1. Uvod
- splo�no o programski opremi COBISS3
- seznanitev udele�encev s potekom predstavitve
2. Predstavitev uporabni�kega vmesnika
Sloji programske opreme COBISS3:
- sloj uporabni�kega vmesnika
- aplikacijski sloj
- sloj baze podatkov
Komponente uporabni�kega vmesnika:
- brskalnik, ki je osnovna komponenta in omogo�a
pregledovanje, navigacijo in izvajanje operacij nad objekti
- iskalnik, ki omogo�a iskanje objektov
- urejevalnik, ki omogo�a spreminjanje vrednosti atributov in povezave
2.1 Osnovni pojmi objektne tehnologije
- razred (primer Dobavitelj)
- razred - podrazred v primeru dedovanja (primer Nabavna
listina - Naro�ilo)
- objekt (konkretni dobavitelj, npr. Mladinska knjiga)
- atribut (dolo�eni podatek o dobavitelju, npr. ime)
- povezava med dvema objektoma - asociacija, agregacija (npr.
povezava med dobaviteljem in naro�ilom, povezava med naro�ilom - glavo in postavkami
naro�ila)
2.2 Brskalnik
- omogo�a dostop do vseh segmentov programske opreme
COBISS3, do razredov v okviru segmenta in posameznih objektov, nad katerimi lahko izvajamo
operacije, ki podpirajo odvijanje poslovnih procesov
- opis elementov brskalnika:
- naslovna vrstica
- menijska vrstica
- orodna vrstica
- pregledovalnik segmentov in razredov
- delovno podro�je
- atributi izbranega objekta
- povezave izbranega objekta
- statusna vrstica
2.3 Iskalnik
- omogo�a iskanje objektov v okviru izbranega razreda, izbiro objektov za nadaljnjo
obdelavo in dodajanje objektov
- odpiranje iskalnika
- opis elementov iskalnika:
- iskalna polja
- polja za vnos iskalnih zahtev
- �tevilo najdenih objektov
- polje za izbiro izpisnega formata seznama najdenih objektov
- �e ni implementirano
- seznam najdenih objektov
- gumbi
- prikaz postopka iskanja in prenos �elenega objekta na delovno podro�je
2.4 Urejevalnik
- omogo�a vnos, spreminjanje in pregledovanje vrednosti
atributov objekta, povezav objekta in vsebovanih objektov
- odpiranje urejevalnika
- opis elementov urejevalnika:
- vnosna polja
- spustni seznami
- �ifranti
- potrditvena polja
- gumbi mo�nosti
- gumbi za dolo�anje povezav
- shranjevanje podatkov in zapiranje urejevalnika
3. Segment COBISS3/Nabava, V1.0
3.1 Splo�no
V segmentu so podprti postopki (primeri
uporabe) nabave monografskih publikacij, kot so bili potrjeni na sestanku delovne skupine
20. aprila 1998, in s tem vsi na�ini nabave: nakup, zamena, dar, obvezni izvod, stari
fond, lastna izdaja, kotizacija.
Ali bi bilo treba dopolniti �ifrant za na�in nabave v podpolju 996/7v z na�inoma
nabave "subvencija" in "�lanstvo"?
Segment omogo�a tudi naro�anje in prevzem oglednih izvodov serijskih
publikacij in posameznih �tevilk serijskih publikacij, ki ne predstavljajo teko�ega
dotoka (journal back issue order).
V verziji 1.0 je treba
implementirati �e:
- izpise
- statisti�ne preglednice - knji�nice naj bi poslale najnovej�e vzorce oz. svoje
zahteve v zvezi s statisti�nimi preglednicami, razen tistih, ki so �e sedaj vklju�ene v
programsko opremo COBISS/Izpisi
- dovoljenja za uporabnike sistema (seznam dovoljenj je v
prilogi)
Verzija 1.0 ne podpira:
- primerov uporabe oz. postopkov nabave in kontrole dotoka
serijskih publikacij in v okviru tega tudi nabave tistih monografskih publikacij, ki imajo
zna�aj serijskih, kjer zaklju�ek izhajanja �e ni znan (stalna naro�ila, naro�ila
monografskih publikacij v ve� delih, kadar monografska publikacija �e izhaja, stalna
naro�ila zbirk)
- povezave z dobaviteljevimi bazami podatkov, ki jo bo mo�no
realizirati za tiste dobavitelje, ki podpirajo standard EDIFACT
- povezave z ra�unalni�ko podprtim ra�unovodskim sistemom
Zagotovimo lahko prenos podatkov iz segmenta COBISS3/Nabava v formatu XML. Podatki za
prenos so predmet nadaljnjih dogovorov.
- te�ajnih list in prera�unov iz deviznih vrednosti v tolarsko protivrednost in obratno
Povezava segmenta COBISS3/Nabava, V1.0, z
obstoje�im sistemom COBISS
V zvezi z vnosom bibliografskih podatkov sta v segmentu COBISS3/Nabava zaenkrat podprti
dve mo�nosti:
- gradivo, ki ga �elimo nabaviti, je �e prej katalogizirano v lokalni bazi podatkov
- gradivo gre v proces katalogizacije �ele po evidentiranju podatkov o naro�anju in
prevzemu v segmentu COBISS3/Nabava
IZUM predlaga, da v prvi verziji segmenta
COBISS3/Nabava (V1.0) zagotovimo:
- pri evidentiranju predlogov in pri naro�anju gradiva vnos
identifikacijske �tevilke zapisa v sistemu COBISS (COBISS-ID) ni obvezen, kar pomeni, da
je gradivo lahko katalogizirano v lokalni bazi podatkov ali ne
Podatki o naro�enem gradivu se v OPAC-u lahko izpisujejo le, �e je gradivo �e
katalogizirano v lokalni bazi podatkov.
Ali naj bi bilo naro�eno gradivo v OPAC-u prikazano ali ne (996q - status ima vrednost
1 - naro�eno)?
- pred evidentiranjem prejema gradiva v segmentu
COBISS3/Nabava mora biti gradivo �e katalogizirano v lokalni bazi podatkov
- po evidentiranju prejema v segmentu COBISS3/Nabava se v
segment COBISS/Katalogizacija prenesejo podatki:
996v - na�in nabave, 996w - namen nabave, 996x - �tevilka in datum naro�ila, 996y -
�tevilka in datum prejema, 9961 - �tevilka in datum ra�una, 9962 - dobavitelj, 9963 -
cena, 9964 - financer, 9967 - interna �tevilka in datum ra�una
- pri naro�ilih in prevzemu oglednih izvodov serijskih publikacij vnos COBISS-ID ni
obvezen, po evidentiranju prejema pa se v segment COBISS/Katalogizacija podatki ne
prena�ajo, zato je treba podatke o zalogi vnesti ro�no
- inventarizacija, signiranje in izpis nalepk se izvajajo v segmentu COBISS/Katalogizacija
3.2 Razredi v segmentu COBISS3/Nabava
Razredi v segmentu COBISS3/Nabava, ki so
dostopni v pregledovalniku segmentov in razredov:
- Predlog nabave
- Nabavna listina s podrazredi: Naro�ilo za nakup, Naro�ilo
oglednega izvoda, Naro�ilo za zameno, Seznam obveznih izvodov, Seznam darovanih izvodov,
Druge nabavne listine
- Preklic naro�ila
- Prejeto gradivo
- Pla�ilo
- Reklamacije nedospelega gradiva
- Druge reklamacije
- Dobavitelj s podrazredoma: Dobavitelj doma�i, Dobavitelj
tuji
- Financer
- Darovalec s podrazredoma: Darovalec doma�i, Darovalec tuji
- �tevci listin
Posamezni razred ima �ifro ali �tevec
(razredi za subjekte �ifro, razredi za listine �tevec). Vrednosti �tevcev bodo v
knji�nici nastavili sami. Pri razredu Nabavna listina ima svoj �tevec vsak podrazred.
V segmentu za nabavo je �e nekaj
razredov, do katerih je mogo�e dostopati le prek povezav razredov: Sklad, Pripravljene
reklamacije nedospelega gradiva, Pripravljene druge reklamacije, Posredni stro�ki,
Naslov, Cena, Vrednost, Kontaktna oseba, Avans/Dobropis, Vknji�ba v breme/v dobro,
Transakcija nabave.
3.3 Postopki nabave
VNOS/VZDR�EVANJE PODATKOV
1. vnos/vzdr�evanje podatkov o dobaviteljih
podatki o dobaviteljih so vodeni lo�eno za dobavitelje iz Slovenije in dobavitelje
iz tujine
- vnos naslovov za naro�anje, reklamiranje, pla�evanje
- vnos podatkov o kontaktnih osebah
Pri vnosu podatkov o dobaviteljih ni
predviden prenos podatkov, ki so bili vneseni v segment COBISS/Katalogizacija (�ifrant
dobaviteljev v podpolju 99X2). Za dobavitelje - knji�nice je predviden prenos podatkov iz
baze podatkov COLIB.
2. vnos/vzdr�evanje podatkov o darovalcih
- podatki o darovalcih so vodeni lo�eno za darovalce iz
Slovenije in darovalce iz tujine
3. vnos/vzdr�evanje podatkov o financerjih
- vnos skladov pri posameznem financerju
4. evidentiranje denarnih sredstev, ki jih naka�e
financer
5. vnos predlogov za nabavo gradiva
- dolo�itev predlagatelja iz baze podatkov o �lanih
pogoj: predlagatelj mora biti vpisan v bazo podatkov o �lanih
- vnos bibliografskih podatkov o predlogu:
- prosti vnos podatkov
- prenos bibliografskih podatkov o predlogu iz vzajemne baze
podatkov COBIB
pogoj:
pri
predlogih ne vodimo koli�ine
Ali bi bilo treba �e pri predlogu omogo�iti dolo�itev financerja in sklada?
6. obdelava predlogov
- predlog s statusom "evidentiran" lahko
dobi status: "odobren", "zavrnjen" ali "za�asno
nerealiziran"; sedaj je mogo�e predlogu brez omejitev dolo�ati statuse "odobren",
"zavrnjen" in "za�asno nerealiziran" ne glede na prej
dolo�en status
Ali so pri spreminjanju statusa omejitve?
- potrjevanje - odobritev predlogov v paketu
- prek statusa predloga je mo�no spremljati to, da je predlagano gradivo naro�eno in da
je prispelo v knji�nico; po implementaciji izpisov bo mo�no obvestiti predlagatelja o
prejemu gradiva
NARO�ANJE ZA NAKUP
7. pridobivanje gradiva z naro�ilom - obi�ajno
naro�ilo
- izbira dobavitelja
- izbira financerja
pogoj: pri postavki naro�ila lahko dolo�imo enega financerja in en sklad,
vendar lahko knji�nica oblikuje sklad, v katerega prispeva denarna sredstva ve�
financerjev
- izbira sklada
- vnos osnovnih podatkov o naro�ilu - pri "tip
naro�ila" izberemo "obi�ajno naro�ilo"
Tudi pri naro�ilu lahko vnesemo �tevilko predra�una; predvsem pri tujih dobaviteljih je
gradivo dobavljeno �ele na osnovi pla�anega predra�una.
- vnos postavk naro�ila:
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (lahko izberemo tudi ve�
zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve� predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
�ifranta za element o - oznaka fizi�ne oblike v podpolju 99Xg
- lokalnega �ifranta v segmentu COBISS3/Nabava
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko, �e je ta �e znana
- dolo�itev roka dobave in dovoljene zakasnitve, ki se
upo�teva pri pripravi reklamacij
- dodajanje novih postavk na naro�ilo
- izstavitev naro�ila (povezava z izpisi �e ni implementirana)
- �e smo za naro�ilo �e nakazali avans, ga je mo�no evidentirati pri pripravi
naro�ila; �e naka�emo avans kasneje, ga je mo�no evidentirati po izstavitvi naro�ila
8. pridobivanje gradiva na osnovi prejete ogledne
dobavnice
- pogoj:
evidentirajo
se samo tiste postavke ogledne dobavnice, ki jih bomo naro�ili in bodo uvr��ene na
naro�ilo
- postopek naro�anja je enak kot pri obi�ajnem naro�ilu,
pri "tip naro�ila" izberemo "z ogledno dobavnico"
- po izstavitvi naro�ila dodatnih izvodov gradiva evidentiramo prevzem izvodov gradiva,
ki smo jih po ogledu zadr�ali
pogoj: prevzem dodatno naro�enih izvodov gradiva je treba evidentirati na
isti prevzem - dobavnico, na kateri smo evidentirali prevzem prvega oglednega izvoda, in
to zato, ker je mo�no na osnovi enega prevzema - dobavnice evidentirati eno pla�ilo -
ra�un
9. pridobivanje gradiva s prednaro�ilom
- postopek naro�anja je enak kot pri obi�ajnem naro�ilu, pri "tip naro�ila"
izberemo "prednaro�ilo"
- obvezno evidentiranje zneska avansa, ki je lahko enak znesku predra�una ali manj�i od
njega
10. pridobivanje gradiva z naro�ilom "po
klju�u"
Naro�anje "po klju�u" je z zalo�bo - dobaviteljem
dogovorjen na�in naro�anja gradiva, ki ga zalo�nik namerava izdati v dolo�enem letu.
- postopek naro�anja je enak kot pri obi�ajnem naro�ilu, pri "tip naro�ila"
izberemo "po klju�u"
PREKLIC NARO�ILA
Preklic je mo�no pripraviti za
naro�ila posameznega dobavitelja ali ve� dobaviteljev naenkrat. Postopek poteka v dveh
fazah: v prvi fazi ozna�imo postavke naro�ila, ki jih �elimo preklicati in jih s tem
uvrstimo na seznam pripravljenih postavk za preklic, v drugi fazi pa oblikujemo dokument
"Preklic naro�ila" z izbiro postavk iz tega seznama.
11. preklic naro�ila
- ozna�evanje postavk naro�ila, ki jih �elimo preklicati, in uvrstitev na seznam
postavk za preklic - prekli�emo lahko naro�ilo v celoti, nekaj postavk z naro�ila ali
posamezne izvode postavke naro�ila
- dolo�itev koli�ine preklicanih izvodov za posamezno postavko
- priprava preklica za posameznega dobavitelja iz seznama
postavk za preklic
- izbira dobavitelja
- izbira postavk preklica
- vnos splo�nih podatkov preklica
- dodajanje postavk na preklic
- izstavitev preklica (povezava z izpisi �e ni
implementirana)
PREVZEM NARO�ENEGA GRADIVA
12. prevzem naro�enega gradiva
- izbira dobavitelja
- izbira naro�ila
- izbira postavk naro�ila
- vnos splo�nih podatkov o prevzemu - dobavnici
- vnos podatkov o prejetem gradivu po postavkah:
- dolo�itev koli�ine na dobavnici, dejansko prejete koli�ine in cene
- vnos podatkov o morebitnih po�kodbah gradiva
- dodajanje postavk z drugih naro�il (na ta prevzem - dobavnico) v primeru prejema ve�
postavk z razli�nih naro�il z eno dobavnico
- zaklju�evanje prevzema
Ali so podatki o cenah, davkih in
popustih vodeni pri prevzemu gradiva, kar segment COBISS3/Nabava sedaj omogo�a? Ali pa so
evidentirani �ele pri prejemu in evidentiranju ra�una?
PLA�EVANJE
13. pla�evanje (prejem ra�una in spremljanje stanja
na skladih)
REKLAMACIJE
Reklamacije je mo�no pripraviti za
izbranega dobavitelja ali ve� dobaviteljev naenkrat. Postopek poteka v dveh fazah: v prvi
fazi se postavke na razli�ne na�ine (odvisno od vrste reklamacije) ozna�ijo za
reklamiranje in se s tem uvrstijo na seznam pripravljenih postavk za reklamiranje, v drugi
fazi pa oblikujemo dokument "Reklamacija" z izbiro postavk iz tega seznama.
Ali bodo na pripravljene, vendar
�e ne izstavljene dokumente reklamacij in tudi na pripravljen dokument preklica dodane
nove postavke ali bodo kreirani novi dokumenti?
14. reklamacije za nedospelo gradivo (pri naro�ilih,
naro�ilih oglednih izvodov, naro�ilih za zameno, obveznih izvodih)
- reklamacijo je mo�no pripraviti za izbranega dobavitelja ali za ve� dobaviteljev
naenkrat
- program najprej poi��e vse postavke naro�il, katerim je rok dobave skupaj z dovoljeno
zakasnitvijo �e potekel, in jih uvrsti na seznam postavk za reklamiranje
- priprava reklamacije za posameznega dobavitelja iz seznama postavk za reklamiranje
- izstavitev reklamacije (povezava z izpisi �e ni implementirana)
15. druge reklamacije (pri prevzemih naro�enega
gradiva, prevzemih zamen, prevzemih obveznih izvodov)
- �e je prejeto gradivo po�kodovano
- �e prejeto gradivo odstopa glede naslova in/ali koli�ine
od naro�enega gradiva oz. pri obveznem izvodu pri�akovanega gradiva
- �e se prejeto gradivo glede naslova in/ali koli�ine ne
ujema z dobavnico
- kadar se ra�un in dobavnica ne ujemata glede koli�in
in/ali cen
- pri zgoraj na�tetih pogojih se postavke ozna�ijo za reklamiranje pri prevzemu in/ali
pla�evanju
uvrstitev ozna�enih postavk na seznam postavk za
reklamiranje
priprava reklamacije za posameznega dobavitelja iz seznama
postavk za reklamiranje
izstavitev reklamacije (povezava z izpisi �e ni
implementirana)
OGLEDNI IZVODI SERIJSKIH PUBLIKACIJ
16. naro�ilo oglednega izvoda
- izbira dobavitelja
- vnos osnovnih podatkov naro�ila
- vnos postavk naro�ila:
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (izberemo lahko tudi ve� zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve�
predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko, �e je cena �e znana
- izstavitev naro�ila (povezava z izpisi �e ni implementirana)
17. prevzem oglednega izvoda
- vnos splo�nih podatkov o prevzemu
- vnos podatkov o prejetih postavkah:
- dolo�itev koli�ine in cene
- vnos podatkov o morebitnih po�kodbah gradiva
- zaklju�evanje prevzema oglednega izvoda
OBVEZNI IZVOD
18. evidentiranje obveznih izvodov
- izbira dobavitelja, in to z oznako, da dobavlja obvezne
izvode
- vnos splo�nih podatkov za seznam obveznih izvodov
- vnos postavk:
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (izberemo lahko tudi ve� zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve� predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko
- zaklju�evanje evidentiranja obveznih izvodov
19. prevzem obveznih izvodov
- vnos splo�nih podatkov o prevzemu
- vnos podatkov o prejetih postavkah:
- dolo�itev koli�ine, cene
- vnos podatkov o morebitnih po�kodbah gradiva
20. po�iljanje obveznih izvodov - postopek �e ni
implementiran
- izbira seznama obveznih izvodov
- izbira dobavitelja - knji�nice
- vnos splo�nih podatkov po�iljke
- izbira postavk za po�iljko in dolo�itev koli�ine
- zaklju�evanje po�iljanja obveznih izvodov
Ali bo prevzem obveznih izvodov
evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?
DAR
21. prevzem darovanega gradiva
- izbira darovalca
- vnos splo�nih podatkov
- vnos darovanih postavk:
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (izberemo lahko tudi ve�
zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve� predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko
- zaklju�evanje postopka prevzema darovanega gradiva
Ali bo prevzem darovanega
gradiva evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?
ZAMENA
Pri zameni je implementiran tok
zamene, kjer knji�nica prejme ponudbo za zameno, naro�i �eleno gradivo, prejme gradivo
in prejem evidentira.
Ali je treba implementirati
zameno, kjer gre za ponudbo in po�iljanje lastnega gradiva za zameno? To je sedaj delno re�eno v segmentu COBISS/Katalogizacija v polju
996q - status z vrednostjo "+" - prosto za zameno.
22. naro�anje
- evidentiranje prejete ponudbe za zameno ni predvideno, ker
je za knji�nico aktualno samo tisto gradivo s ponudbe, ki ga bo naro�ila
- izbira dobavitelja - knji�nice
- vnos osnovnih podatkov o naro�ilu
- vnos postavk naro�ila:
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (izberemo lahko tudi ve� zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve� predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko, �e je cena znana
- dolo�itev roka dobave in dovoljene zakasnitve, ki se
upo�teva pri pripravi reklamacij
- izstavitev naro�ila (povezava z izpisi �e ni implementirana)
23. prevzem
- vnos splo�nih podatkov o prevzemu
- vnos podatkov o prejetih postavkah:
- dolo�itev koli�ine, cene
- vnos podatkov o morebitnih po�kodbah gradiva
DRUGI NA�INI PRIDOBIVANJA GRADIVA
24. prevzem
- drugi na�ini pridobivanja gradiva zajemajo: stara zaloga, lastna izdaja, kotizacija,
subvencija
- izbira dobavitelja
- vnos osnovnih podatkov o prevzemu
- vnos podatkov o postavkah
- vnos bibliografskih podatkov je mo�en na tri na�ine:
- prenos iz lokalne baze podatkov (izberemo lahko tudi ve� zapisov naenkrat)
- prenos iz baze podatkov s predlogi (izbira enega ali ve�
predlogov)
- prosti vnos podatkov postavke
- dolo�itev koli�ine in cene za postavko
Ali bo prevzem te vrste gradiva
evidentiran v segmentu COBISS3/Nabava ali v segmentu COBISS/Katalogizacija?
PRILOGA
COBISS3/Nabava, V1.0
Seznam dovoljenj
dostop do segmenta COBISS3/Nabava
nastavitev �tevcev v segmentu COBISS3/Nabava
vnos/vzdr�evanje podatkov o dobaviteljih, darovalcih, financerjih, skladih
vnos predlogov
dolo�anje statusa predlogov
pridobivanje gradiva z nakupom
pridobivanje gradiva z zameno
pridobivanje gradiva po zakonu o obveznem po�iljanju
tiskov
pridobivanje gradiva z darovanjem
izdelovanje reklamacij nedospelega gradiva in drugih
reklamacij