalj�anja, novi datum vrnitve itd.) naj se - po uspe�no izvedenem podalj�anju roka izposoje - izpi�ejo bolj poudarjeno in v ve�ji pisavi, prav tako naj se izpi�e poudarjeno tudi obvestilo po neuspe�nem podalj�anju roka izposoje v primeru �e izkori��enega �tevila podalj�anj - zaenkrat samo za rezervirano gradivo (UKM, SIKOZ, SIKMB).

IZUM: Dva predloga re�itve:

1. razli�ica

• �e je bilo podalj�anje roka uspe�no, se besedilo s statusnimi podatki izpi�e v zeleni barvi
• �e je bilo podalj�anje roka omejeno, tj. �e �lan zaradi ve�kratnega podalj�evanja ne more ve� izkoristiti celotnega obdobja podalj�anja npr. 21 dni (npr. 10.5.1999 �lan poskusi ponovno podalj�ati rok izposoje, podalj�uje pa lahko najve� do 15.5.1999), se po izpisanih statusnih podatkih za izvod v novi vrstici izpi�e v poudarjeni rde�i barvi naslednje sporo�ilo: Podalj�ano samo za 5 dni.
• �e podalj�anje roka ni bilo uspe�no, se sporo�ilo s pojasnilom, zakaj ni rok podalj�an, izpi�e v poudarjeni rde�i barvi

2. razli�ica

• besedilo s statusnimi podatki se izpi�e v naslednji obliki:

ROTOV� 821.112.2-93-3 Izposojeno: 01.04.1999; Podalj�ano: 12.05.1999
NOV ROK VRNITVE: 13.05.1999

Opomba: �e je rok podalj�an za celotno obdobje, se izpi�e v zeleni barvi, �e pa je novi rok vrnitve kraj�i, pa v poudarjeni rde�i barvi.

• �e podalj�anje ni bilo uspe�no, se sporo�ilo s pojasnilom, zakaj rok ni podalj�an, izpi�e v novi vrstici (enako kot pri 1. razli�ici)

Sklep: Sprejeta 2. razli�ica.

11.
Pred izpisom signature v seznamu izposojenega gradiva oz. gradiva s podalj�anim rokom izposoje dodati pomo�no besedo �Signatura�, da bo bolj pregledno, za kak�en podatek gre (NUK).

IZUM: Predlagan izraz je �Postavitev�.
NUK: Njihovi uporabniki so navajeni na izraz "Signatura".
CTK, SIKMB: Informacija je odve�na.

Sklep: NUK se strinja, da se njihov predlog ne upo�teva.

12.
V pomo�nem tekstu zaslonske slike za Pregled izposojenega gradiva in podalj�anje roka izposoje dodati: ��jih moramo najprej ozna�iti v okencu in nato klikniti gumb "Podalj�aj izbrano"�� (CTK).

IZUM: Namesto izraza �v okencu� se doda njegova slika.

Sklep: V pomo�ni tekst se na ustrezno mesto namesto izraza "v okencu" doda slika okenca.

13.
Na dnu zaslonske slike Pregled izposojenega gradiva in podalj�anje roka izposoje dodati gumb KONEC, da bi uporabnika opomnili, da se mora po pregledu evidentiranega gradiva odjaviti, zlasti �e ni imel izvodov, ki bi jim lahko podalj�al rok izposoje (CTK).

IZUM: Namesto gumba Konec se doda gumb Odjava.

Sklep: Predlog je sprejet.

14.
Nepotreben komentar po uspe�ni rezervaciji izposojenega gradiva v zvezi z obve��anjem uporabnika o dospelosti gradiva s strani knji�nice, ker zaradi velikega �tevila uporabnikov tega ne bodo izvajali. Uporabniki lahko preverijo dospelost sami prek COBISS/OPAC-a (UKM, SIKMB).

15.
Odstraniti komentar po uspe�ni rezervaciji izposojenega gradiva, npr. 'Rezervacija velja do 31.05.1999.', ker natan�nega datuma vrnitve ni mo�no predvideti, zato je bolje, da ga ni (UKM).

IZUM: Dva predloga:

• sporo�ilo se razlikuje glede na to, ali bodo v knji�nicah obve��ali �lane o prispelih rezervacijah ali ne
• mo�nost rezerviranja gradiva prek COBISS/OPAC-a bi imeli samo �lani, ki imajo v knji�nici evidentiran elektronski naslov

SIKMB: Lo�evanje uporabnikov na tiste z elektronskim naslovom in preostale bi bilo nekorektno.

Knji�nice imajo razli�na stali��a glede obve��anja:
UKM: Ne nameravajo obve��ati uporabnikov o dospelem gradivu.
CTK: Nameravajo obve��ati samo po e-po�ti.
SIKOZ, SIKMB, NUK: Uporabnike �e sedaj obve��ajo po telefonu oz. pisno.

Sklep:

• za UKM in knji�nice, ki ne bodo posredovale drugih sporo�il, naj se izpi�e posebno sporo�ilo:
  Gradivo je rezervirano. Prosimo, da preverite, kdaj bo dostopno.
• za druge se sporo�ilo dopolni:
  Rezervirali ste gradivo, ki ni prosto. Ko bo dostopno, vas bo knji�nica obvestila v skladu z na�inom obve��anja.
  

16.
Dodati mo�nost vpogleda v to, na katerem mestu v �akalni vrsti se uporabnik po uspe�ni rezervaciji nahaja (UKM, SIKMB).

IZUM: Izpis dodatne informacije:
V seznamu rezervacij se nahajate na x. mestu. Rezervacija velja do xx.xx.xxxx.
NUK: Obilje informacij prej �koduje kot koristi.
Drugi: Strinjajo se, da informacija o vrstnem redu v seznamu �akajo�ih ne pove dosti, saj je dostop do gradiva odvisen od �tevila izvodov. Uporabniki bi �e izvr�eno rezervacijo preklicali, ko bi dobili informacijo o neugodnem mestu v seznamu �akajo�ih. Preklici rezervacij pa bi dodatno obremenjevali izposojevalce.

Sklep: Predlog ni sprejet.

17.
Po uspe�ni rezervaciji izposojenega gradiva dodati informacijo, v katerem oddelku je bila rezervacija evidentirana, da uporabnik ve, kje jo mora preklicati (SIKMB).

IZUM: Predlagan izpis nove vrstice z obvestilom Gradivo vas bo �akalo v oddelku <ime_oddelka>.

Sklep: Predlog je sprejet.

18.
Precizirati skok na besedilo pomo�i po kliku rde�ega znaka ? pri izvodih, ki niso dostopni, na tisto to�ko, kjer je naveden vzrok za nedostopnost (NUK).

IZUM: Predlog bo implementiran. V primeru ve� razlogov se upo�teva skok na opis prvega po prioriteti.

Sklep: Predlog je sprejet.

19.
Dopolniti ime ikone ISKANJE v ISKANJE/REZERVACIJE (CTK).

IZUM: Predlagano je preimenovanje ikone iskanje v novo iskanje.

Sklep: Predlog je sprejet.

20.
Omejitev �tevila izposojenih izvodov, opredeljena z EDIT LIMITS oz. v vnosni maski za �lana, bi morala vplivati tudi na najve�je mo�no �tevilo rezervacij pri �lanu (NUK).

IZUM: Bo implementirano.
SIKMB: Ali je mo�no omejitev vezati na vrsto gradiva?
IZUM: Tak�na kontrola bi bistveno upo�asnila postopek rezervacije, prav tako pa tudi samo izposojo v okolju COBISS/Izposoja.

Sklep: Implementirana bo kontrola �tevila rezervacij pri �lanu glede na omejitev �tevila izposojenih izvodov, dolo�ena v okolju EDIT LIMITS.

21.
Dopolnitev programske opreme COBISS/Izposoja, ki se nana�a na fazo obdelave rezervacij (ukaz CHECK/RESERVATION), z mo�nostjo izpisa zadol�nic za skladi��e (NUK).

IZUM: V pripravi je poseben ukaz za izpis zadol�nic.
NUK: Dokler izpis zadol�nic ne bo mo�en, ne bodo omogo�ili rezervacij prostega gradiva prek COBISS/OPAC-a za WWW.
UKM: Uporabili bodo iste re�itve kot v NUK-u.

Sklep: Implementiran bo nov ukaz za izpis zadol�nic.

22.
Dodati mo�nost izpisa dodatnih obvestil za uporabnike v okolju EDIT OPAC, in sicer npr. �Informacije o podalj�anjih in rezervacijah dobite tudi po avtomatskem telefonskem odzivniku�� (CTK).

IZUM: V okviru ukaza EDIT OPAC bo dodana mo�nost vpisa opomb za uporabnike (v slovenskem in angle�kem jeziku).

Sklep: Predlog je sprejet; opomba se izpi�e na vseh zaslonskih slikah na dnu zaslona.

23.
Dodati omejitev �onemogo�ena rezervacija� v �ifrant CODE 593 (SIKMB).

IZUM: Dopolnitev je �e predvidena.

Sklep: Predlog je sprejet.

24.
Mo�nost uporabe rezervacij in podalj�anj roka izposoje prek COBISS/OPAC-a vezati tudi na posamezni oddelek knji�nice � samo dolo�eni oddelki knji�nice bodo podpirali to ponudbo (SIKMB).

IZUM: Realizacija zahteva ve�je programske posege.
SIKMB: �e to ni mo�no, bodo �e razmislili, kdaj se bodo vklju�ili.

Sklep: Realizacija je predvidena v naslednjih verzijah.

25.
Dodati mo�nost vpogleda v to, na katerem mestu v �akalni vrsti se uporabnik po uspe�ni rezervaciji nahaja (UKM, SIKMB).

IZUM: Predlog izpisa sporo�ila: V seznamu rezervacij se nahajate na x. mestu, na voljo je y izvodov. Rezervacija velja do xx.xx.xxxx.

Sklep: Glede na sklep pri 16. to�ki predlog ni sprejet.

26.
Dodati avtomatsko evidentiranje terjatve za rezervacijo pri uporabniku pri rezervaciji, izvedeni prek COBISS/OPAC-a (SIKOZ).

IZUM: Stro�ki rezervacije se lahko evidentirajo avtomatsko pri dodelitvi gradiva �lanu (status R se spremeni v status W) ali pri naro�ilu. Dopolnitev je treba implementirati tudi v segmentu COBISS/Izposoja.

Sklep: V novi verziji COBISS/Izposoja se implementira avtomatsko evidentiranje terjatev za rezervacije, v segmentu COBISS/OPAC za WWW pa v eni od naslednjih verzij.

27.
Onemogo�iti rezervacijo prostega gradiva (naro�ilo) v ve� oddelkih iste knji�nice (SIKMB).

28.
�e rezervacije v ve� oddelkih hkrati ne bodo onemogo�ene, bo treba dodati ustrezno kontrolo, ki bo ob realizaciji rezervacije (predaji gradiva uporabniku) avtomatsko brisala rezervacije istega gradiva v ostalih oddelkih (SIKMB).

IZUM: Najprej bi bilo treba dopolniti segment COBISS/Izposoja.

Sklep: V eni od naslednjih verzij bo potrebna vklju�itev kontrole, ki bo onemogo�ila rezervacijo prostega gradiva v ve� oddelkih iste knji�nice hkrati. Kontrolo bo treba vklju�iti v segment COBISS/Izposoja in v segment COBISS/OPAC za WWW.

29.
Sporo�ila, ki se izpi�ejo za uporabnike, �e imajo dolo�ene omejitve, zaradi katerih nimajo mo�nosti podalj�ati roka izposoje ali rezervirati gradiva, naj bodo bolj natan�na, npr.: �Roka izposoje ne morete podalj�ati/rezervirati gradiva, ker imate v knji�nici prepoved obiska� oz. �V knji�nici Nova vas niste poravnali stro�kov opomina, zato gradiva ne morete rezervirati/mu podalj�ati roka izposoje� (SIKMB).

IZUM: Podatek o oddelku in postavki se pri terjatvah ne vodi.
SIKMB: Najbolj pogre�ajo informacijo o tem, v katerem oddelku ima �lan evidentiran dolg.
NUK, CTK: Sporo�ila naj bodo �im kraj�a in �im bolj splo�na.

Sklep: Sporo�ila ostanejo ista, k sporo�ilu, ki se nana�a na neporavnane obveznosti, pa je treba v oklepaju dodati informacijo, v katerem oddelku je ta obveznost evidentirana. �e gre za ve� oddelkov, naj bodo imena oddelkov lo�ena z vejico. Sporo�ila se glede na odziv uporabnikov optimirajo v naslednjih verzijah.

30.
Dodati izpis opozorila uporabniku, �e rezervira izposojeno gradivo, �eprav bi lahko rezerviral (naro�il) prosto gradivo (SIKMB).

Sklep: Barva okenca bo pri prostih� izvodih zelena,� pri izposojenih oran�na, pri nedostopnih pa rde�a.

31.
Dodati mo�nost lo�itve rezervacij v posameznih knji�nicah na:

• rezervacije prostega gradiva (naro�ila)
• rezervacije izposojenega gradiva
  (UKM: uporabljali bi samo rezervacije izposojenega gradiva)

IZUM: Lo�evanje postopkov bi zahtevalo popolno redefinicijo uporabni�kega vmesnika z izpisom zaloge, in sicer v vseh verzijah COBISS/OPAC-a.

Sklep: UKM ne vztraja pri predlogu � sprememba sporo�ila, ki je bila dolo�ena v to�kah 14 in 15, bo zado��ala.

32.
Prepre�iti ponavljanje izpisa obvestila �Ni dostopnega izvoda� po iskanju �e v drugih knji�nicah, �e v mati�ni knji�nici ni bilo takega izvoda (CTK).

IZUM: Problem je vezan na obstoje�o verzijo programa COBISS/OPAC.
CTK: Izpis je sicer mote�, vendar pa ne vztrajajo pri takoj�nji odstranitvi, �e je za to potreben ve�ji poseg.

Sklep: Zaenkrat ostane tako, kot je, za eno od naslednjih verzij pa je predvidena dopolnitev, da se tak�ni zapisi sploh ne bi izpisali kot iskalni zadetek v knji�nici, kjer nimajo dostopnega izvoda.

33.
Skraj�ati izpis bibliografskih podatkov o najdenem gradivu, �e kliknemo gumb ZALOGA PO KNJI�NICAH in se tak izpis v bistvu ponovi; enako pri ponavljajo�ih se izpisih serijskih publikacij (CTK).

IZUM: Bibliografski podatki se izpi�ejo v enaki obliki kot pri iskanju, izpi�e pa se prvih 6 vrstic.
CTK: Moti jih, da se bibliografski podatki v enaki obliki izpi�ejo �e enkrat, ko izberejo gumb Zaloga po knji�nicah, kjer se izpi�e �e seznam knji�nic, ki imajo enako gradivo.

Sklep: Skraj�an bibliografski zapis (prvih 6 vrstic) se izpi�e tudi pri ponovnem izpisu zaloge in seznama knji�nic z zalogo.

Zapisala:
mag. Matja� Cigrovski
Mira Folnovi�

Maribor, 27. 5. 1999