Zapisnik

posveta o specifikaciji funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0

Uvodoma je mag. Marta Seljak pozdravila udele�ence in pojasnila, da je namen posveta predstaviti prototip programske opreme COBISS3, V3.0, ter obravnavati in verificirati dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0, ki temelji na:

• prototipu COBISS3, V3.0, ki je bil novembra 2002 predstavljen na konferenci COBISS & SICRIS 2002;
• interni presoji prototipa, ki so jo opravili sodelavci IZUM-a;
• predstavitvi prototipa in zbiranju zahtev za na�rtovanje z Lidijo Vodopivec in Cirilo Gabron-Vuk;
• sestanku o postopkih pridobivanja serijskih publikacij v SIKMB.

V programski opremi COBISS3 se delo v segmentih Nabava, Serijske publikacije in Zaloga ne izvaja tako kot v programski opremi COBISS2, temve� v obliki postopkov. Bistvena novost verzije V3.0, ki bo zahtevala od knji�nic vrsto organizacijskih sprememb in prilagoditev, je prenos urejanja podatkov o zalogi (kreiranje in a�uriranje polj 996, 997 in 998) iz COBISS2 v COBISS3. 

�e takoj na za�etku je Cvetka Tropenauer Martin�i� opozorila na potrebo po povezavi segmentov Nabava in Serijske publikacije z ra�unovodskim sistemom knji�nice. S tem bi knji�nicam olaj�ali delo, ker bi se izognili dvakratnemu vna�anju ra�unov. Miro Kolari� je pojasnil, da je v COBISS3 �e pripravljen postopek izvoza podatkov o ra�unih. Ti podatki so na voljo za uva�anje v razli�ne ra�unovodske programe, ki jih knji�nice uporabljajo.

V prvem delu posveta je Miro Kolari� predstavil prototip COBISS3, V3.0, z novima segmentoma Serijske publikacije in Zaloga. Predstavil je tudi spremembe v segmentu Nabava, ki so nastale zaradi vklju�itve podatkov o zalogi.

V segmentu Nabava je predstavil pripravo in izstavitev naro�ila skupaj z dolo�anjem izvodov pri posamezni postavki naro�ila, vnos in zaklju�itev dobavnice, vnos in pla�ilo ra�una ter inventarizacijo prejetih izvodov. V segmentu Serijske publikacije je predstavil pripravo in izstavitev naro�ila, dolo�anje vzorca izhajanja z mo�nostjo urejanja regularnosti (bolj natan�ne opredelitve pogostosti) za posamezen naslov, inventarizacijo in bele�enje prejema prvega prejetega zvezka, izvajanje kontrole dotoka za posamezen naslov, pripravo in izstavitev ponovnega naro�ila z urejanjem vzorca za naslednje leto ter vpis ra�unov pri posamezni postavki naro�ila. V segmentu Zaloga pa se je osredoto�il na strukturo polj 996, 997 in 998 ter postopek priprave polja 996/997 brez postopka nabave.

Sonja Poga�nik in Dunja Kal�i� sta ocenili, da je prednostna lastnost predstavljenega prototipa lo�itev zaloge od bibliografskega dela. Irena Se�ek je menila, da bo z vklju�itvijo zaloge v COBISS3 mo�no bolje izkoristiti funkcionalnosti segmenta Nabava.

Vpra�anja in pripombe udele�encev posveta v zvezi s predstavljenim prototipom in odgovori nanje:

1. Ali bo vnos nekaterih podatkov in ukazov (npr. sprememba ali brisanje statusa) v COBISS2 �e mo�en? 
   NE. Knji�nice, ki uporabljajo COBISS3, bodo vse podatke o zalogi vzdr�evale samo v COBISS3. V COBISS2 bodo podatki dostopni le za branje. Mag. Marta Seljak je opozorila, da bo prehod na COBISS3, V3.0, zahteval reorganizacijo dela v knji�nicah in nabavo ustrezne strojne opreme, na kar se bodo morale knji�nice dobro pripraviti. Ker bo prehod iz COBISS2 v COBISS3 postopen, bo treba v prehodnem obdobju zagotoviti konsistentnost podatkov v COBISS3 in COBISS2.
2. Ali se bodo nalepke izpisovale v COBISS3? (L. Vodopivec)
   Da.
3. Kadar pri�akujemo dodatne zvezke, mora imeti podpolje 997m na koncu zapisan znak "#".  (I. Berli�)
   Vnos podatkov v podpolje 997m bo urejen v skladu s pravili formata COMARC/H.
4. �e smo za en letnik prejeli ve� ra�unov in ima polje 997 ve� podpolj 1 in 3, kako se to odrazi v podpolju 9983? (C. Gabron-Vuk)
   Cena se v podpolje 9983 ne vna�a programsko, ampak ro�no.
5. V COBISS3 bo treba pripraviti posamezne postopke tako, da jih bo lahko izvajal le tisti, ki bo imel dodeljeno ustrezno dovoljenje. (M. Er�en)
   Dovoljenja je mo�no dolo�iti zelo podrobno na nivoju posamezne metode. Dolo�ili jih bomo v skladu z veljavnimi dovoljenji za ukaze, ki urejajo zalogo v COBISS2/Katalogizacija, in v skladu s potrebami knji�nic.
6. Kako se bodo v segmentu Serijske publikacije bele�ili avansi in dobropisi? (L. Vodopivec) 
   Avansi in dobropisi se bodo vodili enako kot v segmentu Nabava. Bele�ili se bodo pri partnerju. Vsako nakazilo in poraba pri avansih in dobropisih se bo dodatno bele�ila  tudi v razredu Avans.
7. Ali bo mo�no inventarne �tevilke dodeljevati tudi ro�no, �e knji�nica ne uporablja avtomatskega �tevil�enja? (S. Poga�nik, T. Poli�nik �ermelj)
   Da. Inventarne �tevilke in teko�e �tevilke v signaturi se lahko dodelijo v skladu z nastavljenimi �tevci ali ro�no.
8. Kako se upo�teva sprememba vzorca izhajanja med letom? (H. Bezjak)
   �e se spremeni vzorec izhajanja naslova med letom, je treba pri naslovu vzorec izhajanja spremeniti. Skladno z njim se od spremembe naprej programsko na novo dolo�ijo tudi pri�akovani zvezki. V zvezi s tem je mag. Marta Seljak poudarila, da so v prvi verziji vzorci izhajanja vklju�eni v COBISS3 in jih vsaka knji�nica ureja sama; mo�no pa jih je kopirati iz obstoje�ih vzorcev. IZUM bo pripravil tipske vzorce izhajanja. Kasneje bi pripravil �e optimizacijo vzajemne baze vzorcev, kjer bi te vzorce skupaj pripravljali, a�urirali in jih iz vzajemne baze prevzemali v lokalne baze vzorcev.
9. Kako vna�amo nepri�akovane priloge in izjemne �tevilke? (H. Bezjak)
   Za vnos nepri�akovanih prilog in izjemnih �tevilk bo na voljo atribut, katerega vrednost se bo v skladu s pravili formata COMARC/H prenesla v podpolje 997m. 
10. Ali bo mo�no pri zamenah vpisati cene? (T. Poli�nik �ermelj)
    Da.
11. Pri stalnih naro�ilih, kjer prejemamo snopi�e, se vsak snopi� obdela in inventarizira v svojem polju 996. Po zaklju�eni dobavi ve�emo snopi�e v eno enoto. Polja 996 odpi�emo (status "9" � odpisano) in zabele�imo inventarno opombo. Za novo vezano enoto pripravimo novo polje 996 in jo tudi inventariziramo. Finan�no vrednotenje snopi�ev in novih enot vodimo v lo�eni evidenci in teh podatkov ne vpisujemo v COBISS. (T. Poli�nik �ermelj)
    Razmisliti je treba o uvedbi novega statusa v podpolju 99Xq � status.
12. Ali je mo�no v enem polju 996 dolo�iti razli�ne na�ine nabave in to izkoristiti pri vnosu zbirnih zapisov? Zbirni zapisi se pripravljajo za ve� manj�ih kosov gradiva, ki jih knji�nica pridobi na razli�ne na�ine (z nakupom, kot obvezni izvod itd.) in se ne obdelujejo vsak posebej. (D. Kal�i�)
    Zaenkrat je vnos na�ina nabave usklajen s formatom COMARC/H, kjer je podpolje 996v neponovljivo. Problem je treba prou�iti in razmisliti o mo�nih re�itvah.
13. Polja 996/997 naj ne bi bilo mo�no brisati iz baze podatkov. (D. Kal�i�)
    Zahteva je �e upo�tevana v specifikaciji funkcionalnosti. Pri brisanju polja se polje ne izbri�e iz baze podatkov, ampak se samo ozna�i kot brisano. Dokon�no brisanje ozna�enih polj bo mo�no samo s posebnim dovoljenjem.
14. Ali bo mo�no v nabavi obdelati en kos (komplet) in ga inventarizirati v ve� poljih 996? (C. Tropenauer Martin�i�) Da.
15. Ali je v tak�nem primeru mogo�e pri drugem polju 996 spremeniti na�in nabave? (S. Vin�ec)
    Ne.
16. Kako bo re�en problem dodatnih bibliografskih zapisov v primeru predolgega zapisa? (C. Gabron-Vuk)
    Problemu se v COBISS3 ne bo mo�no izogniti zaradi konsistentnosti COBISS3 s COBISS2, vendar razmi�ljamo o najustreznej�i re�itvi problema.
17. Pri dolgih zapisih je zaloga zelo nepregledna. Ali je mo�no polja 996/997 s statusom odpisano shranjevati lo�eno? (H. Bezjak)
    Prou�iti je treba mo�nosti za arhiviranje podatkov o odpisanih izvodih.

V drugem delu posveta so udele�enci podali svoje pripombe na dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0.

Pri segmentu COBISS3/Zaloga (poglavje 4 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

1. Pri posebnih zbirkah je del gradiva postavljen po podro�jih, del pa po teko�i �tevilki. Kako naj knji�nice v tem primeru nastavijo �tevce? (T. Poli�nik �ermelj)
   Pri definiranju �tevca bo mo�no nastaviti pogoje (dolo�iti polja, podpolja ali elemente z izbranimi vrednostmi), skladno s katerimi se bo posamezen �tevec spro�il. Pred spro�itvijo �tevca  za dodelitev teko�e �tevilke v signaturi bo treba �tevec, ki ga je izra�unal in ponudil program, �e potrditi. �e �tevec ne bo ustrezal, bo mogo�e (na tem mestu) izbrati drug �tevec ali pa teko�o �tevilko v signaturi vpisati ro�no.
2. Kje reklamiramo manjkajo�e zvezke? (I. Berli�)
   Reklamacije se pripravljajo v COBISS3.
3. Kako bele�imo prejem zvezkov, ki izhajajo neredno (zvezek z vi�jo �tevilko prejmemo prej kot zvezek z ni�jo �tevilko)? (H. Bezjak)
   Pri kontroli dotoka za posamezen naslov program ponudi prejem za naslednji pri�akovani zvezek. �e tega zvezka nismo prejeli, zabele�imo prejem zvezka, ki smo ga prejeli. V podpolju 997m se podatki zabele�ijo v skladu s formatom COMARC/H.
4. Ali je mo�no za dolo�eno �tevilko izbrati, da je ne �elimo reklamirati? (L. Vodopivec)
   Da.
5. Kaj pomeni negativna interna �tevilka v to�ki 12? (I. Se�ek)
   V COBISS3 ima vsako polje 996/997 in 998 interno �tevilko, tj. zaporedno �tevilko polja v COBISS3. Pri brisanju polja 996/997, dejansko ne bri�emo polja iz baze podatkov, temve� ga samo ozna�imo za brisanje; s tem dobi interna �tevilka polja 996/997 negativen predznak.
6. Ali se to�ka 13 nana�a na knji�nice, ki imajo gradivo postavljeno v prostem pristopu in v signaturi izpolnjujejo element u? (C. Tropenauer Martin�i�)
   Da. Kot pomo� pri dolo�itvi elementa u v signaturi skladno z lokalnim �ifrantom CODE 89 bomo omogo�ili vpogled v vrstilce UDK, ki so dolo�eni v bibliografskem zapisu v polju 675.

Pri segmentu COBISS3/Nabava (poglavje 5 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

1. Kaj pomeni 7. odstavek na str. 8: "Za bibliografske zapise iz COBISS2, ki nimajo ali �e nimajo podatkov o zalogi, gradiva v COBISS3 ne kreiramo."? (I. Se�ek)
   Pred uporabo segmenta COBISS3/Nabava se je zaloga vpisovala v polja 996 pri posameznem bibliografskem zapisu v COBISS2. Z uporabo segmenta COBISS3/Nabava pa je treba za posamezni bibliografski zapis kreirati v COBISS3 objekt Gradivo, za katerega izvajamo postopke nabave. Za tiste bibliografske zapise iz COBISS2, pri katerih ne izvajamo postopkov nabave in nimajo podatkov o zalogi (npr. �lanki), objekta Gradivo v COBISS3 ne kreiramo.
2. Kako vna�amo knji�ne zbirke, ki so �tevil�ene s tremi nivoji? (T. Poli�nik �ermelj)
   Postopki v nabavi se odvijajo za najni�ji nivo publikacije. Za zbiranje podatkov na vi�jem nivoju je treba podatke obdelati v bibliografskem zapisu, npr. polje 225 za vnos zbirke.
3. Pri mejnih publikacijah, ko ob prvem prejetem izvodu �e ni jasno, ali je publikacija monografska ali serijska, se zgodi, da je treba kasneje bibliografski zapis in zalogo spremeniti iz monografske v serijsko ali obratno. (T. Poli�nik �ermelj, H. Bezjak)
   V prvi fazi bomo avtomatizirali postopke, ki so pogosti, izjemni primeri se bodo re�evali ro�no.
4. Kdaj se bo v knji�nici izvajalo arhiviranje podatkov za nabavo? (M. Er�en, C. Tropenauer Martin�i�, I. Se�ek, L. Vodopivec)
   Dolo�itev obdobja, za katerega naj se podatki arhivirajo, in odlo�itev, kdaj naj se arhivirajo, je v pristojnosti knji�nice. Postopki arhiviranja so pripravljeni tako, da se podatki najprej arhivirajo, nato pa lahko knji�nica spro�i �e postopek brisanja arhiviranih podatkov iz baze podatkov COBISS3.

Pri segmentu COBISS3/Serijske publikacije (poglavje 6 Specifikacije) smo obravnavali naslednje pripombe:

1. V zvezi s 5. odstavkom na str. 10: " ... vsebina podpolja 207a, s katero si pomagamo pri vpisu naslovov in vrednosti za vse stopnje �tevil�enja za prvi pri�akovani zvezek, pa se prenese v opombo vzorca." je bilo postavljeno vpra�anje, kaj se prenese v opombo vzorca, �e podpolje 207a ni izpolnjeno. (D. Kal�i�)
   �e ob nastanku vzorca izhajanja podpolje 207a ni izpolnjeno, ostane opomba vzorca prazna. Vzorec izhajanja dolo�i knji�nica na osnovi drugih podatkov, npr. tistih, ki so zapisani na publikaciji.
2. V kak�nem �asovnem obdobju se pripravljajo reklamacije za serijske publikacije? (L. Vodopivec)
   Knji�nica sama odlo�a, kdaj bo pripravljala reklamacije.
3. Nekateri dobavitelji zahtevajo, da mora knji�nica na dokumentih dobavitelju navesti �ifro, ki jo je dobavitelj dodelil knji�nici kot kupcu (customer code). V�asih mora knji�nica na dokumentih dobavitelju navesti tudi naro�ni�ko identifikacijsko �tevilko vsakega naslova posebej. (L. Vodopivec)
   V COBISS3 je za vnos �ifre kupca, ki jo je dobavitelj dodelil knji�nici, na voljo atribut v razredu Partner. Za vnos naro�ni�ke identifikacijske �tevilke posameznega naslova je predviden atribut v razredu Postavka naro�ila v segmentih Nabava in Serijske publikacije.
4. Kako bo vklju�en faktor vpliva? (L. Vodopivec)
   Problem vklju�itve faktorja vpliva v COBISS3 je tehni�ne narave; najugodnej�o re�itev �e i��emo.
5. Kako bomo v knji�nici izbirali publikacije, ki jih �elimo naro�iti z enim naro�ilom v okviru enega sklopa v sistemu javnih naro�il? (L. Vodopivec)
   Na�in izbiranja publikacij in oblikovanja naro�il se bo v COBISS3 razlikoval od sistema, ki ga knji�nica uporablja v segmentu COBISS2/Katalogizacija (tudi s podpoljem 992b). V COBISS3 bo mo�no iskati po postavkah naro�ila, zato morajo le-te vsebovati podatke, ki so za knji�nico pomembni pri izboru naslovov za posamezno naro�ilo. Na naro�ilu so �e pripravljeni postopki ra�unanja skupnega zneska naro�ila in postopki za pregled razdelitve tega zneska po posameznih virih financiranja. Postavke naro�ila lahko pripravimo, preden pripravimo naro�ilo, in jih priklju�imo posameznemu naro�ilu; lahko jih tudi prena�amo z enega naro�ila na drugega. Pri izboru si knji�nica pomaga tudi s koeficientom obra�anja zaloge, ki ga pripravi v segmentu COBISS2/Izposoja.
   V CMK-ju se o naslovih, ki jih bodo naro�ili prihodnje leto, odlo�ajo tako, da najprej pregledajo koeficient obra�anja zaloge. Pri posameznem naslovu imajo vpisano ceno s predra�una ali ra�una. V programu Excel s pomo�jo teh podatkov in zneska razpolo�ljivih sredstev dolo�ijo, katerih naslovov ne bodo naro�ili.
   Pri postavki naro�ila bo IZUM prou�il atribute, ki jih glede na potrebe knji�nic mora vklju�evati razred Postavka naro�ila serijske publikacije. Na posvetu smo se odlo�ili, da namesto izraza "sorodne postavke naro�ila" (str. 12 v Specifikaciji), ki pomeni naro�ilo istega naslova na drugem mediju, uporabimo izraz "ISSN-verzije". Vsi smo se strinjali, da je izraz "odvisne postavke naro�ila", ki pomeni, da z naro�ilom naslova prejemamo v knji�nico tudi druge naslove, ustrezen.
6. Ali bo polje 992 � Polje za lokalne potrebe vklju�eno v verzijo V3.0? (L. Vodopivec, D. Kal�i�)
   Ne. Verzija 3.0 vklju�uje polja 996, 997 in 998, ki opisujejo zalogo knji�nice.
7. Pri to�ki 16 je gospa Gabron-Vuk pojasnila, da v UKM-u in CTK-ju serijskih publikacij, ki jih naro�ajo za interne potrebe knji�nice (iz materialnih stro�kov), ne vna�ajo v COBISS.
8. Ali naj se podpolje 998g pri to�ki 22 programsko izpolni? (T. Poli�nik �ermelj)
   Dogovorili smo se, da se podpolje 998g ne izpolnjuje in spreminja programsko, temve� ro�no.
9. Kaj pri to�ki 29 pomeni odbitni dele� vstopnega DDV-ja? (L. Vodopivec)
   Pomeni, da ima dav�ni zavezanec, ki opravlja deloma opro��en deloma pa obdav�ljiv promet blaga in storitev, pravico do odbitka vstopnega DDV-ja le v delu, ki se nana�a na obdav�ljiv promet.
10. Ali se pri to�ki 32 serijske publikacije avtomatsko odpi�ejo? (D. Kal�i�)
    Ne. Program je v pomo� le toliko, da poi��e vsa polja 997, ki so namenjena za odpis, dejanski odpis pa je treba potrditi ro�no.

Sklepi posveta:

1. Na posvetu smo obravnavali in verificirali dokument Specifikacija funkcionalnosti za COBISS3/Serijske publikacije in COBISS3/Zaloga, V3.0.
2. Na osnovi potrjene Specifikacije IZUM do konca leta 2003 pripravi beta verzijo programske opreme COBISS3, V3.0, skupaj z delovnimi verzijami priro�nikov za segmente Nabava, Serijske publikacije in Zaloga; to bo osnova za testiranje v knji�nicah, ki so �lanice delovne skupine.
3. V �asu testiranja v knji�nicah IZUM zbira  pripombe, v skladu s tem dopolnjuje programsko opremo in dokon�a priro�nike za segmente Nabava, Serijske publikacije in Zaloga.
4. IZUM prou�i atribute, ki naj bi bili vklju�eni v razred Postavka naro�ila serijske publikacije.
5. IZUM predstavi knji�nicam, ki programsko opremo COBISS3 �e uporabljajo, in knji�nicam, ki jo nameravajo uporabljati, potrebne prilagoditve dela in organizacije v knji�nici ter potrebno strojno opremo za prehod na programsko opremo COBISS3, V3.0.

Zapisala: Tanja Tur�ek